基层水文勘测档案整理工作探讨

王 姝

（湖北省武汉市水文水资源勘测局，湖北 武汉 430000）

水文勘测档案是水文单位在日常运行和管理活动中所形成的具有十分重要的保管以及利用价值的水文数据及资料，是开展各项水文工作的基础依据。基层水文单位直接负责有关水文站测验报汛的任务，能够在第一时间掌握第一手的水文资料，将这些水文资料加以整理形成专业的水文勘测档案，既能够为上级水文工作安排提供基础数据支撑，同时又能够为更好地指导和开展防汛抗洪工作提供理论依据[1]。因此基层水文单位要重视水文勘测档案的管理，整理和利用好这一重要的信息资源，为我国水文事业的健康发展奠定重要基础。

1 基层水文勘测档案整理的主要内容分析

1.1 原始水文资料

原始水文资料是基层水文勘测档案的重要组成部分，由于水文勘测是一项长期性和系统性的工作，相应的水文信息、数据在不断的变化和更新，在新的勘察资料形成的基础上，也会产生大量的原始水文资料档案[2]。这些原始水文资料具有永久保存的价值，这些原始水文资料就反映了历史真实的水文记录，有非常重要的科学考察与参考价值。原始水文资料大部分以纸质档案的形式呈现，以文字记录为主要载体，在进行档案整理时要注意对纸质档案的保护。

1.2 水文年鉴资料

水文年鉴资料构成基层水文勘测档案的基础，水文年鉴资料主要就是以年为单位，对每一年的水文数据进行严格的分析与整理编辑，最终以统一的图表形式来进行呈现，也是最为直观、最有参考价值的水文勘测资料[3]。通过对水文年鉴资料的归档整理，能够更好的分析和预测水文信息，为防汛抗洪、水利资源开发以及相关的水利基础设施工程建设提供科学依据。

1.3 水文测站资料

水文测站资料同样是基层水文勘测档案的构成主体，水文测站资料主要就包括对每一个水文监测站的设站年份、管理人员、流域基本信息、地理位置、测站的基面和水准点，以及每一个水文监测站所获得的历史数据，包括历史洪水水位、最大径流量、泥沙含量、降水量、地下水位、蒸发量等等，同时还包括一些河段的基本断面以及平面图[4]。由于水文测站资料所囊括的内容比较广泛，因此在进行相关内容的归档整理时，需要档案管理人员具有一定的专业知识和能力，确保水文勘测档案的准确性和完整性。

1.4 水文电子资料

伴随着信息技术的不断发展，在进行水文勘测的过程中也逐渐运用到一些智能化和自动化的监测仪器，这就使得在进行水文监测档案整理的过程中会使用到一些必要的数据文件，从而生成水文电子资料。对这些电子资料加以整理和编辑，就会形成电子档案，电子档案的内容呈现更为丰富，除了基本的文字、图表以及数据之外，还会包括一些音频、视频等的资料，对计算机应用与操作的技术水平要求较高。

2 基层水文勘测档案管理的优化策略研究

2.1 健全和完善水文勘测档案管理规章制度

在明确基层水文勘测档案整理工作主要内容的基础上，要切实提高水文勘测档案管理质量和水平，就要提出档案管理的优化和改进建议。首先就要求基层水文单位进一步健全和完善水文勘测档案管理的各项规章制度，强化对水文勘测档案管理的重要性认知，提升水文勘测档案整理的规范化和专业化水平。基层水文勘测档案管理的基本规章制度当包含以下几个方面：第一就是文件资料的归档整理制度，无论是电子文件还是纸质文件应当严格的明确其归档的时间、范围以标准的格式，确保档案整理的统一性和规范性。第二就是水文勘测档案的保管制度，针对电子档案应当健全相应的网络安全防护体系，设立访问权限和等级，做好资料备份，谨防水文信息资料的丢失和泄 露[5]。针对纸质档案要严格库房以及设备管理，做好防火防盗、防水防潮、防虫害、防粉尘污染等的各项工作，对重要档案进行复印和扫描留存电子档案，以供查阅和翻看，防止纸质资料遭到损坏。第三就是建立严格的档案查阅和借阅制度，明确档案调取和查阅的流程和手续，进行查阅登记。第四就是强化水文勘测档案的保密制度，明确保密措施和保密要求。第五就是建立配套的岗位人员责任机制，将水文勘测档案管理的内容及职责要求和权限具体到人，一旦出现水文勘测档案失真、完整性缺失等的问题要进行严肃追责。

2.2 推进基层水文勘测档案的信息化建设

在进行基层水文勘测档案管理的过程中，要提升水文勘测档案整理和加工的效率，就要深入推进水文勘测档案的信息化建设，适应信息时代的需求，实现档案管理方式方法的创新。首先就要求基层水文单位投入专项资金，用于信息化档案管理的基础设施建设，引进各类软硬件设备，搭建相应的水文勘测档案信息化管理平台，开发水文勘测档案管理信息系统，实现对水文资料、测站信息的高效收集和整理，实现档案管理部门与其他各部门之间的有效沟通和联系，便于进行水文勘测档案的补充和完善[6]。其次是要构建水文勘测档案的专业数据库，能勘测到案整理的主要目的是实现对水文信息资源的共享，通过建立数据库便于进行对水文信息的编辑、检索和分析处理，能够为切实提升水文勘测档案的资源利用价值奠定重要基础。

2.3 提升基层水文勘测档案的利用价值

基层水文单位重视水文勘测档案整理工作的开展，除了要实现对水文信息的记录和留存之外，更重要的是充分的对水文勘测档案进行开发和利用，医生基层水文勘测档案管理工作的服务质量。这就要求基层水文单位要从人员管理入手，培养水文勘测档案管理人员的主动意识，变被动整理为主动服务，对相关的水文勘测档案根据年份、分类以及内容编制相应的文件目录、检索查询目录、专题目录等，给使用者更为方便快捷的调取和查阅服务，提升水文勘测档案的利用效率。除此之外，要求基层水文单位培养一支复合型的水文勘测档案管理队伍，要求工作人员既掌握专业的水文知识，又熟悉档案管理的业务流程，同时又具备计算机应用能力，能够发挥自身的优势对相应的水文勘测档案进行信息整理和编辑加工，参与编写档案参考资料，比如《水文大事记》等，实现对水文档案信息资料的深度开发和广泛利用。

3 结语

水文勘测档案整理能够为基层水文各项工作的开展提供必要的信息服务，要提升水文勘测档案管理的质量和水平，就要从制度建设、信息化建设、人才建设等几个方面入手，促使水文勘测档案整理不断朝着规范化、专业化、标准化、创新化的方向发展，推动新时期我国水文事业的健康发展。