新时期人事档案电子信息化管理探讨

刘 亚

（山东省单县中医医院，山东 菏泽 274300）

信息化时代，互联网是日常生活不可或缺的一部分。在科研、行政工作中，互联网代替传统模式，单位也在这方面投入很多人力、物力、财力。可在人事档案管理中，却未确定互联网的地位，人事档案管理还是采用传统的手工录入、数据统计模式。在信息化高速发展的当下，传统模式已经无法满足人事档案信息化管理。人事档案信息化管理能体现人事档案管理工作的专业价值，潜在优势，发展目标。

1 新时期人事档案电子信息化的必要性

随着信息化社会的到来，电子科技的普及使得人们的生活、工作方式发生了很多变化。比如，网上购物和快捷支付等等。目前，电子技术已经成为各行各业工作中的一大助力，但是仍有一些领域延续着过去传统的工作方式，如在人事档案管理领域，还在使用传统纸质档案存储的管理方式。在科技逐渐发展的条件下，人事档案管理者应该认识到电子技术的重要协助作用，思考如何将电子化、信息化技术应用到人事档案管理中，进而改变传统的档案管理模式这一重要问题。众所周知，传统纸质档案存储的管理方式会产生繁重的工作量，而档案信息量过大还可能导致档案存放的杂乱无章、进而出现信息共享率低和查询不方便的普遍现象。纸质档案的存储方式也很容易出现档案资料保存不完整和资料损坏等情况的发生。另外，在传统纸质档案管理中，还可能存在因人为因素造成信息不对称、信息失真、虚假等现象。因此在新时期的背景下，人事档案管理有必要从传统纸质档案管理向电子信息化管理迈进，人事档案电子信息化管理，就是以计算机为载体，以一个系统为依托，对各种信息进行集成处理，能够简化各种复杂数据，而在电子化和数字化的条件支撑下，对档案进行查阅也更为方便，不用再翻阅纸质档案，在网络上进行检索，信息能在最短时间内被查阅出来，同时有专门的人员对信息进行更新维护，极大地发挥出了档案的价值。

2 新时期下人事档案电子信息化管理的措施

2.1 建立完善电子档案管理系统

随着科技的发展，人事档案电子信息化与传统纸质档案相比具有种种优点，那么在这个新时期下，人事档案电子信息化将是必然的发展趋势和企业人事档案管理的重要发展方向。人事档案从传统纸质迈向电子信息化的过程中，发现了新问题。我们想要实现人事档案信息化管理，就需要将纸质档案转换为电子档案储存在计算机中，而这恰恰需要合适的系统为依托，才能进一步实现档案的电子信息化管理。也就是说，企业或集团想要人事档案电子化管理落地实施，其重中之重就是建立一个可靠的档案管理系统。想要建立可靠的档案管理系统，就需要企业在系统开发和管理方面投入足够的资金，还要引进技术型和管理型人才，才能建立一个集信息收集、档案分类、档案信息更改和查阅于一体的档案管理系统，满足人事档案电子信息化管理的要求。想要顺利完成档案信息化管理仅仅是在系统上进行资金投入是不够的，还需要进一步为档案管理工作配置合适的设备，还需要专门的人员定期对设备和系统进行维护，保证档案管理系统的正常运行。

2.2 提升人事档案管理人员的业务能力和综合素质

人事档案信息化管理者需要有强烈的责任感和管理意识，要有敏锐的洞察力和时代感。同时要具备较高的信息素养，能灵活、恰当地使用计算机。熟悉人事档案管理，对人事档案管理有独到见解，熟悉人事档案的收集和整理流程。同时，单位应提高人事档案管理人员的业务素质，定期组织其参加各种专业培训，接受最新的档案知识和管理技能。建立健全培训机制，增强管理者终身学习意识。单位还可以邀请信息技术操作和应用方面的专家对单位人事档案管理人员进行示范指导，使其清楚地掌握和运用信息技术档案管理方法，掌握如何操作信息系统，并科学规范地处理。

2.3 提供多元化人事档案信息服务

传统人事档案管理被认为是较为“清闲”的工作，也就是说人事档案工作内容相对较少，能够提供的信息服务比较有限，在当前信息化的视野下，应积极提供多元化信息服务。首先，做好本单位人事档案基础服务，为人事档案的管理和查询设置明确的流程，提升人事档案调取效率，为单位日常人事管理工作提供便利。其次，对人事档案信息开展资料分析与数据发掘工作，利用可视化等数据处理技术，从宏观角度分析本单位特点时间段内在职员工基本情况、流动情况以及未来发展方向等等，从微观角度对比分析每一名职工的工作水平以及为单位带来的效益，为公平竞争、科学绩效提供数据支持。最后，基于多样化的需求开展个性化档案服务，例如简化档案检索功能、添加关键词搜索入口、增设档案调取痕迹记录功能等等，为事业单位提供个性化、多元化、智能化的人事档案信息服务。

2.4 加强网络信息安全保护

企业人事档案是企业发展中各种人事资源的集中体现，信息化管理时需要使用计算机技术进行，数据信息通过网络进行传播保证安全性是重要问题。企业要构建科学完善的网络安全防御机制，以此来保障企业人事信息的保密性，防止人事档案数据信息的丢失、人为泄漏。可以安装防火墙和杀毒软件，并定期进行检查，从源头上扼杀网络风险。

3 结束语

综上所述，人事档案管理工作是单位人事管理工作中的重要部分，应积极推动单位人事档案管理工作朝着信息化、标准化、规范化方面可持续发展。随着日新月异的社会发展，社会各项建设的现代化进程加速，这意味着关乎个人身份的人事档案管理工作需要时刻保持先进性，提高人事档案管理的现代化建设水平，使人事档案管理实现信息化，从而最大可能地体现人事档案资源的价值。