企业档案管理社会化问题探究

何小君

（广州城投住房租赁发展投资有限公司，广东 广州 510000）

在互联网时代的快速发展下，企业也需要不断的创新来完善企业档案管理。因此，在现代化科技的便利下，社会化管理制度已经逐渐运用到了企业档案管理中，为企业档案管理提供便利服务，并且通过专业的技术人员进行档案划分整合，让整个企业档案管理变得更加合理化，更加精细化，以此来推动企业更加长久稳定的发展。

1 档案管理社会化的概述

档案管理社会化就是企业将自身的档案管理整个提出来，在档案管理工作的落实过程中，将整个档案交由社会中专门负责管理档案的机构，进行档案管理。这样能够有效降低企业档案管理的工作压力，还能凭借专业的管理技术积极响应企业的整体决策以及管理工作的需求，增加企业对档案的整体管理。总体来说，企业档案管理社会化不仅能够为企业提供更加专业的数据响应，为企业档案管理提供更加完善的管理服务，同时，还可以招收更多的社会人才，来完善企业档案管理的工作效率[1]。此外，档案管理从安全的角度出发，我国对社会化档案管理有着非常严格的法律约束，同样的档案机构也必须为企业档案提供保密服务，确保资料的整体安全性，并且通过专业化的档案管理不仅能够使档案得到全面的保护，还能有效提升档案管理的有效性，从而解决档案管理所存在的不安全隐患。

2 企业档案管理社会化的现象

在企业的整体发展过程中，企业更加注重经济效益，对企业档案管理的工作并不重视，也没有制定完善的相关制度。因此，在企业中，档案管理工作仍旧存在诸多问题，也没有发挥出档案管理的工作优势，导致企业在发展的过程中存在许多阻碍。

1）不重视企业档案管理。很多企业内部在进行档案管理的时候，都没有专业的技术人员去进行档案管理，很多档案管理人员对电子档案的设备都没有具体的操作，这会严重影响企业档案管理的整体工作效率以及工作质量。这就表明，档案管理工作对于企业而言并不重要，从而严重影响了企业的整体发展。而企业也没有重视档案社会化管理，更没有教会企业档案交给社会中专业的管理机构进行整合管理。

2）档案机构没有严格管控。企业在管理的过程中，因为对档案管理的不重视，导致档案管理工作在企业中没有发挥出它应有的优势，也没有为企业的发展带来任何贡献，导致很多企业都逐渐忽视了档案管理工作。也更别说将企业档案管理交由社会专业档案管理机构。这也导致社会中出现了很多不合理的档案管理机构，导致档案管理机构缺乏严格的管控，最后不仅没有起到一定的作用，还为企业带来了一定的损失，为企业的经济收益带来了巨大的损失。

3）企业档案管理缺乏安全性。企业在档案管理的过程中，社会组织因为缺乏独立健全的档案管理机构以及电子档案管理库，这就导致社会专业档案管理机构没有独立的档案管理库进行档案管理，缺乏一定的安全性，但是所托管的档案都出现混淆的情况，并且还会出现混合管理的现象，如果这时候企业档案出现不同的电子格式或者软件不一致的情况下，就会导致档案在管理的过程中出现问题。因此，在这种混合管理档案的情况下，就会出现严重安全隐患，导致档案出现篡改的现象，严重影响企业的经济收益[2]。

3 社会化档案管理的必要性

1）提升档案利用率。在企业发展的整体过程中，企业将档案管理委托给社会化档案管理机构，能够T通过专业的管理平台进行档案管理，实现档案管理规范化的目的。但是，在此期间，档案管理机构在进行社会化档案管理时，能够有效降低企业的管理工作压力，同时还能为企业提供多样化的服务，满足企业发展的整体需求。同时经过合理有效的档案管理能够为企业的发展带来一定的经济收益，全面推动企业的稳定发展。同时，因为档案管理的工作制度，社会化档案管理机构必须要严格遵守国家的法律法规，为每一个企业的档案都要进行严格的保密措施，确保不会出现泄漏商业机密现象，为企业提供更加专业的服务平台。

2）优化配置资源。档案管理机构需要具备更加专业，完善的档案管理制度以及档案分类和储存机制，这样才能在企业档案管理中起到一定的作用，并且将档案根据信息进行合理的分类，这样在进行档案查找时只需要根据检索进行搜索就能找到自己想要的档案内容，通过精准的检索系统能够为企业带来便利工作的服务，这样不仅能够提升档案管理的工作效率，还能提升档案资料的利用率。此外，在档案管理的过程中，档案管理机构也会引入更加专业的管理人员进行资料管理，这样不仅为社会提供了更多的职业岗位，还帮很多的社会人才解决了工作问题，充实了社会中各个企业的人才储备。

4 社会化档案管理问题的解决措施

企业想要保持更加长久稳定的发展，就必须要对企业档案管理工作进行合理的管理以及完善，让档案管理能够更加规范科学。

1）加大宣传力度。为了让企业档案得到更加完善，科学化的管理，企业社会化档案管理机构就必须要加大宣传力度，让每个企业都能够了解社会化档案管理机构的工作效率以及工作机制。此外，企业还要根据企业的实际发展情况将档案管理进行合理的规划，社会化档案管理机构也要制定相关的宣传制度，针对每一个企业进行合理的宣传，提升企业档案管理的重要性。

2）统一集中管理。社会化企业档案管理机构也要顺应时代的发展进行不断的改革以及完善，让企业档案管理不仅具备科学化，规范化，同时还要根据时代的发展逐步将企业档案管理进行统一集中管理，加强档案管理系统的有效化。企业内部的档案管理虽然也有一定的优势，但是缺乏规范化，科学化，导致档案管理工作总是存在一定的问题，因此相对于社会化档案管理机构而言，缺乏一定的安全性与有效性。而社会化档案管理机构所开展的管理范围更加广泛，也更具科学性和规范性。因此在企业将档案委托给社会化档案管理机构时，是一个很好的空档期，这段期间企业可以组织相关管理人员进行档案管理工作进行统一，科学，规范的培训学习。参考社会化档案管理机构的工作制度进行合理的培训制定，组织管理人员积极参与到培训学习中，提高企业管理人员的整体专业素养以及专业水平，将企业档案管理工作逐渐进行完善，从而有效节约社会化档案管理的成本，提高企业自身的档案管理水平，最终确保企业能够得到更加全面稳定的发展[3]。

5 结语

企业的稳定发展离不开科学有效的企业档案管理工作，优秀的档案管理工作能够为企业带来更多的优秀人才，并且能够根据企业的发展需求制定合理的发展目标以及发展规划。因此，企业要培养管理人员专业的管理能力，提升管理人员的工作水平，全面提升企业自身的档案管理能力。通过合理有效的档案管理工作能够为企业的经济收益带来稳定的收益，为企业的稳定发展提供稳定的保障，将企业档案管理工作利益最大化，同时根据合理的管理模式能够有效降低企业档案机密泄漏的风险，为企业的稳定发展保驾护航。