信息化背景下事业单位文书档案管理的路径分析

周文罡

（黑龙江省自然资源调查院，黑龙江 哈尔滨 150036）

文书档案是在单位运营发展过程中形成的具有重要价值的信息资源，在事业单位发展过程中，所形成的文字档案数量不断增加，为了实现档案信息的有效利用，宜提高文书档案信息化管理水平，为文书档案调阅和服务工作提供更多的便捷性，确保文书档案实际效能的实现。

1 事业单位文书档案信息化管理的优势

1.1 提高文书档案管理的效率

传统事业单位文书档案管理工作多采用人工管理的方式，但随着事业单位发展过程中文书档案内容的不断增加，文书档案使用范围和使用频率不断增加，这也使传统管理模式越来越无法满足实际发展需求。通过应用信息化管理模式，在数据库中实现对文书档案的集约化管理，促进文书档案管理整体水平的提升。

1.2 增大文书档案信息存储量

事业单位文书档案数量不断增加，通过针对文书档案实现信息化管理，在数据库存储档案信息，不仅文书档案信息存储量会大幅度增加，还能够提高信息资源利用率，进一步丰富文书档案信息资源。

1.3 方便对文书档案执行操作

文书档案信息化管理的实现，借助于信息管理系统开展管理工作，可以为文书档案执行操作提供更多的便利性。在实际工作中实现了随时对文书档案查阅、更新和修改等操作，有利于文书档案管理水平的提升。

2 信息化背景下事业单位文书档案管理的路径

2.1 转变文书档案管理工作理念

随着办公自动化的普及应用，档案管理技术加快了发展的步伐。通过促进事业单位文书档案与办公自动化的深度融合。并重视先进管理理念和先进技术手段的应用，构建智能化的档案管理环境，实现档案信息的高效检索，努力提高文书档案管理服务水平，为文书档案的开发利用夯实基础。

2.2 建立现代化档案管理制度

基于信息化时代背景下，文书档案信息化管理离不开制度的保障。通过建立健全文书档案管理制度，并针对档案收集、存储、归档、检索和共享等环节的制度进行细化，实现文书档案的载波化管理。而且在实际工作中还要建立健全文书档案信息化建设的标准和规范，优化管理工作流程，加快推进信息化建设工作的规范化和标准化发展，提高文书档案信息化和数字化的发展水平。另外，在文书档案管理制度建设过程中，要与文书档案特点相结合，积极借鉴相关档案管理制度，提高制度的先进性，从而在实际工作中严格遵循制度要求进行，确保制度能够落实到位。

2.3 加强文书档案信息管理系统

建设文书档案信息管理系统建设具有长期性和系统性的特点，在实际工作开展过程中需要各部门的通力合作。在实际工作中要重视各种先进技术的灵活应用，事业单位还要结合自身的实际情况，确保系统与自身更具相符性。在系统建设过程中重视先进技术手段应用的同时，还要加快搭建档案信息数据库，为文书档案信息化管理水平的提升打下坚实的基础。

2.4 完善文书档案检索系统

文书档案管理工作的目的是信息的有效利用，在文书档案服务工作开展过程中，宜通过积极完善文书档案检索系统，全面提高信息检索工作的效率。在检索系统建设过程中，检索系统还要与文书档案管理和使用的需求相适应，进一步保障文书档案的完整性和安全性，同时还要为文书档案查找和归档提供更多的便利。实际文书档案可以划分为普通和重要两个级别，在文书档案管理系统建设过程中，要根据级别的不同来建立不同的管理信息检索系统。普通文书档案检索系统要尽量做到简洁，在具体查询相关信息时，只需要输入关键词即能够查找到所需要的信息。对于重要的文书档案，由于价值较大，而且具有较高的保密性，因此宜将纸质档案进行保存入库，在日常查阅时主要应用电子档案信息，而且档案信息查阅和利用需要由相关领导的签字，进一步保证档案信息的安全。

2.5 定期清理过期文档

由于一些文书档案存在过期或是无效的问题，特别是一些普通资料只是短期内有效，失去效用的文书档案不仅会占用存储空间，还会导致文书档案借阅和查找的难度增加。这就需要定期清理过期文书档案，全面提高文书档案管理工作的效率和质量。在具体实施过程中，要根据不同文档类型，采用不同的清理方法。对于纸质文书档案，宜采取二次利用的方法，确保达到节能环节的效果。电子档案可以强制删除，使档案管理系统能够腾出更多的存储空间。一些重要文档也存在一定的时效性，因此也需要对过期失效的文书进行清理。但在实际清一曝十寒稆要严格遵守具体的报批程序，整个销毁程序需要由工作人员进行监管，避免出现其他问题。

2.6 增强文书档案信息数据的安全

文书档案作为事业单位发展中较为重要的信息资源，需要加强对其管理。但文书档案管理工作具有保密性要求，这就需要加强对信息安全的重视。特别是在信息化时代背景下，档案信息化管理有效地提高了档案信息管理的水平，但同时也给文书档案带来了较大的安全威胁。因此要强化对文书档案信息数据安全的管理，并选择适宜的计算机网络操作系统，并做好网络设施的布置工作，积极采用先进的安全保护技术，进一步保证文书档案信息的安全。

2.7 提高管理人员的整体水平

在现代社会发展过程中，文书档案管理工作需要与时俱进，这也对档案工作者提出了更高的要求。在实际事业单位文书档案管理工作中，档案管理人员要重视自身知识结构的不断更新，积极参加各种培训和学习，夯实自身的技能，并通过不断学习来提升自身的综合素质，积极掌握信息化技术和先进设备，并在实际工作中灵活进行运用，从而为文书档案信息化管理目标的实现起到重要的助力支持。

3 结束语

信息化时代背景下，档案成为重要的信息资源，文书档案在事业单位发展中占据重要位置。随着文书档案重要性不断凸显出来，事业单位也越来越重视文书档案管理工作，并积极运用各种先进技术手段，提升文书档案管理的现代化水平，以此来促进文书档案的信息化、网络化发展，更好地发挥出文书档案的实际效能，为事业单位各项工作有序推进提供重要的信息保障。