行政事业单位档案信息化建设路径研究

陈 刚

（山东省菏泽定陶区行政审批服务局，山东 菏泽 274104）

随着社会信息化的不断发展，是单位的档案管理人员，应当将信息化的优势发挥出来，通过信息化的管理模式，对档案进行管理，能够有效地保障档案管理的工作进程，同时防止档案的丢失以及被篡改等意外的发生。并且在以后对档案进行调用或找寻过程时，都能够有效的进行，提高行政管理工作的效率。

1 行政事业单位中档案信息化管理的意义

1.1 有效保障档案管理的安全性

在之前，行政事业单位档案管理的工作中，档案的话全是通过纸质档案进行的。使用纸质档案有以下几个弊端，首先纸质档案对于存放环境有着极高的要求，你需要保证环境的干燥通风，由于纸质的原因，如果存放在潮湿的环境当中，将可能会出现档案潮湿发霉等现象，如果档案存放的环境有明火等易燃物品，将可能会威胁档案存放的安全性，不利于储存。其次，纸质档案对于储存空间来说也有一定的要求，一旦遇到档案比较多的情况下，在小空间内无法存放过多的档案，纸质档案，对于储存空间的需求量比较大，导致空间资源的浪费。第三，由于纸质方案的原料是纸张，因此使用纸质档案将不利于生态环境保护，会产生资源的浪费等现象。因此，如果行政事业单位在进行档案管理时，对档案进行信息化管理，将会改善这些弊端。首先信息化档案对储存空间没有要求，管理人员只需要将档案储存到管理后台，通过信息化的方式，对档案在网络中进行储存，能够减少纸质档案储存的空间限制，只需要一台电脑就能够储存平时需要一间办公室才能存下的纸质档案，提高空间资源的利用率。同时，通过档案信息化建设，也能够保障档案的安全性，只需要在网络后端设置好网络锁，密码锁等保护措施，就能够避免档案出现丢失以及盗取篡改等现象的发生，很好的保障了档案的安全性。通过信息化的技术手段，只需要一台小小的电脑就能够将庞大的档案资料库进行存储，方便管理人员随时调用，提高了行政事业单位人员工作的效率。

1.2 有助于档案信息智能化查询

如果运用传统的档案存储方式，行政工作人员想要找一份档案，需要花很长的时间，使得工作效率十分低，并且如果是需要跨城市，跨省份寻找档案，更加会增加档案管理员的工作量。在信息飞速发展的今天，生活的快节奏要求行政工作人员要提高工作效率，借助更加简洁有效的方式，对档案进行查询。通过信息化的智能检索手段，能够在很短的时间内迅速找到一份档案，并且不受地域等空间因素的影响，提高了行政事业单位整体工作的效率。只需要将档案上传到云数据库当中，就能让全国各地的行政工作人员对档案进行信息化线上检索，足不出户就能轻松便捷的找到一份档案，对事业单位的工作发展有着十分积极的意义，这是传统的纸质档案管理所做不到的，所以应当加强对行政事业单位档案信息化路径建设的研究，这对于提高行政单位的工作效率有着积极的意义。

2 提高行政事业单位档案管理信息化建设的路径研究

2.1 对事业单位的档案信息化管理工作进行规范

科学技术的飞速发展也改变了我国的档案管理模式，从传统的纸质管理方模式转变为现在的信息化管理方式，成功实现了信息的共享，使全国各地的行政工作人员能够方便快捷的对档案进行查询和管理。如果想要使档案信息管理得到更有效的利用，并且使信息管理发挥最大的作用，有序地实施档案管理系统，必须建立相应的完善的档案管理规章制度，使事业单位的档案管理制度更加规范，档案管理制度更加健全，所以在进行档案管理信息化工作时，必须严格遵守相关规定，制定符合国家相关标准的规范措施。首先将档案信息进入录入时，需要根据国家所建立的著录原则，方式，使用统一的格式进行系信息的录入，方便日后对档案进行检索，使数据呈现能够清晰明确。其次，建立统一的标准化的数据库硬件及软件库，将纸质档案进行统一归档，使档案信存储息更加有序、方便，在事业单位内部，信息资源的使用以及查询能够更加的方便，保障档案数据管理不出错，提高行政工作人员在实际工作中的西效率。因此，在实现档案管理信息化的过程中，规范的档案管理制度显得尤为重要，并且在档案信息管理系统的成功实施中，发挥着重要的作用。

2.2 提高档案信息存储技术，加强档案信息管理的安全性

档案管理信息化建设在事业单位的实施，有利于档案管理效率的显著提高，但是现代化信息的手段在实际档案信息管理的过程中，有优点同样也有缺点。在实际工作中，信息技术的运用会产生安全问题，留下各种安全隐患，信息存储的技术安全性，会对档案信息的安全性带来很大的影响。所以一定要加强档案管理的日常工作，在各方面都要加强安全技术的保护，保障档案信息的安全性，防止有人通过网络信息的漏洞，窃取和篡改档案信息。

首先，防火墙技术是目前档案信息安全工作中最重要的一项技术手段，它常常在私有网络和公共互联网络之间进行使用。行政事业单位在日常防护工作中，应当实施进行杀毒、将网络安全隐患遏制在源头当中，发挥防火墙技术的作用。同时对进出档案信息的网络进行过滤，提高网络的安全性。防火墙技术有效地记录了网络中的访问行为，访问满足安全防护要求后才能通过，如果防火墙系统检查出网络存在不安全的行为，访问也就无效，通过这样的方式，起到安全检查的作用，有效保护档案信息的安全，并规范网络的使用行为。其次，加密技术使得档案信息不会被窃取篡改或外泄。因此，传输的文件信息必须有一个加密的密码才能被解开访问系统，保证传输环节的载体因为被遗漏，而出现安全风险。或者也可以设置口令并限制对信息的访问权限。当行政事业单位的档案管理人员需要对档案进行查看，必须要有口令密码才能进行档案访问，从而通过加密技术有效的保障档案信息的安全。

最后，还要提升档案管理人员的专业素质能力，让相关的技术人员认识到档案信息化管理的重要性。加强管理人员的专业技能培训，业务素质以及服务意识的培训，提高档案管理人员的综合素质。同时，改变传统的档案管理观念，运用信息化、数字化的手段进行档案的管理。在实际工作当中，档案信息化管理平台应配备专业的网络技术人员，有效的提升平台维护管理。同时还需要聘用具有相关技术的管理人才加入到管理队伍当中，提高管理团队的综合素质，有利于促进档案管理信息化建设的发展。

3 结束语

总而言之，事业单位的利益在一定程度上取决于档案信息管理，通过信息化技术的方式，对档案信息进行管理，能够有效的提高事业单位管理人员的工作效率。因此，事业单位应当将档案信息化建设作为一项重要任务，加强档案管理的信息化建设，为档案信息化管理的建设提供必要的物质支持，为事业单位。开展档案信息化管理工作，提供更多的支持和帮助，充分发挥信息化技术在档案管理中的重要作用。