行政事业单位档案管理存在的问题及对策

李丽红

（阳泉市郊区劳动保障监察综合行政执法队，山西 阳泉 045000）

一般情况下，行政事业单位的档案管理主要划分为对档案材料的收集和分类整理以及归入档案和鉴定信息等一系列操作。档案管理也是行政事业单位中最为基础的一项工作内容，跟随着现在信息化的发展，信息所存在的内容也愈发重要，档案管理的重要性也被人们逐渐意识到。与此同时，由于信息技术化的广泛应用，顺势也带动了传统的档案管理方式的改变，当前形势下，我们国家中的大部分行政事业单位对于档案管理这项工作依旧存在着许多没有解决的问题，需要行政事业单位相关工作人员进一步将其进行规范化处理以及整改。

1 当前行政事业单位档案管理工作现存问题

1.1 对档案管理工作的重视程度太低

就当前情况来看，虽然我们国家已经将大部分的行政事业单位中档案管理列入年度工作计划当中，但是在实际的实施过程当中，仍有某些部分人员由于没有认识到档案管理对于行政事业单位的整体重要性。所以，在进行档案管理工作时没有对其给予应有的重视程度，由此便导致了许许多多的行政事业单位中的档案管理工作出现行为不规范、综合管理水平低下、以及档案的重复利用率偏低的现象发生。

1.2 档案管理工作人员水平不足

现在社会中，信息化技术的建设对于档案管理工作者所提出了标准更为严格的规范要求。但是通过调查发现，现在仍存在许多行政事业单位的负责领导人员以及档案管理人员错误的将档案管理理解为一种简单的整理与保存。所以在现实生活中有很多行政事业单位的档案管理人员是没有接受过任何形式以及专业知识与技能的培训教育的，因此导致了很大一部分行政事业单位的档案管理工作已经没有办法满足现在信息化档案管理的需要，所以在实际工作中很大部分档案存在着分类杂乱无章，摆放凌乱等现象。

1.3 行政事业单位档案管理的方式较为滞后

行政事业单位内部档案管理所形成的方式对于整个档案管理工作的质量是否提高有着重要的影响作用，随着信息化时代的不断进步以及科学技术的广泛应用，目前已经有绝大部分的行政事业单位开始利用各种各样的信息化技术从而来达到日常办公自动化的方法。从档案管理的角度来说，很多行政事业单位还在使用着最为传统的档案管理方式，那就是档案纸质化管理，这些行政事业单位并没有使用先进便捷的信息化技术。对这种档案管理方式进行分析我们可以发现，传统的纸质档案非常容易受到环境的影响而发生形态上的改变，如果所进行储存的环境湿度过高，那么纸质的档案将容易被浸湿，从而导致数据信息的丢失，如果进行长时间储存出现破损泛黄的现象是无可避免地。所以，这种传统的档案管理储存方式对于信息管理的效率相对来说比较低下，因此，已经没有办法再适应当前社会对于大量信息的使用需求，现代社会中行政事业管理单位对于档案管理工作所需要用到的信息量是非常巨大的，所以，这就要求其一定具备方便快捷以及安全有效的基本特征。

1.4 缺乏专注研究管理的高素质人才

在我们国家当前的社会科学水平不断进行推动的同时，档案管理信息化技术的应用已经深入涉及了各个不同的行业当中。由此我们可以发现，现在的档案管理工作已经与以往大不相同，这项工作已经不仅仅是简单基础性对于档案文件进行保存整理的操作了。因此，对于档案管理工作人与在综合素质以及管理能力上提出了更为严格的要求，对于任职档案管理这项工作所相关的所有工作人员都必须具备最基础的档案管理水平以及自身综合素养。就目前情况来看，大部分事业单位的工作人员都比较缺乏专业的水平与对工作当中保持认真负责的基本态度，普遍觉得这项工作并没有存在太大的技术含量，所以将这份工作分配给了很多退休人员以及兼职生对其进行管理，所以平时对他们的要求相对来说也比较低，只要按时完成档案管理的任务量就可以，对档案管理的整体工作质量并没有太多严格要求。所以，导致当前情况下有很大一部分行政事业单位中档案管理工作人员掌握专业知识的能力以及综合水平完全没有办法达到信息化管理的整体标准，严重缺乏对于专业管理技能在认知方面的关注与了解和工作的积极性，并且不能跟上信息时代的档案管理专业水准，从而导致档案管理在实际进行工作时效率太低。还会产生某些地区行政事业单位的档案管理部门经常遇到工作人员跳槽离职或者是交接工作杂乱无章的情况发生，这就很大程度上阻碍了行政事业单位在档案上的高效管理工作。

