档案收集与整理工作的重要性

郭艳蕊

（科尔沁右翼中旗委员会办公室，内蒙古 兴安盟 029400）

1 档案收集工作的概念

在进行档案收集工作时，一定要按照相应的法律法规以及相应的档案管理制度进行档案的收集。档案收集时要根据实际情况制定相应的收集方案，将各单位、各部门的所有有价值的档案进行接受、征集，并集中到各级档案保管机构中。档案收集工作看似简单，但具有特殊的含义，并不是所谓的随意搜集和拼凑，而是要根据档案的形成规律，有特定的组织进行文件的接收与征集，最后将档案分类统一管理。

2 档案收集与整理工作的意义

档案收集工作是最基础的工作，其决定了整个档案工作的质量。倘若在档案收集与管理工作中出现任何纰漏，将直接影响后续的相关工作，严重的情况下，可使整个档案管理工作的内容全部归“零”。常言道细节决定成败，档案收集与整理工作就是整个档案工作的细节，同时也决定了整个档案工作的有效应用。档案工作虽然在平时不显山、不漏水，也吸引不到人们的眼球，但是一旦需要档案时，将会显示出档案工作的真正魅力。因此，档案收集与整理工作一定要从平时做起，防患于未然。当前随着信息化技术的不断进步，档案信息化的工作，在一定程度上加快了档案收集与整理工作的进程，为档案工作的相关人员提供了一定的便利条件，相关人员一定要抓住机会，将档案收集与整理工作提升到一定的高度。

3 档案收集与管理工作中面临的困境与问题

1）工作人员思想认识不到位。由于档案收集与整理工作，很难做出较为突出的成绩，因此导致相关工作人员并不重视档案收集与管理工作，也没有认识到档案工作的重要性，在思想上认识不到位，档案意识淡薄。出现此种情况，不单单只有工作人员，上级领导也同样存在此问题。出现此种问题的原因一方面是相应人员自身工作素质的原因；另一方面是相关人员对档案管理的法律法规和管理制度以及业务知识学习较少，从而导致相关人员没有认识到档案收集与管理工作的重要性；还有一方面原因是，上级档案工作机构对相关人员的培训与学习安排的较少，从而使一些工作人员，没有真正的去了解档案工作。

2）档案管理制度不完善，管理职能不明确。由于档案管理制度的不完善，造成档案收集的范围并不全面，常常会出现某一类档案资料未进行收集的情况。迄今为止在档案管理工作中，从上到下还未形成一套统一的管理制度与标准，因此各级单位在进行档案收集与整理工作时，都是根据自己的理解与摸索进行工作，在细节之处难免会出现纰漏。另外有些单位档案管理职能不明确，因此造成档案管理工作出现混乱的局面，没有真正将档案工作纳入实际工作管理中。

3）档案工作人员不稳定。在进行档案工作中，会接触到各种不同的文件资料，资料的内容涉及各行各业，跨度非常大，具有一定的技术性、专业性和连续性，所以，在选择档案工作人员时，一定要具备较高的工作素养和较强的工作能力。另外，个别单位的档案资料会存在涉密的文件，因此，档案工作人员要选择相对稳定的工作人员。但是在实际选拔档案人才时，好多优秀的员工不愿来此岗位工作，造成好多档案工作人员存在很多兼职人员，人员流动性较大。从而造成以下几方面的影响，一是兼职人员责任心不强，在进行档案收集与整理时心不在焉，容易出现差错；二是对档案的业务知识钻研的不够深刻，认为学好档案知识了，也该换岗位了。

4 档案收集与管理工作的措施

1）提高认识，加强管理。要想做好档案收集与管理工作，首先应该提高上级领导与工作人员的思想认识，完善档案工作制度，将相关制度落到实处。上级档案管理机构应当加强档案的培训与学习，让从事档案工作的人员与领导，充分的认识与了解档案工作的重要性，消除个别人员意识淡薄的问题。档案管理工作不但要从领导层面加强重视，实际工作人员也应当积极学习档案相关业务知识与制度，提升自身的工作能力与工作素养。除此之外还需要加强管理，制定档案相关的管理工作制度，制度的制定要符合自身的工作情况，切勿不符合实际情况。档案管理制度可使档案工作具备统一的管理标准与规范，无论是档案的收集归档还是整理，都有一定的依据。除此之外还需要确保制度落地，依法管理，违法必究，让更多的人都重视档案收集与整理工作，从而确保档案收集与整理的效率，提高档案工作的整体质量。

2）利用现代化手段加强档案工作。随着科学技术的不断发展，社会的不断进步，因此对档案工作提出了更高的要求，所以进行档案数字化与信息化迫在眉睫，这也是档案工作未来发展的方向，各单位应当抓住现代化的技术手段，充分利用信息技术，并作为强有力的保障，从而开展具有高水平的档案管理工作。为此从事档案工作的人员，不但要学习档案业务知识，同时还需要对信息技术和计算机知识有相应的学习和钻研，不但提高了自身的工作能力，还能使自身的工作素养加强，将自己打造成为一个综合型人才，即便以后不从事档案工作，在其他岗位也会有相应的用武之处。除此之外，采用信息化的手段对档案进行收集与整理后，可以达到事半功倍的效果，对档案进行搜索工作的效率，有了质的飞跃，降低了工作人员的工作量，同时降低了由于人为因素产生的错误，使计算机信息技术发挥出自身的优势，让其更好的服务于档案工作，从而更好的为社会服务。

3）建立奖励机制。档案收集与整理工作是一个繁杂与细致的工作，要想使档案工作人员安心的从事档案相关的工作，应当建立相应的奖励机制，让付出努力的工作人员得到一定的回报。奖励机制的设立从另一方面看，可以吸引更多的综合型人才从事档案工作。另外，每年定期对外进行《档案法》的宣传，一方面是引起各级领导的重视程度，另一方面是引起社会的广泛关注，让越来越多的人关注档案，从事档案，从而全方面的带动档案的整体工作。

5 结束语

社会在发展，时代在进步，无论是国家还是某个单位都离不开档案管理工作，其中档案收集与整理工作又是档案工作中的基础。只有做好基础工作，上层建筑才能屹立不倒。因此各单位应当选取优秀的工作人员对档案进行科学的、系统的、全面的收集与整理，有计划的、有目的的开展工作。同时借助信息化技术的力量，确保档案收集与整理工作稳步推进，从而更好的服务于社会。