试论事业单位档案管理电子信息化及其重要性分析

孙争磊

（承德市卫生健康委员会，河北 承德 067000）

1 事业单位档案管理信息化的重要性

在我国，事业单位是社会发展的重要支撑，是为大众提供公共服务的载体，所以，做好档案管理工作，可以推进社会事业的发展，也可以满足人们的物质文化需求。事业单位档案管理对社会的进步起到重要作用，它不仅记录了社会发展的历史，还成为维护社会健康的有效工具。在新时期，实现事业单位档案管理的信息化建设，可以促进社会的发展与繁荣。在社会经济不断发展的今天，传统的档案管理已经不能满足事业单位发展的需求，只有采取信息化管理，才能适应社会发展的潮流，更好地将数据资料保存下来，以此推动档案管理信息化的发展。

2 事业单位档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理时效性较低

从目前来看，事业单位当中还存在着一系列的问题，其中最为突出的一点就是档案管理时效性低。当下是一个高速发展的时代，很多的事业单位都面临快速转型升级的问题，然而低时效性的档案管理以及不规范的事业单位档案管理方式，却不能为事业单位的快速转型提供有效地帮助和支持。档案管理是否高效极大的影响着事业单位档案价值的发挥，只有保障事业单位档案管理的时效性，才能让事业单位的档案管理工作发挥出积极的作用，更好地服务于事业单位发展。

2.2 对档案管理信息化没有明确的概念

作为一名事业单位工作人员，在当前信息化的大环境中，必须要时刻了解信息化的发展动向，革新理念，放眼大局。在过去的工作中，我们受老旧观念的影响，认为档案只能起到记录作用，没有其他的适用方向，对于档案的其他功能不去了解，也不去思考。所以档案管理信息化始终进展缓慢。其个人在档案建设管理中的作用微乎其微。各式各样的传统做法以不合规矩，无人操作等因素严重制约着档案管理的发展。

2.3 缺少对应的档案信息化管理网站

互联网作为信息化建设的基础，实现档案管理的信息化建设就需要对应的网站支撑，这样才可以实现有效的信息传输。但是，现阶段很多事业单位都没有对应的档案信息网站支持。主要表现在：第一，没有对应的网站来实现对档案资料的查询、传输以及归档。第二，没有通过网站的形式提供对应的档案服务工作。第三，在事业单位的信息系统中没有安装档案管理系统。此外，软硬件设备的缺失也是需要面对的一个问题。

3 提高档案管理工作有效性的策略

3.1 树立信息化的管理理念

长时间以来，事业单位虽然关注档案管理工作，但是不注重对管理方法的改革和创新，造成了一个直接结果就是档案管理十分落后，无法适应事业单位改革建设的工作要求。在信息化时代环境之下，各行各业都开始在信息化建设方面积极探索，广泛地将信息技术应用于各个领域，也获得了显著的成效，极大程度上提高了工作效率和质量。在这样的情况下，事业单位在明确档案管理价值的同时，要注重对传统管理方法进行创新，加强对信息技术的应用与融合，为档案管理的信息化发展打下坚实基础。事业单位领导要对自己的管理观念进行更新，明确档案信息化管理的突出价值，并将其纳入单位核心管理体系当中。

3.2 便于事业单位保密工作推进的重要性

在保存档案数据资料的过程中，需先有效选择资料的媒介，明确资料数据的具体保存位置，提升档案资料保存的安全性。同时在保存的时候，需要掌控存储介质的温度与湿度，以免对档案的使用与调取产生影响。能够利用计算机系统的统计功能来实施有关统计工作，进而缓解员工的工作压力，使工作效率获得提高。对此，员工需要充分建设各种档案库，选取适宜的阅读以及检索方式，提高信息的调取效率。档案编排需要在互联网环境下开展，如此可以有效提升编排工作的质量，强化与其他单位之间的交流以及沟通。

3.3 完善事业单位档案管理信息化网站系统

档案管理信息化建设，能够助推档案管理工作的深入发展，在当前已经取得了显著成效。故此，处于新时代背景下，档案管理人员应该充分考虑信息站点的现实条件，并按照档案管理信息化服务的基本需求，完善档案管理网站的查询、查阅、共享信息资源等功能，在促进档案管理信息化建设的过程中，完善管理系统，提升档案管理综合化水平，为档案管理工作的长远发展基础。在促进档案管理信息化建设的阶段中，应该将档案管理体系与事业单位系统之间建立联系，实现一体化管理模式，进而推动资源共享的实现，以便于增强档案管理的社会效益与经济效益。

4 结束语

随着社会的进步和信息科技的发展，事业单位档案管理实现信息化发展已是大势所趋。但在事业单位档案管理信息化建设的系统工程中，作为档案管理人员要通过各种条件的创设，努力提升自身的管理素质与专业素养，以促进档案利用价值的最大化，真正推进事业单位的可持续发展。