绥阳县档案馆的建设与发展

陈 维

（黔南民族医学高等专科学校，贵州 都匀 558000）

1 绥阳县档案馆的概述

1.1 历史变更情况

1993年，根据现实需要，我国对国务院机构进行改革，同时对国家档案管理机构也进行同步改革。中央一级档案管理机构按照中央办公厅、国务院办公厅印发的《中央档案馆、国家档案局职能配置、内设机构、人员编制方案》的规定，将中央档案馆和国家档案局合并形成“管局合一”的体制改革，实质是“两块牌子、一套人马”履行全国档案事业行政管理和档案保管、利用两种职能。此后各省、市、县档案馆纷纷实行“管局合一”。绥阳县档案局于1981年成立，并与档案馆合并。2001年，与县地方志编纂委员会办公室合并。2012年，与县党史研究室合并。至此，形成地方志编纂委员会办公室、党史研究室与档案局馆、档案局四合一的格局。初次去绥阳县档案馆（旧馆）调研时是2012年，绥阳县档案馆像一个家属院坐落在一个县城边沿周围经营卖煤的角落。2013至2016年绥阳县档案馆建新馆于贵州省绥阳县洋川镇晨光路，于2017年从旧档案馆搬进新馆。绥阳县档案馆内设有6个股室：办公室、业务股、管理股（现行文件阅览中心）、党史研究股、县志股（方志编研室）、政策法规股，每个股室各司其职、各尽其责。

1.2 馆藏综述

绥阳县档案馆建立后就有计划地开展档案的收集、整理工作，并积极开展提供利用的工作，同时负责全县档案工作的业务指导和档案干部的业务训练等。由于档案馆刚建立，缺乏经验、人员配备不足、基础设施落后、业务工作各方面的准备不足，而忽视基础业务工作。新馆建立后，为其得以巩固和提高，绥阳县档案馆召开一系列会议，制定统一的规章制度，明确档案馆的工作任务，明晰发展的方向。在经历不断地调整和整顿后，全面地开展了以下方面的工作：一是丰富和优化馆藏，其实质就是做好收集工作，它是档案工作中最为重要的

一个环节，也是所有其他工作的前提。2017年以前，绥阳县档案馆还在旧馆，由于设施简陋，地方狭窄，缺乏硬件设备，存在有馆无库的局面，很多档案接收进馆没有“容身之地”，所以只接收一些重要的档案，2013年至2017年建馆期间停止接收相关单位档案。导致档案质量不佳、数量少、结构单一、接收范围狭窄等问题。在新馆建立后，绥阳县档案馆除了根据相关规定接收一些单位的档案以及补收2013年至2017年的档案之外，并发出档案资料征集公告，开始多样化、全面性地向社会各界广泛地征集反映绥阳经济建设，社会发展进步，改革开放成果，人民群众生活对国家和社会有保存价值的文书、手稿、信函、日记、笔记、图籍、志书、家谱、书画作品、票证、照片、录音录像等档案资料。在大量收进档案的同时，强调优选档案，将重要的档案收进机构内，达到库藏优质化，使档案的质量得以保证。二是加强对档案的保管和改善保管设施。在保管方面，逐步订立和完善《档案保管制度》，有计划、有目的地对档案进行保管；档案馆还添置了服务办公的基础设施。在档案保护技术方面，请宏瑞档案公司对纸张老化腐蚀、字迹褪变的档案进行复制或手工修复和抄写、对光盘、磁盘进行拷贝等相应的抢救工作。三是完善档案的利用服务工作。档案工作最终的目的是提供利用，更好的服务社会。绥阳县新建档案馆提供开发档案供阅览室、传真复印室、对外复印室、展厅、宣传等各种形式和措施向社会提供服务，充分发挥档案的价值所在。四是开展档案编研工作。档案编研工作主要是为了满足社会公众、工作者的服务需要而对馆藏的档案原件进行编写参考资料、编辑史料，参加修史编志等，绥阳县档案馆主要编纂档案馆指南、档案工作大事记及《绥阳年鉴》的编纂。总而言之，绥阳县档案馆在不断地发展和完善，对档案的管理水平不断地提高。

2 绥阳县档案馆发展现状及存在问题

2.1 档案意识薄弱，利用率低

由于受教育程度和档案知识宣传等因素的限制，人们对档案及档案相关的知识接触很少，这对档案建设工作和档案利用服务有很大的影响，在县级档案馆这种现象尤其突出。主要有几个方面：一是档案工作人员对档案工作的认识不高，他们认为他们的工作就是收集整理档案，保护档案的完整性、安全性，使之有目可查即可，或是修复一些老化的档案，或是对一些纸质档案进行电子化备份扫描等，导致档案馆工作滞后，阻碍档案工作现代化建设和发展；二是相关单位的领导对档案不够重视，档案工作普遍存在“说起来重要，做起来不那么重要，忙起来可以不要”的现象，长期不按时移交档案，档案工作无法开展，当然这与“管局合一”的弊端有一定的联系，档案局行政地位受到影响，导致档案不能接收进馆；三是基层档案馆馆藏的大多数是民生档案，直接联系着农村劳动人民，而他们的知识水平、文化素质较低，档案信息意识很低，利用档案的观念不强，制约档案馆提供利用服务的发挥。从绥阳县档案馆的档案利用的类型来看，主要是用于个人档案、解决矛盾纠纷。

