档案管理对图书馆事业发展的作用分析

张华娟

（吉林省通榆县图书馆，吉林 白城 137200）

档案管理在图书馆业务的发展中起着重要的作用，图书馆业务的发展与档案管理息息相关，二者紧密相连，密不可分。因此，在图书馆事业的发展过程中，有必要通过集中做好档案管理工作来大幅度提高管理效率，并进一步加强各种管理计划和模式的完善与优化，使图书馆事业能够发挥出应有的作用价值标，更好地为社会和人民服务。

1 档案管理的重要作用

1）图书馆业务统计工作的要求。图书馆档案馆保存各种书籍，报纸，材料，会议纪要等，这就决定其与业务统计密不可分。应该清楚地认识到，所谓的图书馆业务统计不仅仅是数字，图像等的汇总，而是使用科学方法来分析这些材料，对其进行精确分类，然后进行比较。将其与以前的材料进行对比，找出当前工作的优势，创新和劣势。在此基础上，分析了产生缺陷的原因，改进了工作方法，改变了工作思路，使图书馆业务得以更好地发展。例如，可以分析人们喜欢的借阅书籍类型，并根据指示购买书籍；还可以根据活动的时间、参与者的类型和人数分析何时需要进行的活动，以便吸引更多的人参加阅读活动。

2）有助于图书馆深化服务。档案是历史的载体，并且包含非常丰富和宝贵的资源。同样，图书馆档案馆真实地记录了过去的服务活动的过程，以指导未来的工作。当前，人们对图书馆的服务工作有了更高的要求，这就需要我们改变过去的服务理念，服务方法和服务内容，以适应人们不断增长的服务需求，以便人们在休息时可以轻松愉快、舒适地阅读，在休息的同时学习知识并发陶冶情操。为此，我们将不断总结经验教训，创新服务方式，改变过去的观念，加强图书馆的档案管理，为今后的服务工作打下坚实的基础。

2 如何做好档案管理工作

1）增强工作人员的档案意识。当前，社会飞速发展，而发展的记录和保存方式备受关注。档案意识的重要性已越来越被人们所熟知，人们逐渐增加了对档案管理工作的标准。档案意识的增强不仅提高了档案管理的效率，而且对于社会的发展具有广泛而深远的意义。相反，对档案的意识不足会影响档案的功能发挥，使档案的价值无法真正体现。图书馆应定期监督，检查和评估档案管理，加强档案管理，并有计划的促进其快速发展。

2）高度重视制度建设。健全的制度有助于档案管理工作的顺利开展，可以将档案管理的有效措施提高到更高的层次。为此，图书馆必须找到一些切实有效的措施来实施制度建设，并提出切实可行的计划，例如根据相关的业务需求改进档案管理系统，使其形成一个系统有序的整体。原来的分散式管理方法也被集中式管理方法所取代，可以很好地保存档案统计信息，确保管理中的所有操作都有据可依，并为档案管理操作提供了有力的保证。如果能够做好以上工作，那么无疑会促进图书馆工作的顺利进行[2]。

3）充分利用信息化技术。信息技术的使用可以大大提高档案管理的信息化水平。在当今信息技术时代，我们需要有效地把握时代的发展脉络，将档案管理朝信息管理的方向发展，以最大限度地提高档案管理的效率。图书馆可以根据自己的实际情况添加更多的现代化信息设备，例如使用计算机软件来管理和操作，实现整个过程的智能化，从而提高了文件管理的效率，并进一步促进了图书业务的健康长效发展。

3 改善档案的管理在图书馆当中运用的举措

1）强化图书馆业务统计工作。图书馆管理数据统计并不像人们想象的那么简单，它不像加减数字那样简单，并且比计算更准确。可以对工作记录进行分析，找到优势，查漏补缺，提出有效可行的对策，对发现的问题进行及时整改。另外，图书馆业务数据的统计工作可以提高人们的思想意识，拓宽思路和视野，促进图书馆业务工作顺利进行，使图书馆工作向更为系统更专业的目标发展。图书馆的工作数据统计工作具有连续性等自身特性，根据有关要求通过对原始记录的分析总结出最终结果，指导图书馆今后的档案管理和图书馆业务发展的研究活动[3]。

2）加强人力资源建设。图书馆要做到与时俱进，努力创新，应对瞬息万变的需求和变化，人才的培养和引进是当务之急。人才培养计划应该是循序渐进，有根据有规划的。图书馆的长远发展需要专业人才得到支持。如果人才缺失就会导致与社会的脱节、业务滞后，长此以往会形成恶性循环，留不住人才。因此，图书馆要加强专业性人才的培养。

3）提升服务质量。档案是历史的最好见证，图书馆从业人员从过去的业务流程中整理信息进行有效组合，便于读者获取。业务文件基于图书馆在实际工作中执行的每个活动的实际记录，包括活动的计划，实施和后续结果。读者进行相关搜索时，他们可以根据自己的需求搜索信息。为了满足读者的需求，图书馆必须仔细地记录和管理其档案，并为每个服务活动的整个过程创建摘要和文档。文件包括活动的想法，准备行动计划，活动的问题，活动的结果，活动的反思和总结等。本文档为图书馆的将来发展打下了坚实的基础，并详细制定了服务标准，为今后更好、更完善的开展活动提供重要的信息，具有极高的参考价值。在图书馆的后续活动中，这些文件可以为相关业务提供参考内容，从而节省了初步的准备时间和工作量，并且采用相同的思路来提供便捷的服务处理方式。

4）提高管理水平，切实发挥档案作用。我们要努力寻求特别有效的档案管理方法，管理水平，在平时的业务工作中要充分发挥大家的主观能动性并不断学习新知识，不断的探索，不断的总结经验，提高政治和业务水平，千方百计提高档案管理的整体效率，为广大读者提供高质量的服务。我们需要重视工作人员的再教育，提升责任意识。只有这样，我们才能更好地服务社会，满足社会各阶层的需求，为经济建设服务，充分体现档案的价值。

4 小结

档案管理有助于图书馆内各项工作的开展，为领导者提供决策依据，有助于满足读者日益增长的服务需求，并可以促进我国图书馆文化和教育的发展。因此，非常需要重视档案管理工作。但是，当前的档案管理仍然存在一些不足。档案管理员的工作意识较弱，工作制度不健全，员工的能力和素质仍然很低。因此，为了使我们能够充分利用档案管理的重要作用，需要通过提高员工的工作意识，提高员工的素质和管理能力来构建合理的档案管理体系。相信在不久的将来，通过我们的努力，图书馆的档案管理将越来越规范和科学，使我国的图书馆事业能够实现快速发展。: