新时期事业单位法人登记档案管理的创新思路与方法

齐 梅

（中共陇西县委机构编制委员会办公室，甘肃 定西 748100）

事业单位管理工作开展要重视登记档案管理，当前我国现单位登记档案部门在管理工作开展上存在明显的问题存在。这不利于档案资料的高效利用，还会造成整个事业单位的健康发展受到严重影响。因此，为了保证事业单位在今后的发展道路上有良好的发展空间，就必须重视事业单位的登记档案管理工作。以下主要围绕着事业单位法人登记档案管理概念展开简单的分析与探讨。

1 事业单位法人登记档案管理的概念

我国不同类别的事业单位已经多达几十万个，事业单位的类型较多，各个单位的情况也具有复杂性，经费来源渠道多变，国家需要通过编制对各类事业单位的机构设置、职务分配、布局等进行科学安排，其中事业单位登记大管理就是一项极为关键的管理方式。事业单位法人登记档案管理时根据登记年龄，根据事业单位的历史规律和相应法规，我国各个事业单位都要按照其职务范围完成重新核定，审核各个事业单位的固定资产、机构编制、营业登记情况等，确保每个单位能够承担相应的民事责任，保障企事业单位具有法人的资格[1]。

2 确保事业单位法人登记档案管理工作开展的条件

第一，专人管理档案，事业单位法人登记档案管理建成后，应该派遣专门的工作人员进行大管理工作，这是事业单位法人登记管理档案管理工作优化发展的重要前提之一。第二，建立健全事业单位的法人登记管理档案，重视保管借阅登记和移交工作的开展，严格根据借阅手续完成档案的管理工作，还要加强档案的防火、防潮管理。第三，及时补充档案资料，不断优化完善管理方式，当材料有所增加时，应该及时对增加的材料进行登记与归档，以不断优化和改进事业单位法人登记档案管理制度与方法，有效提升事业单位法人登记档案管理的利用效率。第四，确保档案管理所需要的物质条件，保证事业单位法人登记档案管理工作的开展需要一定的物质条件。比如，为了保障档案管理的安全性，根据其需求性安排特定的档案场所，完成档案管理，若有条件得还可以设置专门的档案库房，然后根据但数量配备相应的档案柜以及其他设备[2]。

3 事业单位法人登记档案管理的意义

第一，由于当前社会经济的快速发展，我国事业单位也在不断变革，事业单位向着社会化的方向前进。登记管理档案能够如实反映登记管理活动的具体情况，这对事业单位管理工作的开展具有重要的参考价值和利用价值，登记档案机关根据查阅档案信息能对事业单位的具体社会情况进行全面了解并及时整改管理措施，保障登记管理职能。第二，国家规定了事业单位的法人登记行政许可，管理机关的执法职能也在国家规定中有相应的要求，但管理工作会对事业单位的注销、设立、变更等各项单位活动做到准确登记，还会对单位各个部门所发生的违纪现象进行查处，并将其作为有效依据，也会在事业单位涉及法律事务时作为凭证[3]。第三，事业单位法人登记管理档案作为我国档案事业发展的重要构成成分，更是我国国家档案的主要来源之一，根据登记管理制度完善事业单位法人登记管理档案工作，这不但能够健全档案信息的管理工作开展，还能够为历史发展存放宝贵的资料。第四，事业单位是我国市场的主体，它在社会经济生活中扮演至关重要的角色，管理档案会真实记录信息，包括事业单位的资金流向、业务范围和分支机构的相关材料，可以给各方面提供有用的信息服务保障经济社会的发展。

4 事业单位法人登记档案管理出现的问题

第一，档案材料分类简单，导致但没有发挥其价值，目前，事业单位的登记档案资料只有少数的事业单位负责人进行签署的登记书以及其他的证明材料，而并没有与该事业单位有关的功能性质、发展规划等的可行性论证材料并不健全，而且在档案管理工作中多以人工操作为主，将表册发给事业单位通过填表完成信息收集，填表人的综合素质并不能保持在同样的高度，因此致使单位信息的准确性无法保障。第二，档案材料出现雷同，多数事业单位的档案内容大有雷同之处，风格一致、内容空洞、毫无特色。这跟事业单位的种类繁多、分工明确的特点不相符。因此无法从档案材料中获得有价值的信息；第三，档案管理不规范，由于投入到档案建设方面的资金有限，许多编制部门都没有独立的档案管理部门，而是只在办公室中加设一个柜子用于存放档案，这根本无法做到防虫、防水、防潮，就更不用提派遣专门的档案管理员进行相关工作了[4]。

5 优化事业单位法人登记档案管理工作的方法

1）加强事业单位法人登记档案管理意识，重视优化各项制度和设施。第一，重视宣传工作的开展，让更多的人对事业单位登记档案管理工作开展的重要性有充分了解，同时还能强化事业单位登记管理档案工作开展的有效性；第二，事业单位领导也要重视本单位的档案管理意识提高，让事业单位法人登记档案管理成为符合事业单位机构发展和改革的管理体系，按照事业单位法人登记档案管理的特点，将其归档的制度与细则落实，保障工作分类，确保档案工作开展的可操作性强，保障档案资料的完整性，及时将资料归档。在接收材料时，也要对材料进行严格把关，仔细验收，当材料不符合规范时应立即令其整改，通过电子扫描或是录像等形式将事业单位法人登记档案信息扫描成电子版本，利用计算机完成存储，然后通过相关软件对其录入档案进行编号和排序，完善检索目录。此外，还要将事业单位法人登记管理纳入个人岗位责任制的管理目标中，将它和其他工作一起作为检查督导考核评比的依据。最后，要保障档案室工作开展所需的费用和用房要求，重点解决档案室的基本工作保障[5]。

2）建立健全事业单位法人登记档案收集整理、保管、利用的制度。事业单位法人登记档案管理与和受审理核查准发布公告的许多方面都会产生关联，这也对事业单位的各项工作开展有重要联系。因此，要根据档案法中的相关规定确保事业单位法人登记档案管理工作的开展如实做好，事业单位法人登记管理档案的保密工作，在档案管理工作中，将借阅室、库房、办公室与整理室分为四个区域进行，无关人员不能随意出入档案库房，档案库房内也应禁止存放无关物品，严禁在库房内吸烟，违者予以重罚，不断优化提高档案管理方式，加强档案保密工作的开展，运用先进技术保护好档案的个人信息，防止有人通过档案材料进行徇私舞弊，若出现该情况应该根据情节轻重对其进行严肃处理，按照《档案法》与《保密法》这两个法律法规中的相关条例，对违反法律条例的个人或团体进行依法处理。

6 结语

综上所述，在新时期内，为了加强事业单位法人登记档案管理工作的顺利进行，管理人员应该不断拓宽思路，以提高领导干部责任意识为基准，加强技术建设，严格按照法律法规进行档案整理，推动信息化建设，以加强管理档案信息，发挥档案的重要价值。