档案管理信息化建设探析

杨凯杰

（莱阳市档案馆，山东 莱阳 265200）

当前信息网络技术各个领域中得以广泛应用，对我国社会主义经济体系建设和发展进程产生了巨大而深远的影响，信息应用的重要性逐渐凸显出来。档案管理作为承载企事业单位信息服务的重要载体之一，逐渐受到人们的高度重视。如何将新的信息化档案发展理念作为重要依托，积极推进档案管理信息化体系建设，构建新的信息化档案管理模式，已成为企事业单位相关档案工作人员重点和密切关注的问题之一。

1 档案管理信息化建设的优势

1）永久性保存相关档案资源。在构建现代档案信息体系的过程中，由于各类档案以多种电子和数据的方式进行呈现，因此对这些档案管理信息的采集收录、存储和使用等环节都完全依靠信息网络平台进行，可以大大提高档案管理工作的效率，促进对档案信息资源的及时优化与综合利用，从而永久性地保存相关档案资源。

2）提升档案管理的有效性。对于档案管理工作而言，其在不断发展过程中会产生大量信息资料，在传统档案管理模式中，部分档案管理单位、部门为了能有效使用大量档案管理资源，需要通过复杂的操作程序来进行资料查询和管理。在构建档案信息服务体系后，人们对档案的资源查询和信息借阅方式会更加便捷，能有效地提高对档案信息资源的综合利用率。

3）转变管理方式。在信息时代中构建档案管理信息化体系，能够将纸质档案资料转变成电子档案，实现信息数据化保存管理，这不仅能够有效降低保存档案资料的难度，也能有效减少环境对档案管理、保存的不良影响，确保档案资料管理的完整性。

2 档案管理信息化建设存在的问题

1）平台使用率过低。在深入开展档案管理信息化体系建设的过程中，部分档案单位积极结合自身实际工作情况，研究制定了各项档案建设政策措施，并引入了很多相应的档案管理模式，取得了众多新成果[1]。但是在实际体系建设的工作过程中，经常出现档案管理信息化体系缺乏明确建设标准等情况，由于各建设单位档案管理信息化体系建设情况不尽相同，因此在组织人员开展档案管理信息化工作的过程中，难以实现国家统筹档案管理和总体规划的工作目标，对档案管理信息化体系建设和日常档案管理工作均产生不良影响，从而导致信息管理平台使用率较低，自身发展缓慢。

2）没有足够的重视。很多单位的档案管理人员并未充分认识到档案管理信息化体系建设的重要性，也难以考虑到其发展的需求，因此在档案管理信息化建设过程中，效果不够理想，难以为单位对档案信息资源的及时优化提供便利，直接影响档案体系的综合协调发展。

3 档案管理企业信息化体系建设的有效实施策略

1）提升对信息化建设的重视度。要想有效促进档案管理信息化建设，需要认识到档案管理信息化建设的重要性。档案管理信息化建设可以促进单位可持续发展，帮助管理者起到良好的辅助决策作用。首先，单位需要重视档案管理在信息化建设过程中的软硬件设施投入，在为信息化档案管理建设提供良好环境的同时，充分发挥信息化档案管理的实际作用和价值。其次，单位需要维护和更新信息化档案管理，确保相关信息档案平台能够符合单位的实际使用需求，以此让档案信息化管理顺应时代发展。

2）健全制度机制。常言道“无规矩，不成方圆”，单位需要健全信息化管理机制，以此将档案信息化管理朝着制度化、规范化方向不断发展。通过综合分析档案管理信息化体系建设的大背景，可以发现档案信息化管理与传统纸质档案管理工作之间存在明显的成本差异，前者能够为单位明显缩减运营成本。在具体建设工作中，各单位部门需要及时结合电子档案的实际使用情况对管理体系加以优化调整，进而逐步构建更加完善的综合管理体系，逐步提升单位档案管理部门的工作效能。

3）注重对档案信息资源的安全防护。在深入开展档案管理数字化、网络化、信息化体系建设的过程中，单位一定要积极加强档案管理安全系统的基础建设。在信息网络时代，档案信息安全面临着被盗、恶意破坏、遭受网络攻击等威胁，因此日常管理中，我们要不断加强对档案网络信息安全数据系统的建设，引进数字密码安全验证、指纹编码验证、数字签名等多种数字安全验证技术，建立安全的网络防火墙，配备专业的档案网络管理员，确保档案材料的安全性和保密性。

4）加快档案信息化基础设施建设。各单位必须充分认识到档案信息化建设的重要性，加快推进档案管理信息化相关基础技术设施建设，对各项基础工作不断进行技术创新，引入先进的档案管理信息技术，才能充分发挥档案信息技术的重要支撑作用，推动档案管理工作的稳定健康发展[2]。一方面，要继续加强对先进管理人才的引入，在专业人才的技术支撑下建立档案信息化安全服务体系，逐步提高档案管理的专业性、安全性。另一方面，要及时结合档案管理工作的开展需求，不断加大技术研发力度，加快构建一套档案管理信息化研发体系，为推进档案信息化体系建设提供技术服务，促进技术水平不断稳步提高。

5）将企业档案管理信息化与传统企业档案管理方式相结合。近年来电子技术、信息技术、网络技术等先进科技得到不断普及与推广，其均对大众生活方式产生了巨大影响。在这种发展形势下，档案信息化管理模式逐渐替代了传统人工管理模式，使其工作效率实现跨越式提升。但是即便信息化管理模式逐渐得以推广普及，多数单位依旧以传统管理手段为主，并且其档案管理信息化体系建设是循序渐进的，因此要将两者相结合，逐步让档案管理工作朝向信息化迈进。另外，随着信息技术的快速发展，档案管理环节趋于复杂、多样化，部分单位在档案信息化管理过程中，只是简单使用了基础的信息管理模式，难以对其及时更新、完善，因此相较而言，其管理技术依旧滞后。所以，单位应该对现有的档案管理人员加强培训，使传统的档案管理人员了解档案管理相关的硬件设施（如电脑）配备及维护知识，掌握档案管理信息化的方法，并努力使档案管理人员将传统的档案管理与档案管理信息化进行结合，逐步向信息化过渡。并且，为了更好跟上整个单位的信息化发展进度，满足档案使用者高端化层次的需要，档案管理部门一定要解放思想，加强档案业务信息化网络建设。

4 结语

综上所述，积极完善档案管理信息化体系，能够为推进对档案信息资源的综合利用提供相应的技术支持，对促进我国档案管理事业的持续稳定发展具有深远影响。因此，各单位一定要认真结合实际情况积极开展档案管理工作，并将信息管理技术广泛应用在档案管理环节中，确保档案信息化管理能够为单位创造更多的经济效益和社会效益[3]。