医院文书档案管理质量影响因素分析及质量提升研究

卓豪人

（桐乡市第二人民医院，浙江 嘉兴 314500）

1 医院文书档案管理质量影响因素

1.1 前端：文件形成环节质量的影响

医院文书档案的前身是文件，文件质量如何会直接影响到后期文书档案质量，因此，文书档案前端控制至关重要。1）正文。医院制发的文件应该是处理日常医务管理公务活动，表达医疗机构及其领导者的管理意图，准确记载医院管理活动情况的依据，因此，医院文书档案具有查考、凭据等功能，而这一功能来自其档案内容本身的真实、准确，这就要求文件正文质量过硬。如果医院发布的文件内容记述不清、表达意图不明、管理活动记录不完整，等等，就会影响了文件内在质量。那么由文件立卷归档转化而来的医院文书档案便会失去了应用的凭证、查考和依据功能。2）文种。文件文种的性质和用途客观上赋予了文件一个能概括表明其性质、用途的统一规范。例如，办法、通知、决定、批复、公告、决定等，不同文种适用于不同行文场合，正确理解、使用文种不仅是机关高效管理的体现，也会对文件立卷归档后文书档案的质量。如把请示与函混用、将申请与报告混用等，影响医院文书档案整理和分类。3）体式。从体式上来看，医院文件包括结构、附加标记及格式等要素。医院文件行文有其固定、统一的体式要求，不得各行其是，更不宜标新立异。4）材料。医院文件用纸、字迹材料等也是影响医院文书档案质量的重要因素。首先是公文用纸。其质地是否坚韧、是否耐老化，规格是否统一（一般为A3、A4、B5等）等纸张的自然属性，是影响文件归档后质量的重要因素。其次是公文字迹。国家档案局明确发文规定，公文拟稿不得使用圆珠笔、铅笔，随着办公自动化的普及，对于公文标题、正文、发文字号等字体大小和字体格式的选择应用都应符合相关规范要求。

1.2 中端：文件收集环节质量的影响

医院文件办结后，具有归档价值的，还需要对其按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《电子公文归档管理暂行办法》《电子档案移交与接收办法》等相关规定，做好文件资料的收集、整理，这也是影响文书档案质量的重要环节，也是影响医院文书档案完整性、系统性的重要因素。根据医院文件的归档范围来看，主要包括本院自制的文件，也包括外来文件。从医院文件收集来看，影响医院文件收集完整性、系统性的重要因素包括：医院文件处理流程不明确、不规范，以及医院文书工作制度不健全、不科学，等等。由于医院部门较多，有办公室、人事科、医务科、档案室，以及各临床科室，医院文件来自其内部各职能部门，若缺乏一套行之有效的文书处理流程或规范性要求，极易造成医院制发的文件散失。

1.3 末端：文书立卷环节质量的影响

文书立卷是将医院文件按照立卷归档的标准和要求进行处理，不仅需要档案工作者熟悉文件材料，还需要拥有深厚的档案学专业知识和公文处理经验。影响末端文书立卷环节质量因素主要包括文件的分类、期限的划分、卷内排列的关联性，以及案卷标题拟定及后期装订等等。1）首先是立卷分类。即，准确判定医院文件是否属于归档范畴，要根据医院文件内容的价值属性，以及相关规定，作出相关决定。若将没有查考、凭证、依据等保存价值的文件归档，无疑会导致案卷冗余，浪费宝贵档案管理资源。2）其次是期限划分。医院文书档案保管期限应根据其价值和类型，可分为“永久”和“定期”，定期又分为10年、30年，如果将定期划分为永久，或者将永久划分为定期，再或将10年、30年错误划分，不仅使极具保存价值的文书档案湮没于一般价值文件中，也会给后期的医院文书档案查询、保管和利用增添困难。3）再次是案卷标题。案卷标题相当于医院文书档案“窗口”，给人以直观感受。医院文书档案案卷标题拟定是否简洁、严谨，会直接影响是否反映了医院文书卷内文件主要内容，若简单地对其进行罗列，造成案卷标题拟定不准确、不规范，势必会影响后期文书档案利用。4）最后是案卷装订。除了电子文书档案采用计算机“单轨制”管理外，大量的文书档案还需要借助人工进行装订。装订时不得应用订书钉，选用线装，页码顺序要标注准确，不得压字，更不得有脱页等情况。

2 提升医院文书档案管理质量对策

2.1 从思想、组织、制度方面保障医院文书档案案卷质量

从外在因素来看，提升医院文书档案案卷质量，离不开文书档案从业者的思想重视、组织严密和完善制度作为保障。首先，要把《档案法》《保密法》，以及公文管理等相关理念和意识贯穿于医院文书档案从其文件形成至立卷归档的全过程，高度重视质量核心意识，在思想上高度重视医院文书档案管理质量，从行文、用纸、标题等可能会影响医院文书档案案卷质量的一点一滴重视，以“求极致”的心态和思想投入到医院文书档案管理工作的方方面面。其次，要成立医院文书档案质量审核领导小组。由医院分管领导、档案部门负责人、骨干人员，以及从其他科室遴选的文书案卷质量监督员等共同组成，在人员组成和组织结构方面，将医院文书档案管理质量纳入其监督、考核和检查的重要范畴。

2.2 从制作、登记、立卷方面把好医院文书档案工作质量

从文件制作、收发文登记，以及立卷等全生命周期做好医院文书档案工作质量。首先，要严格把牢文件制作质量关。档案工作者要做好前沿服务指导，把好稿件撰写、制作等质量关，重点从正文内容、文件格式、文件用纸，以及标题完整、规范等影响文书档案质量的因素抓起，确保文书资料符合案卷质量要求。其次，做好收发文登记。安排办公室或行政管理部门人员专人负责医院内部收发文，以及外单位来文的登记工作，自制文件要留底，外来文件要根据其内容，待其处理完毕后，按照规定时限内做好移交归档。再次，规范做好文书立卷。按照文书档案管理的相关规定，做好纸质文书档案和电子文件的立卷归档工作。既要做好文件的收集、整理和分类，准确做好文书档案归档时限划定。此外，还要做好案卷装订工作，精准标注页码顺 序等。

2.3 从业务、实践、监督方面把好医院文书档案管理质量

医院要经常性地组织文书档案业务质量提升方面的培训，不断提升文书档案从业人员的综合业务素能。要加强业务指导，通过文书档案质量精细化业务评比，每年评选出一定数量的精品文书档案，通过业务评比，用以指导文书档案工作实践，不断提升文书档案质量水平。此外，加强文书档案质量检查，每季度或每半年开展一次文书档案质量检查，邀请档案部门、办公室、医院档案管理工作领导小组成员等共同参与，发现问题，及时督促整改，切实提高医院文书档案 质量。