新时代下国有企业档案优化利用探究

张玉群

（攀钢大酒店，四川 攀枝花 610000）

1 引言

档案工作在国有企业日常管理工作体系中占有不容忽视的地位并发挥出重要作用。在我国档案事业发展新时期内，国有企业必须紧跟国家档案事业发展的大趋势，充分运用档案信息化建设的基础条件，找准档案工作中的薄弱环节，积极探索档案利用的新方法新策略，推动国有企业档案管理高质量发展。

2 国有企业档案管理的重要性

国有企业发展历程长，企业规模大，业务类型多，这些特点决定了国有企业档案管理的事项和内容比一般企业更多。另一方面，国有企业档案管理无论对企业、行业、国家都有着重要意义。国有企业档案是反映国有企业发展历程的客观资料，久远的发展历程是国有企业文化和价值观的客观呈现，通过国有企业档案管理尤其是档案资源共享利用，能够使企业内部和外部人员更客观全面地了解国有企业的历史发展路程。以国有企业档案为载体能够更好地继承和发扬国有企业文化和价值观。另一方面，国有企业是巩固国家政党执政基础政治地位的重要力量，在国家发展过程中肩负着发展社会经济、壮大综合国力、保障改善民生的重要使命。国有企业档案中包含着重要企业生产经营业务的重要信息，这些信息资源的开发利用对于促进企业发展、推动行业进步、壮大国家综合实力无疑有着巨大的潜在推动作用。

3 国有企业档案工作中存在的问题

首先，企业人员对档案缺乏应有的认识。档案管理模式已经发生了巨大变化，信息化管理模式已经成为当下及未来国有企业档案管理的主要模式。而企业内部很多人员对档案管理尤其是信息化档案管理缺乏必要的认识。部分人员认为档案工作与自身的实际利益关系不大，因此对档案工作配合度不高，积极性不够，造成国有企业档案工作开展过程中受到阻力。

其次，信息化档案共享程度不足。信息化技术手段提升了档案管理的效率和准确率。但是在档案信息化建设进程中，很多电子档案存在信息孤岛的问题。电子档案大多是关于企业科技方面的资料，但是企业经营管理方面的档案较少。国有企业各个分公司、各个部门之间虽然建立了一定的档案对接机制，但是在档案共享方面还缺乏更加明确的工作机制，阻碍了国有企业档案资源的高效利用。

其三，档案管理队伍中存在部分人员因循守旧，学习能力不强，学习主动性不够的情况，造成档案管理人员的素质与国有企业档案管理工作的新标准和新要求产生矛盾。档案管理必须与国家档案事业的发展以及国有企业的生产经营发展状况相统一，必须以创新式的思维来对待工作。尤其是信息化档案建设进程的加快，传统档案工作中的知识和经验有很多已经不再适应当下和未来档案管理需求。在硬件设备使用维护方面，在电子档案的安全性方面都存在知识和技能的欠缺，这些都是国有企业档案管理人员需要强化的地方。此外，在档案利用方面，如何对档案进行筛选、对档案进行加工和提炼、提高档案开发和利用效率也是现阶段国有企业档案工作人员需要重点提升的能力素质。

4 新时代下国有企业档案优化利用策略

1）强化对档案的正确认识。国有企业在国家和行业发展中的特殊地位决定了国有企业档案及档案工作十分重要。为此，必须强化企业内部人员对档案的正确认识，从个人利益的视角中走出来，能够以集体利益、国家利益和社会利益来正确认识档案工作，从而在行动上积极配合和参与到国有企业档案工作中。通过企业网站进行档案知识宣传，在员工培训中渗透档案工作意义，增强企业员工对国有企业档案工作的思想认识。档案部门人员及时了解和学习国家档案事业的发展动向，结合国有企业档案工作状况，做好档案资讯和档案工作规划的宣传教育。

2）加快档案信息化建设。国有企业档案资源的开发利用效果在很大程度上取决于时间和空间的覆盖率，因此档案资源开发利用必须依靠信息化技术手段。围绕国家档案事业规划要求，认真贯彻落实国家档案部门制定的方针策略，加快推进国有企业档案信息化建设。一方面，从硬件设备设施方面进行完善和升级，另一方面加强对信息化档案的过程管控，完善档案信息化管理的标准和规范。结合当前的新媒体技术，对企业档案信息化系统的架构进行优化，完善硬件设施连接标准，对档案管理对象的分类编码、数据交换、安全技术、授权访问等内容制定具体的标准和作业流程，使企业信息化档案管理的硬件和软件资源优化匹配，为档案资源开发利用打好基础条件。

3）加强人员的管理与教育。针对当前国有企业档案工作人员在业务能力和素质方面薄弱或欠缺的方面采取针对性的提升。一方面，对信息化档案管理的知识、操作技术，如硬件软件使用和维护、电子档案安全管理技术等内容加强岗位培训。另一方面，从长期的档案管理目标出发，优化国有企业档案管理队伍结构。档案管理人员的学历层次、管理人员的年龄结构等都需要进行细致考虑，通过外部招聘的方式以及内部培养的方式，构建起稳健的国有企业档案管理队伍，形成梯度式发展，使国有企业档案管理队伍适应企业档案管理的新环境，满足档案管理的长远需求。

4）完善制度建设。档案信息化管理模式下，档案管理尤其是档案利用制度也要做出适应性调整。档案开发利用首要条件是丰富档案资源，为此进一步完善档案收集制度。通过加大档案收集力度、拓宽档案收集范围、延长档案收集周期，丰富国有企业档案资源，为档案开发利用奠定基础条件。档案收集制度中，对档案接收、档案征集制定具体的条例和内容，更有针对性地对不同载体类型的档案进行收集。完善档案资源整合制度。加快国有企业历史纸质档案的信息化进程，完善档案资源库。此外，制定档案服务制度，增强档案工作人员服务意识，提升档案资源服务水平。

5）创新档案利用方式。在信息技术的支持下，档案利用也逐渐向着信息化、智能化的方向发展。为了更好地发挥出档案资源的效果，国有企业档案部门应加强数据收集和数据挖掘。通过各种技术软件对用户数据进行分析，科学把握用户需求，提升档案资源供给的精确性和实效性。另一方面，利用新媒体技术创新档案服务方式。围绕不同需求或不同的用户群体，以更加适应用户的档案资源分享利用方式满足用户体验，在优质的档案服务水平下为用户提供更加主动、更加个性化的档案资源服务。

5 结语

如今，我国档案事业已经迈入到十四五规划发展的新阶段。为了推动国家档案事业高质量发展，国有企业档案管理部门及工作人员必须认真贯彻落实国家档案法和档案事业十四五规划的方针思路，在工作中常做常新，善于发现问题，积极探索方法和策略，加快弥补档案管理中的短板和弱项，在档案利用方面加大工作力度，全面推进档案利用体系建设进程。