文书档案管理化信息建设利用率和安全保护策略

石 佳

（珠海格力房产有限公司，广东 珠海 519000）

随着大数据时代到来，文书档案从传统书面形式逐渐转成信息化档案，信息化文档方便快捷，容易管理，档案收集难度直线下降，纸质版的保存空间大维护难等问题轻松解决，并且不会因为办公地点的不统一而导致其效率低下。但需要关注的是，在档案信息化进程中，传统管理模式下的规则依旧“坚如磐石”，新事物的改革并没有完全突破原有传统，但从所处时代来看，档案管理信息化建设是大势所趋。从传统到革新，如何解决信息安全问题，提高信息化建设的利用率，将成为下一步工作重点内容。

1 档案信息化

1）具体含义。文书档案的信息化本质是公司管理档案的人员，用数字信息对公司内部用纸张记录的资料、档案乃至影像、照片、录音进行处理，使之变成易于存储的数字信息，给公司内部建立专属于自己的信息库。

2）优势。将档案录入建立信息库，再用信息库开展接下去的内容，如：建立档案检索词条和搜索引擎、构建公司内部的信息网。节省纸质版的空间内容，快捷性、系统性和科学化的管理模式，以及低成本、高效率等优点得到使用者高度重视。我国企业的档案建设和管理，还处于初级阶段，在这个数据充斥着各行各业和国人的日常生活中的现状，建立数据档案的国情优势不可忽略。数据档案还可以将隐藏在深处的问题用一种直观的，全面的方式展现在所有人面前，能在短暂时间内解决问题，提升服务水平，降低人员配置的资金成本，提升工作效率，会是顺应大时代潮流的发展。

2 信息化的利用率

企业档案工作作为企业经营发展的重要基础条件，应当明确一名领导分管，设置至少一名专职人员具体管理[1]，应在各个部门科室配备兼职人员辅助管理。档案资料必须由单位档案部门统一管理不应长期存放、积压于相关业务部门和没有设置档案室的基层单位。这些部门的人员，作为兼职档案管理，必须经过专业的培训和训练，形成准们的职业素养，熟练快速地将公司数据档案归类，分项目保存。

多企业在档案信息化的进程中只注重硬件提升却忽视了相关管理制度的制定与实施，导致效果不佳。企业可以从下两个方面着手，一方面投入资金购置良好的储存设备，另一方面寻求足够更加安全的数据库以及更先进的管理软件。档案管理不仅仅是新建一个相关部门给予新的权责，而是需要企业所有部门配合改进，因此在获得足够的基础技术支持后，需要制定从企业整体出发综合考虑多方面的管理制度。

1）加强专项人才。为了企业档案信息化的规范发展，应当提高档案管理人员的准入门槛[2]，不仅需要相关专业的管理领导人员，也应当在企业日常管理中规范档案业务培训，着力于整体提升企业所有档案管理人员的综合职业素养。日常培训需要涵盖相关政策法规，以及企业自己制定的管理方法，也需要与时俱进地学习新的档案管理软件技术，提升必需的硬件支持，做到理论与实践共同进步，培养出满足企业档案管理长远发展的高端人才。

2）推技术应用。档案管理人员利用这些对档案数据进行高效整理，编写检索目录，精简内容进行高精度、可靠的统计。这些都需要企业拥有计算机云计算技术、虚拟化技术等。与此同时企业也必须建立完善的安全管理制度。需要高安全性的防病毒体系，重要的机密文档数据可以使用特殊储存介质进行物理隔离，日常管理中可以建立访问身份验证机制，权责对应，对重要文件必须加密操作保存。

3）策略。（1）提高管理团队的专业素质。为了提升档案管理人员的能力，培养出高能力、高素质的人才队伍以应对愈发重要的档案管理工作。企业不仅需要科学的培训活动，同时应设立规范的考核制度，如激励制度，可以激发管理人员和从业人员的积极性。这对他们的个人专业技能提升和团队合作能力提升都大有益处。（2）建立数字化档案数据库。建立数字化档案数据库的与传统纸质档案相比更加简便且更便于进入深度分析。第一步需要档案管理人员对数据进行收集和整理，对已完结的数据要技术归档，需要对档案的类型合理分类，对档案的时间及内容进行详细记录，并进行必要的编码工作，方便后续查询在分析，第二步需要对已经进行编码、整理的数据定期检查，及时更新维护。

3 安全保护策略

事物的发展新从来都是有利有弊，信息时代自然也不是例外。大数据时代给生活带来便捷、快速的同时，独属于这些优势的弊端和隐患也慢慢显现。数据的连接往往牵一发而动全身，数据的信息内容远不只眼前一台电脑或者公司内部的硬件设施那么简单明了。信息泄露，对一个国家而言，数据安全俨然成为首要问题。机关单位等军事、政治、医疗各个角落都有对数据的深度应用。严格的管控，监督，必不可少。

1）档案信息的安全保密。（1）对档案数据本身。档案的保密应该遵守一定的规则。保密的程度和等级应该被区分开来。不只是把重点放在保密本身，而是将想要保密的文档和数据内容进行分类归纳，这样既可以不用花费大量时间对一些无关紧要的内容付出过多的人力、物力、财力，又能保证不同企业之间信息的互相渗透和借鉴，更好的服务合作，寻求共同的，快速的发展。针对最高级别的保密文件，应该系统性的全方位加密，同时匹配最高级别的加密准则，制定严格的保密原则。从数据的录入、保存、传输等各个环节都力求严格遵守保密规定准则。保密级别低的文件，则可以采取不同的保密办法。数据文档进行有次序的分离、挑选，是一个庞大的工程。对筛选过程中的工作人员数量、素质、工作内容设定等内容，应该明确。筛选过程中的技术支持也很重要，落实筛选和检索方法，不应是大量安全方法的堆积，而是针对性地采用不同的技术。录入后数据库内，大量数据的大量检索内容，包括文件内容的第二次保存和管理依旧要解决。（2）对接处数据的人员。除去对数据文件的本身进行保密以外，在将纸质版的内容录入数据库中，人员配置十分重要。工作人员必须保证对数据内容守口如瓶，并且可以准确无误的，不随意更改删减的完整录入。除去保证数据真实完整，还要对工作人员进行制约，规范行为。同时，纸质版档案的处理问题也是不容忽视的。

2）制定法规。企业档案管理信息化的标准化进程中必须依据相关的法律法规，需要明确相关从业人员对应的法律义务和权力。国家新颁布的知识产权保护法对原始档案、编研作品进行了新的规范，对其所有权和使用权的范围也进一步规定，因此在企业档案信息化过程中更需要与涉及立档工作的各部门协调。在参考档案信息化管理规定的同时也需要考虑计算机行业有关于系统建设的法律法规。这些标准的执行程度决定了档案信息平台的质量。国家出台的法律法规，正是为了在信息化时代建立档案管理信息化的统一标准，因此对于相关法律法规和标准体系的研究也是企业长远发展需要持续了解学习的。

4 结语

综上所述，档案管理信息化建设的利用率还要提高，各个企业应该根据自身硬件软件条件，制定专属于自己的建设计划，同时还要注意数据档案的安全性，不能头重脚轻，偏重任何一方面。企业必须有决心和坚持下去的勇气，使得档案信息化的进程不断推进和完善。网络信息技术等现代科技的已经为文书档案的信息化提供了便利条件[3]，应该抓住机会，使信息化建设更进一步。