事业单位档案管理现状思考

范 悦

（开封市妇产医院 人事科，河南 开封 475000）

基于经济发展迅速与市场人才供不应求的时代背景，提高档案管理工作的科学性与效率性是企业单位、事业单位实现可持续发展的关键。因此，在事业单位档案管理工作实践中，首先要在思想层面重视档案管理工作，然后要在实践层面对档案管理现状展开分析，找出问题，再结合实际情况制定相关的制度或者工作细则，明确档案管理工作方向，提升档案管理工作质量与工作效率，最终促进事业单位实现可持续发展。

1 事业单位档案管理特征

一般情况下，事业单位档案管理工作主要包括以下两个方面的特征：（1）公共服务性，即事业单位档案涵盖各类人才的相关信息，可以无条件地为社会提供档案信息查询、借阅等服务；（2）保密性，作为信息管理机构，事业档案管理主要是为国家机关提供人才档案信息，因此，要求其在档案存储方面具备严格的保密性。

2 事业单位档案管理现状及问题

传统的事业单位档案管理理念是“重视运营，忽视管理”，加之工作人员自身专业性不够等原因，导致事业单位档案管理工作效率与工作质量得不到保证，进而未能充分发挥事业单位档案管理的真正价值。

1）档案管理体系不够规范。由于现阶段事业单位档案管理存在管理制度缺失、管理体系不够规范以及岗位工作内容细则缺失等问题，使得档案管理工作无章可循，直接影响档案资料与信息的存储，同时，事业单位内部信息管理与档案管理存在较为严重的脱节现象，可能会导致档案与信息失去统一性，进而影响档案的完整性，进而阻碍了事业单位跟随时代发展的需要。

2）信息技术未能有效应用于档案管理。经济发展，推动了计算机、互联网等信息技术的快速发展，并广泛应用于各行业。事业单位档案管理与信息技术融合，实现电子档案，既能够提高档案管理工作质量与工作效率，还能够提高档案信息整理、查询、借阅等服务的快捷性。但是，由于管理理念传统，资金预算限制等原因，部分事业单位领导尚未意识到档案管理信息化的趋势以及优势，导致出现坚持传统的档案管理模式，不愿意引入信息技术或者档案管理信息化建设不够彻底，最终导致信息技术未能与档案管理有效融合。

3）档案管理工作人员专业性不强，综合素质待改善。为了全面推进信息化建设，有必要创新改革传统的档案管理模式，实现信息技术与档案管理的有效融合。这就要求事业单位档案管理的工作人员具备一定的专业性，同时，还应掌握基本的信息技术的操作技能。但是，部分事业单位档案管理工作人员大多是非档案管理相关专业，认识不到档案管理的重要性，也不注重提升工作技能与专业知识储备，使得其综合素质达不到新时期事业单位档案管理岗位的考核标准。

4）档案管理配套基础设施不完善。事业单位档案管理主要是以纸质档案为主，所以在存储、查询及借阅过程中会由于人为因素或者存储环境因素发生损坏，甚至无法修复破损档案的现象。这主要是受限于档案管理配套的基础设施不够完善。

5）相关领导未给予档案管理工作应有的重视度。事业单位档案管理工作，通常被界定为简单的资料保管工作，工作内容简单，主要是负责资料的整理、归档。所以，大多数事业单位在档案管理工作方面投入较少的精力与建设资金。这种不重视的态度，忽视了事业单位档案管理工作的重用性，使得事业单位档案管理工作人员专业性不足、工作质量一般、工作效率低等问题，并且在思想层面也是一直坚持传统的档案管理方式，不愿意顺应信息化时代而做出改革创新。

3 事业单位档案管理工作中问题的解决对策

1）进一步构建健全的档案管理制度。要想从根本上提高事业单位档案管理工作的工作质量以及工作效率，首先应该从思想层面提高对档案管理工作的重视程度，进一步构建健全的档案管理制度，以制度指导与监督档案管理工作实践。具体而言，可以从以下三个方面着手：（1）梳理现存的档案管理制度，找出问题，并基于单位自身对档案管理工作的需求予以补充完善；（2）内部增设监督岗，对档案管理工作的规范性等进行监察，并监督其实际工作是否严格按照档案管理制度执行；（3）事业单位领导应积极协调档案管理部门与其他职能部门的关系，强调档案管理工作的重要性，并且加强各部门之间的配合，严格遵守既定的档案管理制度，共同提升档案管理工作质量与工作效率。

2）将信息化技术应用于档案管理。事业单位档案管理信息化，即将信息化技术应用于档案管理，是时代发展的必然趋势。事业单位领导应该在发展政策、资金预算等方面对档案管理工作给予支持，为实现档案管理信息化而完善相应的软件与硬件设施，同时，还要对相关工作人员进行信息化技术应用的培训，使其能够满足档案信息化背景下对档案管理工作岗位的职责要求，进而改善档案管理的质量、安全以及效率。

3）加强档案管理人员的专业知识与技能培训。无论是纸质档案还是电子档案，其管理工作主要还是由人来完成。因此，事业档案管理实践中应充分重视档案管理工作人员的专业知识与实操技能的学习。首先，事业单位可以根据资金预算定期组织外部培训，主要是档案管理业务知识的培训，不断更新其理论知识与专业技能，然后，还要定期组织内部学习，向相关部门宣传档案管理工作的重要性以及加强各部门与档案管理部门协作的必要性；其次，要顺应时代发展对事业单位档案管理工作的新要求，如积极引入信息化技术，推动纸质档案向电子档案的转变，提高档案资料整理、查询以及借阅的便捷性；最后，从思想层面注重对档案管理人员的道德素养与服务意识进行教育，使其进一步提升对档案管理工作的责任心，做好服务以改善档案管理效率。

4）完善档案管理所配套的硬件设施。事业单位档案管理工作的优化，既需要发挥工作人员的主观能动性，也需要完善档案管理配套的硬件设施，进而共同保证档案管理的工作质量与工作效率。如，事业单位可以应用电子信息技术构建档案数据库，并通过优化互联网等硬件设施，来实现各事业单位数据库之间的信息共享，从宏观整体层面规范事业单位管理工作以及合理有效进行人才资源配置。

5）树立全员档案管理意识。向事业单位所有部门工作人员宣传并树立档案管理意识是一项系统性工作，应该从宏观层面将档案管理工作内容与规划纳入各事业单位的总体统筹中，要求各部门相关人员积极配合支持档案管理部门的工作，在协调与配合中重新认识档案管理工作内容、认识到创新档案管理工作的必要性，然后积极主动地参与到档案管理中，最终形成全员档案管理意识，以提升事业单位档案管理质量与效率为共同目标。

综上所述，事业单位档案管理工作，其重要性不言而喻。因此，在工作实践中，事业单位相关领导要重新认识档案管理工作的基础性与重要性，积极推动全员树立档案管理意识，并基于自身档案管理现状，分析档案管理现状中存在的问题与不足，结合问题思考从不同方面进行改革创新，促进档案管理的科学化、规范化和信息化，保持档案管理工作的衔接和延续性，有效发挥档案管理工作的现实价值，为事业单位管理决策提供重要依据和参考。