浅谈档案信息开发利用工作存在的问题及建议

李 鸣

（富裕县城乡居民最低生活保障服务中心，黑龙江 齐齐哈尔 161200）

档案资源的开发利用过程中，结合信息技术，可以提升档案管理工作的质量，确保信息的安全，方便档案的分享应用。但为了确保可靠应用档案信息，实现档案资源的合理管理，避免丢失、被盗等现象发生，仍需要有关档案管理人注重开发利用后的合理管理。对此，相关档案部门工作人员应结合档案开发的实际现象，注重一些问题的存在，从源头上避免有关问题的产生，提高档案工作的质量。

1 档案信息开发利用工作存在的问题

1.1 思想认识程度不高

档案是记录信息的载体，通常包含人事档案、活动信息档案、企业发展档案等。传统档案资源的管理过程中，存在重保管的观念，企业及工作人员认为档案工作中，确保档案信息的安全是重中之重。这虽然利于确保档案的安全管理，但结合时代的发展，档案资源的应用形式发生改变，将档案信息进行信息化转变，可以获得更高的价值，助力企业的发展，对于社会的快速进步，也能够形成积极的帮助。对此，有关单位的档案管理工作，应从实际情况出发，提升对档案管理工作的认识，转变思想观念。

1.2 缺乏有效的管理模式

基于时代的快速发展，相关企业的经营过程中，能够认识到档案资源的重要作用，并积极开发档案的现代化管理形式。然而，从开发利用的现状来看，存在管理方式上的问题，如档案资源信息化建设时，没有结合先进的管理理念，相关存储工作存在随意、随心的现象。对此，从查询应用上来看，仍然缺乏效率，不仅影响企业相关工作的开展，对于企业的盈利也可能造成影响。结合这种问题现象的原因分析，即缺乏有效的资金投入。从档案资源的信息化建设来看，确保基础设施的完善是一方面，管理制度、管理方法，以及管理方面的人才都应配备齐整，以能够最大化发挥信息档案资源的作用。

1.3 缺乏人才

档案资源的开发利用过程中，通常是指进行档案管理方式的现代化建设，提高管理效率，也利于档案资源的综合利用，促进企业的发展。但结合企业实际情况来看，档案部门通常是基层部门，工作人员以年纪大者居多。结合此现象，即使企业能够进行档案资源的现代化管理方式建设，然而工作人员却不能够及时参与到信息系统的操作中。如一些档案管理人员由于岁数大，缺乏基础计算机操作技能。另外，相关档案管理人员不能够积极参与到信息技术的培训中，对于档案资源的有效应用也产生了阻碍。

2 提升档案资源开发利用效率的建议

2.1 转变观念

首先，作为企业经营者应认识到时代发展的形势，明确信息技术在档案管理工作中的重要作用，积极建设档案部门的信息化管理系统。如信息化档案系统建设后，档案资源能够被快速存储、查询、分享，利于提升企业内部的工作效率；档案资源的信息化建设后，结合信息技术，可以随时、随地分享、收集资源，增加信息资源的总量，利于数据的综合分析应用，为企业的生产发展提供科学指导。其次，作为档案管理工作者，同样应认识到档案资源开发利用的实际情况，转变思想观念，为档案管理方式的转变做好准备，以能够快速适应新的档案管理方式，提升档案管理工作的效率，为企业的生产发展提供动力。

2.2 完善管理制度

基于信息化的管理方式，与传统管理方式存在本质意义上的不同，对此，管理制度应及时优化、完善，使其适用于新的管理形式。对此，在完善管理制度的过程中，可以结合企业实际情况，制定相关制度，但可能存在诸多问题，因此，应给予一些制度条例的试用期，待检验合格后，再确立制度的规范性；与此同时，也可以结合有关先进制度的引进，有效服务于企业的档案管理工作。相关制度的引进后，还应结合适用性分析，给予不断优化、完善，真正确保档案管理工作的质量。

2.3 强化档案人才队伍的建设

坚持加强领导班子和工作人员素质能力的建设，凝聚一支素质高能力强的档案管理队伍，有利于得到社会的认可，拉近与社会的距离。档案工作者的素质和能力直接关系着档案工作的顺利开展，狠抓档案工作者的继续教育势在必行。教育方式要灵活多变，可以采取自学、学历教育、专题培训、学术考察等多种形式。教育内容要实用有针对性，除设立一些档案工作现代化所必须掌握的技能课程，还应该开设计算机、缩微、摄影、扫描知识的课程。与此同时，还应注重对人才的发掘，给予有关人才发展学习的机会，达到培养人才的目的，这便利于企业档案管理工作的创新发展，实现有关档案管理工作流程的优化、管理方式的创新等，进而推动档案工作的开展。

3 结语

综上所述，针对企业而言，档案管理是重要的内部工作，对企业内部的管理质量，经营效率等具有至关重要的影响。对此，企业应重视档案管理工作的重要意义，积极给予开发利用，发挥档案资源的最大化价值，助力企业的发展。但这需要管理者在开发利用档案资源的过程中，加强一些问题、影响因素的分析，以能够从源头避免相关影响，提升档案资源开发利用的质量。