浅析如何加强事业单位档案规范化管理

杜慧琴

（灵丘县劳动人事争议仲裁院，山西 大同 034400）

1 前言

信息时代的到来，为事业单位的档案管理工作提供了极大的便利条件。通过网络实现了档案信息的高效传递，在文件存储和保存方面，解决了存储空间和长久性的难点。但是由于事业单位的档案管理仍处于初步阶段，在档案管理制度、专业性人才和档案标准化软硬件设施方面存在诸多不足，下面重点从以上几点分析，为国内事业单位档案管理标准化建设进程出谋划策。

2 事业单位档案管理问题分析

2.1 事业单位档案管理制度不完善

越来越多的中高层管理者意识到事业单位的档案管理工作的重要性，并将档案管理的注意事项、操作章程等纳入了事业单位的日常操作章程。但是在实际操作过程中，由于档案管理并没有对事业单位的发展、活动开展等产生直接的影响和约束，因此很多员工在日常操作中，忽视了档案管理制度，并没有依据规定进行定期更新，导致一旦中高层管理者需要统计某些信息的时候，档案管理库内的数据失去了时效性，并不能为领导决策提供信息资源，档案管理规范化建设的功效无从施展。

事业单位在制定档案管理的相关制度，是需要结合实际工作情况，进行不断修订和调整的，因此在前期，档案管理制度并不完善，针对没有按照规定管理档案，档案信息录制失误等问题，并没有设定相应的奖惩措施，很多档案管理工作中的问题一旦被发展，责任推诿现象频发。

2.2 缺乏专业的档案管理人才

档案管理工作对于从业人员的信息处理能力、分析能力要求极高，目前事业单位内很多档案管理工作者并不是专业出身，没有经受专业的档案管理培训，很多工作都是依据经验判断来展开的。事业单位的从业人员，无论是档案管理的理念思路还是档案管理的实质性操作方面，都不足以满足档案管理信息系统所要求的高度。

事业单位的档案管理人员任命和选拔，没有专业的考评机制，人员流动大，发展前景不是十分明朗，存在临时调动人员后，并没有完成充分的交接工作，接任的人员的综合素质无法满足档案管理的工作强度和难度的需要。档案管理工作的从业者对于视频、图片等的处理操作并没有进行规范，导致很多重要的文件信息没有被有效保存，在管理信息系统录入阶段，信息丢失现象较严重。

2.3 档案管理硬件设施不足

很多事业单位的档案管理设施比较落户，随着网络发展，档案信息的数据量十分庞大，但是目前部门事业单位仍然采用传统的档案管理方式，采取纸质版存储和登记入库的方式，在信息查询和分析阶段，失误率较大，很多可公开的档案信息无法实现资源共享，需要统计某些信息，还需要随时进行统计分析工作，极大地浪费人力资源、信息资源和时间成本。由于事业单位很少有足够的空间进行完整的档案信息存储，对于特殊材质的档案材料，难以提供科学专业的存储环境，导致很多重要信息的丢失和浪费。

3 事业单位档案管理标准化策略提升

3.1 重视事业单位档案管理人才梯队建设工作

在高速发展的信息时代，各行各业的竞争就是人才的竞争，对于事业单位档案管理工作而言同样如此，传统的档案管理人员和管理模式已经不能满足新时代的要求，完善档案管理人才梯度，为事业单位组建专业的档案管理人才刻不容缓。要想实现档案规范化管理，在档案管理中加大对专业性人才的投入力度。一方面，针对已经在职的事业单位的档案管理人才，组织专业性档案管理培训，规范各项档案管理工作的操作章程，实现各个模块的档案信息录入标准一致，提高档案信息的通用性。

事业单位的档案科室人员聘用和选拔，需要制定严苛的面试选拔环节，针对学历、工作经验、工作态度等指标进行综合考量，提升从业人员的综合素质，规避档案管理操作失误风险，旨在为事业单位的档案规范化管理提供人才保障。

3.2 建立事业单位档案管理标准化机制

重视事业单位的档案管理建设，明确规范的档案管理机制对于事业单位的各项工作开展而言，起到不容忽视的作用，极大地提高了事业单位内部门间工作的协调性。通过定期组织学习和会议的方式，形成事业单位内的档案管理人人参与的氛围。成立专门的档案管理科室，针对人员档案、业务档案、事业单位发展史等档案信息进行分类管理，并保障信息数据的实时更新，任命各部门派出一人组建档案监察小组，提高事业单位内全员对于档案信息规范化建设的参与感，同时，对各部门各模块的档案管理工作的管理职责和管理权限进行细分，一旦出现问题，能够做到责任到人，专人专责。

提高事业单位的档案规范化建设程度，通过科学分工，保障各档案管理模块的信息录入、统计和分析工作能够分开进行，且能够合理的综合分析，一方面为事业单位内的领导者决策提供精准有效的数据信息；另一方面，一旦某一分支的档案管理信息失误等，不会对其余的档案管理信息造成影响，最大限度的保障事业单位的档案信息。

3.3 加强档案标准化管理信息建设工作

加强档案规范化建设的管理信息系统建设，对行业内的管理信息系统进行科学测评，对于信息传递高效性、存储保障性、信息安全性等提出极高的要求，通过事业单位各部门同时应用统一的管理信息系统，并对文件信息的存储方式进行统一规范，对文本的标记颜色、符号等进行规范，方便事业单位内由于人员更替导致的档案管理工作交接顺利开展。

事业单位重视档案管理操作，为档案管理提供充足的硬件设施条件，设置专门的档案管理室，针对特殊的文件材料进行防潮、防蛀虫和防水处理，针对电子文件进行备份存储，防止文件丢失。

4 结束语

如今，事业单位的中高层管理者越来越重视组织文化和工作氛围的培养，认为只有优质的工作环境，形成良好的组织文化，增加员工的工作参与感和热情，进而提高各部门的工作效率，实现事业单位的快节奏发展。而档案管理作为事业单位科学稳定发展的关键所在，为管理者的科学决策提供了关键精准的数据信息，通过加大对事业单位档案规范化管理建设进度的关注力度，引进专门的管理信息系统，实现信息共享，实现事业单位的档案管理工作更加简单易操作，更好地为社会服务。