浅析加强电子档案规范性提高企业档案管理水平

王红波

（东方地球物理公司国际勘探事业部，河北 保定 072750）

随着社会信息化的发展，电子档案已成为档案的主要类型。特别是2021年1月1日起实施的新《档案法》，明确了电子档案与传统载体档案具有同等效力，为电子档案规范化管理提供了司法保障，这是我国首次将电子档案效力写入国家法律，使电子档案走上了法治化管理之路。在现代企业档案管理中，传统档案与电子档案并存，加强电子档案管理，需要明确二者利弊，加强电子档案的规范化管理，使电子档案得到高效利用。

1 传统档案与电子档案的特点

电子档案就是以计算机等电子设备为媒体，将传统档案资料进行收集、筛选和不同层次的加工，将其转化为电子形式的信息。电子档案与传统档案二者具有不同的特点和优势：

1.1 在存储保管上

传统纸质档案的信息量小，但要求占用的库房空间大，需要较大的存放才能满足条件，要求的温度、适度、防火、防盗等条件比较高；纸质档案在使用中会逐步发生损耗，比如：纸质会变得脆碎，字迹逐步模糊、淡化，随着使用次数的而增加或不当使用造成破损等，不易保存。而电子档案信息容量大，所占空间却极小，能够减少档案管理部门的办公空间以及档案的存储空间，便于保存；且档案文件的内容不会因为复制、打印的次数多而受到损伤，使用次数对电子档案的寿命不会产生任何影响。

1.2 在归档时限上

从归档及时性上看，传统纸质档案一般跨年归档，电子档案可以在文件办结后随时归档。从归档耗时上看，传统纸质档案归档要进行统一整理，需要花费较多的精力、人力，而电子档案归档程序简单，只需要传送、更急等程序，快速便捷。

1.3 在查询使用方式上

传统档案在同一时间、地点利用受到局限，纸质档案在开展档案阅览服务、展览、陈列、目录信息查询、外借等服务时，需要管理人员在现场进行服务，服务的借阅人员数量也有限。

而电子文件的查询利用方式与传统档案不同，主要借助计算机软件和网络开展，借阅者只需要注册、登录，就可以在阅读权限内查阅所需的电子档案信息，不需要档案服务人员；电子档案能够快速在网络和电子介质上传播利用，能够不受时间和地域限制，快速在网络平台实现资源共享，能够同时满足多个借阅者使用。电子档案变纸质档案的“有形”为“无形”，打破了纸质档案服务的固定场所、时间和使用人数与次数的限制，使档案实现了共享。

1.4 在经济效益上

传统档案管理需要足够的档案管理人员，档案收集、整理、归档、立卷、装盒、保管的过程，工作量大，需要投入大量的人力，管理成本较大；电子档案在转化和形成过程中，需要提前配置电子化、数字化、网络化设备，前期投入较多，但能够节约保管费用、查阅成本、避免反复复印造成的纸张和人力的浪费。

1.5 在安全性上

纸质档案的安全保管主要关注防丢失、防破坏，放入档案室档案柜中一般情况下不会丢失或破坏。纸质档案一般是原始形成的资料，更具有权威性和参考价值。而电子档案容易被非法更改且不留痕迹，且电子档案在计算机和网络上容易被黑客攻击，安全性受到威胁。

2 切实加强电子档案的规范性

档案工作的生命力在于服务和利用，档案工作不能仅仅局限于日常的查阅服务，还要通过档案信息，为领导决策、经济发展和风险控制服务。作为企业档案管理人员，要在如何提高档案利用效率、降低服务成本、深挖档案信息、扩宽服务领域上下功夫。电子档案中数字信息的易变性，对档案的稳定性构成极大冲击，增强档案的信息化水平，加强电子档案的使用效率，需要保证电子档案的原始性、合法性和安全性。究竟什么样的电子记录才能够成为档案？这是电子档案走上法治化管理之路时需要面临的首要问题。2021年1月1日新实施的《档案法》中第三十七条明确规定：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。”这是对电子档案的形成和管理要求的高度凝练，具有深厚的理论、实践和规范基础，是我们从事档案工作的根本 遵循。

2.1 来源可靠

来源可靠是指电子档案由经过授权和确认的法定形成者，在既定的业务活动中，在特定时间，使用安全可靠的系统形成。国际标准《信息与文献—文件管理》中规定可靠的文件“应在事务处理或与其相关的事件发生之时或其后不久，由直接经办人或开展业务活动的系统形成”。《电子档案管理基本术语》中规定，具有真实性的电子档案应当由特定机构使用安全可靠的系统软件形成，没有发生被非法篡改或误用的情况，且能够证明其用意、生成者或发送者、生成或发送的时间与既定的相符，这是保证电子档案原始性、合法性的基本 保障。

2.2 程序规范

程序规范是指电子文件形成、归档、保存和利用服务的过程遵循一定的制度规范要求，符合国家相关法规标准的规定。由于数字信息的记录特性和信息技术环境的快速变化，一份电子文件在形成到归档、保存的整个生命周期中，其存储载体、存储格式、编码构成等都可能发生变化。在这种情况下，不能强制性要求电子档案的“不变”，而是变对象控制为过程控制，通过对管理过程的规范化控制实现对管理对象的控制。因此，我们要对电子档案管理工作实行统一管理，对具有保存价值的电子档案实行集中管理；对电子文件的形成、传输、保存、利用、销毁等制定明确的流程与标准，确保处于全过程受控管理状态。

2.3 要素合规

要素合规是指电子档案构成要素要合乎规范要求，比如：电子公文的处理单、正本、附件、修改稿与定稿等应齐全、完整，电子照片的像素、大小、拍摄时间地点等内容应清晰、合规。这需要我们完善电子档案归档管理办法，对电子档案归档要素上作出明确要求和说明。

2.4 加强档案信息系统建设

一套安全、完善的信息系统是开展电子档案管理的前提。实施电子档案归档、查阅管理，必须要配备完善计算机、扫描仪、照相机等电子配套设备，建立电子档案管理系统，并按照国家法律法规和相关规范标准要求，加强网络安全管理和计算机涉密管理，定期开展安全检测，确保电子档案信息安全。

综上，电子档案与传统档案管理各具特点，电子档案在形成、归档、利用上具有诸多优势，但在安全性和规范性上需加强管理。在今后一段时间我们将处于电子档案与传统档案同时管理的阶段。我们要按照新《档案法》的要求，坚持来源可靠、程序规范、要素合规的原则，对电子档案实行全过程统一管理，确保电子档案标准规范、便于利用、安全保密，通过电子档案管理的规范性，切实提高企业档案管理水平。