数字档案在高中学校档案管理中的应用价值探讨

吕 伟

（山东省博兴第二中学，山东 滨州 256500）

基于高中学校发展层面分析，档案管理起到了较为重要的影响作用，能够为各项教学工作的开展提供可靠的参考依据，且能够对学校的管理质量进行评价，促进学校管理水平的提升。虽然高中学校在档案管理方面积累了一定的经验，但是所采用的工作方法比较传统且单一，难以适应时代发展的要求，使得高中学校档案管理的效率及质量无法得到保障，甚至带来一些不必要的隐患。因此，有必要深入分析数字档案在高中学校档案管理中的应用价值，探究数字档案在高中学校档案管理中的应用，从而做出科学合理的改变，使档案管理能够更好地服务于高中学校的发展。

1 数字档案在高中学校档案管理中的应用价值分析

1.1 在人事档案管理方面的应用价值

在传统的高中学校档案管理中，人事档案的主要内容是个人的身份信息，并不包括工作和教学期间得到的成果及奖励，无法保证人事档案的公平性及公正性。但是在高中学校档案管理中应用数字档案，可以将更多的数据信息记录在人事档案中，甚至可以对日常工作中的一些成就进行记录，还可以设置符合档案管理需求的检索功能，方便工作人员及时对人事档案进行调阅，使数字档案在高中学校档案管理中的价值得以充分发挥。

1.2 在学生档案管理方面的应用价值

学生管理是高中学校日常管理中的重要部分，但是学生管理的内容比较繁杂，需要将学生个体的考评、学生宿舍和班级等各方面的信息归入学校档案。但是就实际情况来看，学校在学生档案管理方面存在诸多问题，档案信息的记录比较表面化，许多档案在学生毕业之后就失去踪迹，难以保证学生档案的完整性。但是在高中学校档案管理中应用数字档案，可以将学生档案准确完整地记录下来，可以保证学生档案的质量，满足学生档案管理工作的需要。

1.3 在财务会计档案管理方面的应用价值

作为高中学校档案管理的重要组成部分，财务会计档案管理对学校的长远发展有着极为重要的影响，必须遵循财务会计准则及其他的技术规则和标准，以此保证财务会计档案管理的顺利开展。同时，会计档案可以划分为定期保管和永久保管的档案，不同的会计档案在保存年限上也有着不同的要求。通过发挥数字档案在高中学校档案管理中的作用，可以为财务公开提供更多便利，帮助工作人员对学校财务进行检查。同时，档案管理必须将学校的发展情况展现出来，而数字档案管理能够满足这一需求，促进档案管理的有效进行。例如：在学校发展的评测工作中，可以利用数字档案将相关的数字信息准确地展示出来，可以提高档案管理的效率，使档案管理更加有效。

2 数字档案在高中学校档案管理中的应用建议分析

通过以上分析可知数字档案在高中学校档案管理中的应用价值较高，但是想要保证数字档案的应用效果，就必须采取一些科学合理的措施，促使档案管理者能够更好地应用数字档案，促进高中学校档案管理的数字化发展。

2.1 树立管理思想，提高档案管理者的素养

为充分发挥数字档案在高中学校档案管理中的整体价值，要求档案管理人员在开展工作的时候，根据实际情况对各种先进的技术手段进行运用，许多新的管理方式及管理思想也出现在档案管理领域，可以促进高中学校档案管理的现代化发展，但是也会产生一些新的问题。基于这一情况，需要在高中学校档案管理中应用数字档案的时候，树立数字档案管理思想，对档案管理的工作机制进行创新，以此保证各项工作的顺利进行，使数字档案在高中学校档案管理中的作用得以充分发挥。同时，需要认识到档案管理人员自身的能力及素质直接影响着整个档案管理的进行，必须不断提高档案管理者的素养，主动学习现代化的档案管理知识和技能，更新自身的管理思维，满足档案管理数字化的要求。尤其在应用信息技术进行档案管理的死后会，应合理安排工作人员，根据学校的发展情况对各种先进的技术进行学习和运用，使档案管理数字化的优势得以充分体现。

2.2 培养档案安全管理意识，确保档案信息安全

在高中学校档案管理数字化的发展中，如何保证档案信息安全是一个比较重要的任务，既要保证档案信息的准确性及完整性，也要保证档案信息的保密性，避免档案信息的利用价值受到影响。基于这一目标，需要将信息安全管理意识引入到高中学校档案管理中，强化档案管理人员的信息安全素养，使其能够严格做好档案安全管理工作。作为高中学校档案管理的主体，档案管理人员必须做到熟悉掌握有关档案安全管理的知识技能，对档案信息进行备份，做好档案信息的保密工作。同时，需要考虑到网络环境下档案信息面临的安全风险，需要采用病毒查杀软件、防火墙及其他安全防护技术对档案信息进行保护，避免出现档案被毁坏、档案泄漏等问题，使数字档案能够更好地应用于高中学校档案管理。

2.3 加强数据库开发，建立完善的档案管理体系

完整的体系是促进档案管理工作顺利进行的重要基础，想要发挥数字档案在高中学校档案管理中的作用，就必须要重视数字化档案体系的建设。为保证数字档案的完整性，需要采用现代信息技术构建出完整的档案数据库，以便能够将档案资料纳入数字档案体系，之后对其进行分类处理和备份，确保档案自身的完整性，尤其是有些档案经过翻阅可能出现报废的情况。同时，有些档案资料是不能翻阅的，可以选择拍照、扫描的方法对其进行记录和保存，避免出现档案信息丢失的情况。其次，需要对数字档案管理软件进行有效推广，对数字档案管理软件的使用情况进行总结，以便能够做出合理的创新，充分满足档案管理数字化的需要。最后，需要建立完善的档案管理体系，利用网络将各个计算机体系连接，将其设置成客户机和服务器区域，作用于多个操作体系，方便学校工作人员随时调用档案，使高中学校档案管理的工作水平得以有效提升。

3 结语

综上所述，随着数字化时代的深入发展，数字档案在档案管理领域得到了广泛应用，但是高中学校档案管理在这一方面存在经验不足的情况，这就需要提高对档案管理数字化的重视性，充分了解数字档案具有的价值，将其灵活运用到实际的档案管理中，促进高中学校档案管理水平的提升。在高中学校档案管理中应用数字档案，应树立良好的管理思想、提高档案管理者的素养，培养档案安全管理意识、确保档案信息安全，加强数据库开发、建立完善的档案管理体系，从而促进高中学校档案管理朝着数字化、现代化的方向不断发展。