提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略探析

杜超琛

（淄博市卫生人才交流服务中心，山东 淄博 255000）

随着社会的发展，信息化管理已经成为众多企业与政府部门档案管理发展的必然趋势。因此事业单位需要做出合理的改进与调整，提升档案信息化管理水平。

1 信息化建设应用于事业单位档案管理的意义

档案是企业内人员信息、经营活动、组织框架的真实记录，对于事业单位而言，档案中记载了所有工作人员的信息、单位的发展变迁，并且能够充分反映社会、经济的发展。事业单位作为一个社会服务性机构，其档案不再仅仅是一个单纯的记录，它更是众多企业与政府决策的重要参考，对社会的发展具有重要意义。因此，事业单位的档案管理极为重要，随着时代的发展，事业单位的档案越来越多，档案管理工作的压力越来越大。目前，信息化档案管理的方式是社会发展的必然趋势，并且信息化档案管理可以减少档案的占地面积，方便工作人员对于档案的查找和传阅，节省档案复制的费用等，降低工作人员的工作压力。

2 提升事业单位档案管理信息化建设水平策略

2.1 加强管理人员的信息意识

相比于纸质档案，信息化档案管理方式具有高效性、快捷性、方便性，并且其具有极高的储存空间，对于保存的条件也不严苛。事业单位想要提升档案管理工作的信息化水平，就要对档案管理工作给予足够的重视，事业单位管理人员从内心底深刻意识到档案管理工作的重要性，才能对工作人员进行科学的管理，并加大对档案管理的资金投入。因此，事业单位需要将工作的重心转移到对档案的信息化建设上，完善档案管理工作制度，对工作人员的具体工作流程进行规范。禁止工作人员出现越级借调的行为，工作人员禁止对档案进行违规借调、违规复制，保障档案的私密性和安全性。另一方面，部分档案需要保留印章和签名才能生效，因此事业单位在对档案进行信息化管理时，应保留部分纸质档案。事业单位需要在保留纸质档案的同时，将其电子版录入信息管理系统。在纸质档案和电子档案上，分别标注另一份档案的保管位置，方便档案的查找。

2.2 提升工作人员的工作能力

工作人员的工作能力、综合素质是提升档案管理工作水平的基础，但是目前档案管理工作的从业人员普遍集中在40岁到50岁之间，并且没有足够专业知识和能力，档案的管理工作也缺乏专业性、规范性。因此事业单位需要对档案工作的管理人员进行合理的调整，并进行专业性高素质人才的引入，通过对档案工作流程的规范性管理，提升工作人员的工作效率和工作质量。另外事业单位需要加强对管理人员的培训，包括档案专业知识、档案管理体系、计算机操作能力、思想教育、综合素质等方面，帮助工作人员从内心底深刻意识到档案工作的重要性，并做到真正落实档案的规范性流程。事业单位还需要对档案管理人员进行定期的考核，考核不仅仅是对理论知识的考核，还要对设备操作进行全面的实践考核，确保每一位工作人员都能够熟练使用设备，帮助工作人员提升工作能力。事业单位必须对员工的考核给予高度重视，对于设备的熟练操作是工作人员日常工作的基础，对于实践方面的考核，可以有效避免工作人员在日常工作中出现滥竽充数的情况[1]。

2.3 引进先进的信息化技术

目前5G、物联网、云计算等技术快速发展，对于我国的现代化建设具有重要作用，因此事业单位可以加强对于档案管理技术的引入，提升档案管理的信息化建设水平。信息化管理档案具有较高的灵活性，事业单位的工作人员可以直接通过电脑登录档案管理系统，完成档案的查询与借阅，整个过程可以在几分钟内完成，对于提升工作人员的工作效率具有重要作用。另外，应用信息化管理档案可以节省较大的空间，事业单位作为社会服务性机构，其成立时间长、职责范围大、工作内容多，因此其工作档案的数量较为庞大，并且纸质文件的保存条件较为严苛，较长时间的保存，容易出现字迹不清的情况。开放档案管理的应用软件对于提升档案的信息化管理具有重要作用，事业单位的档案管理具有一定的机密性，因此档案管理软件需要设立完善的防盗机制，防止黑客入侵。另外可以对事业单位内不同级别的员工设立不同的档案查阅权限，工作人员不可以越级查阅档案，更不可以借用他人身份进行档案的阅读与复制，通过这样的方式，保障档案的安全性和私密性[2]。

2.4 加大资金投入的力度

设备对于档案的信息化管理具有基础性意义，事业单位想要提升档案的管理水平，就要对档案工作投入足够的资金，用于完善档案管理的基础设备。档案管理部门需要对老旧的设备进行及时的更换，并对每个工作设备进行定期的检查和维修，提升其使用寿命。对于档案的信息化管理，事业单位可以充分利用互联网技术，通过电脑完成档案的录入、查阅。其他部门的工作人员可以直接通过电脑完成档案的借阅。对此档案管理的工作人员需要建设多个电子信息数据库，对档案进行分类管理，并通过单位内部档案管理系统，完成单位内不同部门的档案数据共享。并且要保障系统的安全性，防止恶意偷盗事件导致档案的泄露与丢失。

3 结论

信息时代，事业单位必须做好档案管理的信息化建设，才能紧跟时代的步伐，推动档案工作的开展。因此事业单位需要加强对档案工作的重视程度和管理力度，提升档案管理的水平，促进事业单位的长远发展。