2.2 人员配备不足，缺乏档案工作经验

人员配备对档案工作起着关键的作用，有一支优秀的队伍才能创造出优秀的成绩。绥阳县档案局是“一套人马、四块牌子”，有大量的工作要做，现今绥阳县档案馆共有编制人员仅15人，因为一些工作需要还会被调职去其他单位，人力资源严重不足。在他们中非档案专业人员，缺乏专业档案知识，对档案工作认识不到位，到馆工作后才开始逐步意识档案工作的重要性和积累档案工作经验。

2.3 技术落后，信息化程度不高

随着现代化社会的发展，档案工作对技术的要求越来越高，档案整理要有机可读，档案信息要数字化，档案内容要信息化。绥阳县档案馆新建馆后，在档案工作的各个方面都有所发展和完善，如设置专门的中心控制室、计算机机房、服务器机房、数字化机房等计算机网络设备基本齐全。但是由于缺乏相应的专业技术人员，加之对档案信息化认识程度不到位，在档案业务工作方面依旧采用传统的方式进行管理。虽然也在开展档案信息化工作，但可以说是“零起步”阶段，目前只是对于一些纸质档案进行全文扫描存于数据库中，并没有将档案信息化真正地延伸到档案业务工作管理和利用方面。

3 绥阳县档案馆发展趋势及改善措施

3.1 做好档案知识宣传工作，提高档案意识

从整体上来看，绥阳县档案馆的档案宣传工作做得不到位，首先，宣传内容单调，主要是宣传档案法律法规、档案专业知识、档案工作、档案职业要求要等内容，看似面面俱到，其实只是宣传档案馆的功能和档案工作人员的艰辛，不能引起人们的吸引力；其次，宣传途径（形式）单一，宣传力度不够，主要是通过报刊、出版物、展览的方式；最后，宣传对象狭窄，档案馆把档案视为很“机密”的东西，特别强调档案工作的政治性，所以对档案的宣传仅限于机关领导干部及档案馆本身的内部圈子，导致大部分人，尤其是普通老百姓对档案和档案工作不理解，对他们来说档案是陌生的、神秘的、畏惧的，长期以此他们对档案漠不关心。因此绥阳县档案馆必须做好档案宣传工作，提高人们的档案意识。首先转变宣传观念，要把人民群众关心的焦点或者存在的疑惑作为宣传的重点，让他们能主动地去认知档案和档案工作对他们的重要性；其次，拓宽档案宣传途径（形式），加大档案宣传力度。主要以纸质载体宣传方式变为利用网络与媒体、开展座谈及演讲等多种途径（形式），如：建立官网、微信公众号、微博、到基层组织或学校进行演讲等，要做到从“蜻蜓点水”似的宣传转变为持久的、长期的宣传；最后，扩展宣传对象，打开封闭的局面，把档案和档案工作带到群众中去，带到学校去，让人们都能认识档案和档案工作。做好这些宣传工作，逐渐增强人们对档案的意识，有利于促进档案事业的持续发展。

3.2 积极引进人才，加大对档案工作者的培训力度

中共中央、国务院印发了《国家中长期人才发展规划纲要（2010-2020）》（以下简称人才规划纲要），是为了更好地实施人才强国战略的重要举措，使人才是第一资源的理念越来越成为人们的共识。《人才规划纲要》中指出：人才是指具有一定专业知识或专门技能，进行创造性劳动，并对社会作出贡献的人，是人力资源中能力和素质较高的劳动者。①而绥阳县档案馆编制人员中专业知识欠缺、档案工作人员年龄老化、计算机技术水平较低等。为了适应档案信息化的进程，绥阳县档案馆应该积极引进专业的档案人才和技术性人才，既要档案业务知识、又要熟悉档案管理工作。同时要有相应的计算机操作水平和一定会计知识的复合型人才。根据本馆的实际情况，对档案工作者进行定期的培训，提高档案工作者的档案意识和工作水平，增添档案工作的创造力和活力，改变墨守成规的工作习惯。

3.3 改善技术条件，提高技术水平，加快档案信息化进程

着力抓好档案信息化建设，更新和配置基础性设施，积极组建技术队伍，制定切实可行的规划和实施方略，建立健全档案信息化建设规章制度和管理标准，做好电子和纸质双份归档管理工作。目前，新馆建立了计算机机房、数字化机房、缩微档案室、服务器机房、仿真机房等，将档案信息数据异地备份于上海市档案馆。绥阳县档案馆电子目录数据只有30万条左右，其中包括案卷目录和文件级目录。由此可见加快档案信息化进程是县档案馆重中之重的工作，因此要改善现有的技术条件，提高技术水平，使档案信息化程度进入新的台阶。