浅谈事业单位档案管理的现状及对策

喇 悦

（四川省阿坝藏族羌族自治州疾病预防控制中心，四川 阿坝藏族羌族自治州 624000）

作为一种历史的记录，档案不光是对个人成长经历的记录，也是记录整个社会发展历程的有效工具。在事业单位中，档案能够帮助相关工作人员及时查询需要的信息，为各项工作的正常开展奠定良好基础，起到重要的辅助作用。尽管经过多年发展，事业单位的档案管理工作趋于完善，但在实际管理中，仍存在着事业单位缺乏对档案管理工作的重视、相关管理人员水平不高、管理方法相对落后等问题，给单位档案管理带来负面影响。采取有效措施，提高档案管理工作质量，就成为一件迫在眉睫的事情。

1 档案管理含义和对象

1）档案管理含义。所谓档案管理，就是指档案室对相关档案信息进行直接管理、为相关工作人员提供利用服务的总称，内容包括档案收集、档案编辑、档案统计、档案保管、档案价值鉴定、档案提供利用等。

2）档案管理对象。档案信息是档案工作的管理对象，而档案利用者是档案管理工作的服务对象，在档案管理工作中，最主要的问题是：档案质杂、分散、量大的情况同社会要求档案管理优质、集中、系统之间的矛盾[1]。总体来讲，档案管理能力同社会日益增长的需求相适应，从档案管理数千年的历史来看，其发展历程和特点可以总结为：从简单到复杂、从非独立系统到独立系统、从经验管理到科学管理、从封闭系统到开放系统、从人工管理到计算器管理等。总之，档案管理工作水平和人类文明发展相同步，发挥着极其重要的作用。

2 事业单位档案管理工作现状

1）缺乏对档案管理工作的重视。在相当长的一段时间里，一些事业单位的领导都没有对档案管理工作给予足够的重视，觉得档案工作就是一些保管文件、抄抄写写的事务性工作，在事业管理单位中可有可无，事业单位负责档案管理工作的人员也没有认识到自己工作的重要性，档案管理意识薄弱，工作效率低下，认为只要不泄露档案信息、不丢失单位文件，就算是完成了自己的工作，更不要提细心收集、归纳档案了。致使事业单位档案文件杂乱无章[2]，相关工作人员在查找、翻阅档案信息时，需要消耗大量的精力和时间，导致后续工作延期，给事业单位的正常运转带来很大的困扰，致使档案管理工作处于混乱无序的状态中。

2）档案管理人员水平不高。档案管理工作具有复杂性，需要在岗人员拥有较高的专业能力。但现阶段，一些事业单位的档案管理人员素质较低，缺乏工作责任心，在档案的收集、归纳、管理中，没有落实工作要求，致使档案混乱无章。一些事业单位没有安排专职管理人员进行档案管理工作，而是安排单位内的员工兼职管理，人员工作内容多，精力有限，缺乏专业素养和能力，在工作中没有及时整理归档，只是将相关资料档案放到档案盒里，导致档案管理工作质量无法达到目标。一些事业单位即使安排专职员工进行档案管理，由于缺乏重视，在人员选拔时，考核标准较为松散，人员离职率高[3]，导致事业单位档案管理队伍缺乏稳定性，所制定档案管理措施无法真正落实，带来负面影响。

3）档案管理方法相对落后。现阶段，由于一些事业单位缺乏对档案管理工作的认识，没有贯彻相关规定要求，致使档案管理基础薄弱，具体管理方法相对落后，缺乏明确管理标准、具体机制和工作流程，导致档案管理工作不合理、不规范，组卷不符合相关要求，与档案管理工作原则相违背，造成资源浪费。随着信息科技快速发展，计算机电子管理已成为档案管理的发展潮流，但一些事业单位依旧使用传统资料整理方法，由于思维局限性，导致事业单位档案管理效率低下。部分事业单位甚至没有进行档案鉴定工作，让员工自主决定档案的保存和处理，埋下严重的安全隐患。

4）档案管理设备老化。随着数字时代的来临，信息化科技广泛应用于事业单位，极大地提高了工作效率，在档案管理工作中也不例外。相较于传统纸质管理方法，电子技术可以有效避免档案磨损、缺漏、丢失的情况，为事业单位的资料查阅提供更高的便利。但在实际工作中，一些事业单位没有及时更新档案管理设备，依旧采用纸质管理方法，或是没有更新电子硬件设备，给档案管理工作的正常开展带来很大阻碍。

3 事业单位档案管理对策

1）事业单位加大对档案管理工作的重视。想要确保档案管理工作高效运行，事业单位就要加大对档案管理工作的重视，领导层通过创新管理思想，加大档案管理宣传，让单位员工充分认识到档案管理的重要性，鼓励他们积极献策、提出意见，激发员工们的工作主动性、积极性[4]。另一方面，领导要为档案管理人员创造良好工作氛围，让他们认识到自身工作价值，落实责任担当，努力为事业单位档案管理工作贡献力量。

2）提高档案管理人员专业素养。作为事业单位档案管理工作的主体，管理人员的专业素养直接影响着档案管理工作的质量。所以，事业单位要不断加强职业道德教育，帮助员工树立正确道德观念。同时，要强化档案管理人员专业能力，通过定期开展培训，提高他们的专业素养，文字研究、判断能力，强化计算机软件使用水平，熟悉档案管理业务，在工作中加强实践能力、工作经验[5]，确保档案收集、归纳、管理工作符合规定要求，规范合理。

3）创新信息化建设。现代信息技术高速发展，事业单位想要做好档案管理工作，就要创新信息化建设，结合实际情况和自身所需，积极引入现代档案管理硬件设施，改变传统、落后档案管理方法，通过使用扫描仪、计算机等现代设备，对 图片、文字类档案资料进行数据化、纸质化双保存[6]，尽最大努力保护档案信息。同时，还可以利用网络，为社会提供档案资料，实现资料共享。

4）完善档案管理设施。针对事业单位由于管理设施老化，导致工作效率低下，领导人员要不断完善硬件设施，通过聘用专业档案管理人才、引进高技术管理设备，以确保档案管理工作便捷化、优质化，在实现管理目标的基础上，最大程度减少档案管理成本，提高工作科学性、准确性，避免事业单位受到档案管理设备落后、老化的限制，影响工作效率。从而在日益激烈的竞争中脱颖而出，得到更好的发展。

4 结语

作为事业单位的重要组成内容，档案管理工作在完善单位信息、辅助领导决策、保存员工资料等多个方面，发挥着至关重要的作用，关系到事业单位的发展。相关领导和工作人员要不断加强对档案管理工作的重视，采取有效手段，提高档案管理人员专业能力，完善相关硬件设备，将计算机电子技术应用到档案管理工作中，建立起现代科学管理体系，确保事业单位档案管理工作规范化、科学化，更好地服务于事业单位。