事业单位档案数字化建设的路径

赵 娜

（黑河市爱辉区接待服务中心，黑龙江 黑河 164300）

在事业单位档案数字化建设过程中，将数字技术与档案管理工作相融合，档案以数字化形式表现出来。特别是电子档案的普及应用，电子档案即是档案数字化建设成果的重要体现。电子档案取代纸质档案，在实际工作中通过完成档案的数字化转化，实现对电子档案的有效保管。同时还要对电子文件进行归档，实现档案的集成化和一体化管理，促进档案效益的提升。

1 事业单位档案数字化建设的必要性

事业单位档案数字化管理是档案管理工作的必然发展趋势，通过加强档案数字化建设，可以有效的保证档案管理工作连贯性。由于事业单位档案管理内容十分复杂，在实际管理工作中需要耗费大量的时间和人力资源。通过应用数字化管理手段对档案进行管理，积极优化档案管理流程，全面促进档案管理工作效率的提高。传统档案管理工作中，档案查询和使用需要耗费大量的时间，这也导致档案管理工作量增加。利用数字化管理手段，直接输入关键词即能够查找到所需要的档案信息，确保档案信息价值的实现。而且针对电子档案信息，利用计算机和服务器即能够完成具体的档案管理工作，大幅度提高了档案管理效率，档案管理成本下降。并积极整合档案信息资源，档案管理工作呈现出集约化发展态势，有效的保证了档案价值的实现。

2 事业单位档案数字化建设的路径

2.1 明确档案数字化建设的目标

通过对事业单位档案数字化建设的目标进行明确，并与档案管理工作的实际情况相结合，积极推进档案数字化建设工作的有序开展。当前网络信息技术在社会各个领域广泛应用，因此在档案数字化建设工作开展过程中，需要将数字化和高效化作为具体的目标，促进档案管理工作的有序开展。而且在实际工作中，还需要进一步完善档案运行模式，将档案管理的功能效应更好的凸显出来，为事业单位各项工作的开展提供重要的信息保障。对于档案管理人员，不仅要转变档案管理理念，还要掌握数字化技术的应用优势，在实际工作中积极整合资源，更新自身的知识结构，促进档案数字化建设目标的实现。

2.2 构建档案数字化管理体系

信息技术有效的融入到事业单位档案数字化建设工作中来，全面提高档案数字化转化效率，并积极打造档案数字化管理体系，进一步细化数字化管理的具体规范和标准。而且在实际工作中，还要针对不同档案信息采取适宜的管理手段，建立责任制，明确岗位职责和责任。档案数字化建设离不开基础设施的支持，因此要加快配备完善的软硬件设施，并积极加以维护，为档案数字化建设夯实基础。

2.3 完善数字化管理制度

档案数字化建设工作的有序开展离不开完善的制度保障，在实际工作中，宜加快建立健全档案数字化管理制度，并对档案数字化管理流程进行规范，全面提高档案管理工作的整体水平。另外，档案数字化虽然为档案管理和利用提供了更多的便利性，但随之也带来严重的安全问题。这就需要在实际工作中在强化安全制度建设，进一步增强档案管理人员的责任意识和安全意识，促进档案数字化管理水平的全面提升。

2.4 实现系统之间的有效衔接

在事业单位档案管理系统建设过程中，积极应用先进技术手段，充分地发挥档案管理系统的优势作用，促进档案信息管理和服务水平的提升，实现档案信息的随时调阅和高效利用。而且在档案数字化建设工作推进过程中，系统的应用功能主要通过电子文件管理系统进行体现，因此在实际工作中，可以基于前端控制和文档一体化管理等原则，实现单位业务系统与电子文件管理系统之间的有效衔接，从而实现档案从采集至保存等整个环节的自动化，进一步保证档案信息的真实性和准确性。特别是自动整理元数据，也能够进一步促进档案管理效率的提升。而且为了实现档案信息共享，事业单位档案管理系统在不断完善的基础上，还要使档案管理系统与单位内部系统和外部管网进行有效衔接，构建档案信息共享服务平台，确保档案信息共享目标的实现。

2.5 重视数字技术功能的开发

档案工作开展过程中，需要积极开发数字技术的优势功能，更好地发挥其在数字化档案管理工作的优势。在实际工作中，档案管理人员要重视视图化功能的开发。传统档案多采用文字形式进行记录，但以文字形式记录的一些特殊信息往往会给利用者带来一定的难度。针对这种情况，在档案数字化管理工作中，档案管理人员可以采用思维导图、影像和图像等形式来记录档案信息，并科学对这些信息数据进行存储，全面提高档案信息利用效率。而且还要积极搭建档案信息资源库，将所有档案信息有效的录入其中，并与各部门的业务系统进行连接，在保证档案信息安全的基础，授予管理人员具体的访问权限。事业单位一些较为重要的档案信息，由于具有较强的保密性要求，因此在积极采取具体的加密处理技术，有效的保证这部分档案信息的安全性，避免出现泄露和丢失的问题。另外，还要重视数字技术智能归类功能的开发，根据档案信息的类型和内容进行智能分类，进一步简化档案管理流程，全面提高档案管理工作的质量。

3 结束语

在当前信息化时代环境下，数字化技术与档案管理工作的有效结合，有效地提高了档案管理的数字化水平，档案开发利用水平有了大幅度的提升。而且针对档案信息在云端进行存储，为档案信息的存储安全和调用的便捷性带来了较大的保障。档案数字化管理模式作为一种全新的档案管理模式，在事业单位档案管理工作中进行应用，可以为事业单位档案管理工作的科学发展打下良好的基础。因此在实际工作中，事业单位需要加大投入力度，积极构建档案管理平台，提高档案管理的数字化水平。而且在实际工作中，还要重视档案管理人员专业技能和综合素质的提升，充分地发挥出档案管理人员的联盟才智，使其在工作中进行不断创新，为档案管理质量的提升提供重要的保证。