2 优化改进行政事业单位档案管理工作的相关对策

2.1 提升档案管理的意识并且制定完善档案管理规章制度

当前社会中，为了更好地实现对于所存在档案的规范化与程序化管理。首先，档案管理工作人员必须加强对于所任职工作的准确认识，行政事业单位的主要负责领导人有必要从根本上加强思想方面对于档案管理工作的正确认识，正确定位，依照规范的操作标准进行工作。与此同时，更应该加大对于档案管理工作上的监督检查力度，上级领导者应该每隔一段时间就指派出专门人员进行对档案管理的巡视检查工作，从而进一步对现有的管理规章制度进行更好的加强与完善。并且，在这个基础之上依据行政事业单位的需求为其量身定制合理的档案管理制度，指导行政事业单位在档案管理工作上的操作，并且将此制度落实到实际的工作情况当中，从而达到实现档案管理规范化的主要目的。除此之外，还需要适当的鼓励档案管理工作人员加强对法律以及专业知识方面的自主学习，保证档案管理日常的工作进度，从而进一步促进对于档案管理规章制度的建立，并且加强对行政事业单位档案管理的约束能力。

2.2 巩固行政事业单位档案管理信息化建设

就当前的发展来看，绝大部分的行政事业单位已经完成了自动化办公，加快实现了每个部门之间的资源以及信息方面共享的建设，日常工作的效率得到了大幅度提升。与此同时，档案管理工作也应该推陈出新，学会使用各种各样先进的信息化技术以及高效的管理方法，从而对档案的管理变得更具科学化，加强档案管理的效率。对此，可以从以下两个方面开展具体的工作，第一，各个行政事业单位的领导人员们需要对档案管理的信息化建设给予更高强度的重视，并且使用足够的资金来加强档案管理工作部门的硬件方面设备配置。例如质量更好的电脑，各种各样进行信息快速扫描的软件设备或者方便外出使用的平板以及对大型图片进行扫描的仪器等等。第二，在进行以上操作的同时还需要加强对于档案管理工作人员在档案管理信息化方面的教育培训，让其可以在工作的时候能够娴熟的使用电脑设备以及扫描仪等电子设备，对于一部分纸质版的档案进行电子信息化的处理并且及时地对档案进行整理保存工作，从而达到对于纸质型档案以及电子化的档案可以同时存在的管理模式。这种模式的好处是一方面可以有效地避免纸质档案在整理保存的过程中所出现的一些破损、遗失以及损坏所带来的不利影响，与此同时，也可以有效地达到对档案管理信息资源的共建共享，进一步提升档案管理工作的整体效率。

2.3 加强行政事业单位档案管理人员的思想教育以及业务培训

行政事业单位如果想要从根本上实现对于档案管理的科学规范化管理，在一定境况下就必须采取相关的有效措施以及有力手段，对于档案管理工作人员所具备的专业知识技能以及业务能力水平和工作中的负责任心态进行全方位的整体提升。首先第一点需要注意的就是，要从根本认知上加大对于档案管理工作人员的思想教育工作，经过对其进行有效的思想教育，从而促使档案管理工作人员对于档案管理这项工作重新树立起全新的认识，在其脑海中形成根深蒂固的主导地位，监督其在进行档案管理工作时的态度，使其能够认真对待档案管理这项工作。其次第二点就是，要定期对行政事业单位档案管理工作人员开展关于档案管理的专业知识培训讲座，与此同时，还可以聘请行业内高技能高素质的专业人士亲临现场授课。通过进行一系列专业知识与技能方面的培训，从而起到加强档案管理工作人员在日常档案管理工作中积极认真且负责的目的。使其可以在实际工作的操作当中形成一个相对完整的工作意识，可以准确无误的对档案进行统一的分类与整理，并且对于档案可以及时地进行信息更新以及管理等一系列的操作。

2.4 加强行政事业单位信息管理人员的工作能力

档案管理人员的工作能力和水平是档案管理工作可以有效开展的前提条件，档案管理人员要对自己的工作能力有一个清晰的认知，对自己的工作充分了解和定位，对于档案管理可以精确把握到细节之处，并且可以应对其他部门的调阅工作。要保证自身可以完全融入到档案管理的工作当中，上级领导与部门可以相应的组织专业知识技能培训，确保行政事业单位的档案管理人员基本档案理论知识和综合素养都可以符合要求，从而使事业单位的档案管理工作系统变得更加的合理以及科学化。

3 结语

综上所述，档案这个东西归根结底就是一种重要的信息资源，并且其内容不仅真实性极高而且还比较客观合理。行政事业单位的档案管理是其在不断的发展过程中所存留下来的重要历史见证，通过对相关的档案进行查找阅读，行政事业单位的领导人员可以根据档案的参考内容制定合理有效的规章制度，从而对单位的管理实施进一步的加强工作。与此同时，还可以针对档案中的内容进行客观性的综合分析从而为正确的领导决策提供有效依据，就目前形势来看，在我们国家大部分的行政事业单位档案管理工作中还是存在着非常繁多没有解决的问题，这些还没有解决的问题会在一定程度上对我们国家的档案管理工作起到严重的抑制约束作用，从而影响我们国家档案管理工作的开展进程。由此可见，我们国家的行政事业单位在进行档案管理工作时要从思想上建立起正确的管理意识，必须要学会使用先进的工作方式加强其管理工作，从而达到促进行政事业单位档案管理的可持续性发展的目的。