信息化背景下的不动产登记档案管理探究

张 钰

（德州市自然资源局不动产登记中心，山东 德州 253000）

1 不动产登记档案实施信息化管理的意义

在信息化背景下，在不动产登记档案管理过程中，建立部门间数据共享平台，建立部门间信息共享与整合机制，能够更好地为民众提供便利条件，切实改变传统管理方式的“孤岛”现象，方便企业和群众办事。在信息化的背景下，可以充分利用“互联网+”的管理手段，充分利用互联网、大数据、人脸识别、网上支付等多种技术手段，在不同条件下实现便利服务。同时，能够真正减少传统管理方式中存在的环节多、流程乱的现象，不仅能减轻管理智能化带来的工作负担，还能更快更好地为群众服务，提高行政效率，推动不动产行业健康发展。

2 坚持标准化建设

在以往的不动产登记工作中，没有设立专门的统计和管理部门，又由于各部门管理制度不统一，造成不动产登记档案管理工作职责分散，管理力度不够，缺乏统一标准，因此，登记档案中信息的真实性和准确性还有待于进一步研究。在信息时代，不动产登记管理工作应加强信息化技术的应用，先收集资料，再分类汇总，形成一个一体化的信息资源共享平台，从而在一定程度上提高登记管理工作效率。不动产登记档案管理坚持标准化建设的要求，可从三个方面入手：

1）协调管理标准。第一，统一不动产登记档案管理业务流程规范。在登记相关信息时，应明确填写相关信息，确保信息真实、准确、有效，规范登记信息的格式标准。此外，在建立网上信息资源共享平台过程中，统一采用信息化管理方式，将不动产登记档案相关信息输入系统，并提出业务统一规划方案，合理利用信息技术，使每份档案都能找到出处，标注相应信息，方便后期档案查询，提高不动产登记档案管理的效率。

2）加强信息处理工作。首先，对不动产登记档案管理中收集到的数据资料进行分类整理，并整合到一个统一的信息平台上；利用统计技术分析不同领域的档案数据，包括档案数量、档案完整性等；其次，加强信息迁移方面的研究，建立一体化系统，以保证不动产登记档案信息资料在迁移过程中不出现任何差错，提高不动产登记档案管理工作的质量。

3）加强档案检查。如果在不动产登记档案管理工作中，需要迁移档案，迁移后应加强档案检查，合理利用大数据信息化技术，采用有效的检索手段，对档案的内容、数量、数据的准确性和完整性进行检查，避免档案查阅出现数据错漏现象。

3 坚持数字化管理

1）不动产项目前置登记档案数字化管理。利用信息化手段管理不动产登记档案，主要是规范不动产登记过程中的相关环节，在保证工作质量的基础上，达到提高工作效率的目的。对不动产前置登记档案进行数字化管理的具体做法是：在业务受理过程中，申请人提交不动产前置登记资料时，相关工作人员应着重于审核环节，明确提出审核要求，并将相关数据输入共享信息平台，以便日后使用；在业务前置扫描中，数字化管理的重点在于信息技术的应用，扫描后的信息资料应自动与登记项关联，便于查询。

2）不动产登记档案数字化管理。以往不动产登记档案的管理，以纸质档案为主。由于纸质档案的特殊性，在保存方式、保存环境、日常管理等方面都有较高的要求，如果管理不当，极易造成不动产登记档案内容价值过大或丢失。利用数字化管理模式，对不动产登记档案进行信息登录、储存、整合、分类，加强信息集成系统建设，进一步推广不动产登记档案数字化管理技术，提高不动产登记档案管理水平，保证不动产登记档案管理的正确性和科学性。

4 创新服务模式

1）合理应用”互联网+”模式。“互联网+”模式的出现，促使众多行业开始走上转型的道路，不动产登记档案管理也要适应社会发展的需要，走“互联网+”模式，发挥档案管理的价值。恰当地使用“互联网+”模式，可以改变传统的申请提交方式，使申请人能够在线提交相关材料，并通过短信、网站查询、微信公众号等方式，实现申请人和房地产企业之间的有效联系，避免繁琐的环节，节约申请人的时间。

2）提供自助式档案查询服务。为了方便不动产档案的登记和查询，在档案管理工作中，应多考虑用户的需求，可以在人口较多的地方，为用户提供自助查询服务。同时，基于信息化技术的应用，通过手机扫码、身份证验证码等方式进行身份识别，使用户可以对自己需要的房产档案进行查询，并打印查询结果。

3）确保不动产登记信息的安全。数字化技术的快速发展，给不动产登记档案管理工作带来了新的机遇，但同时也带来了诸多风险，不动产登记档案信息的失窃、泄密现象时有发生。因此，在数字化信息化应用过程中，必须加强安全管理体系建设，提高安全水平，以共享数据信息为基础，确保不动产登记信息的安全。

5 培养专业人才

1）人才队伍建设目标。为保证不动产登记档案管理达到长期的战略目标，必须加强人才队伍建设。在不动产登记档案管理工作中，应以综合型、专业型高素质人才为培养目标，从根本上提高人才队伍的整体素质，既要掌握信息技术手段，又要有较好的现代化管理水平，以适应不动产登记档案管理工作的需要，促进不动产登记档案管理行业的快速发展，为产业转型打下坚实的基础。

2）注重专业人才的培养。加强对不动产登记档案管理人员的培训，按专业分类实施培训战略，同时借鉴其他管理部门的先进经验，通过培训讲座、专家讲课、集中培训、择优选拔、重点培养等途径，提高不动产登记档案管理人员的综合素质，增强其基本理论知识储备，更好地为实际工作服务。在培养专业人才的过程中，档案管理员也能反省自己的行为，纠正不规范的工作环节，提高工作效率，同时保证信息档案处理过程的安全。

3）引进高素质的管理人才。在重视专业人才培养的同时，大力引进高素质管理人才，是建立人才队伍建设目标实现的重要保证。房产登记档案管理工作中引进的管理人才，应符合岗位要求，掌握一定的信息技术，具备档案管理方面的专业技能和相关经验。

6 加大信息化设备的资金投入

要有效提高不动产登记档案信息查询速度，必须在引进先进信息化设备的同时，引进先进的档案管理技术，运用这些图形、表格处理技术，对不动产登记档案进行分类整理。不动产档案管理员应认识到档案管理信息化的必要性，不断更新档案管理理念，充分突破传统档案管理的局限，在工作实践中不断加强信息化技术与档案管理工作的有效融合，切实优化档案信息管理模式和手段，不断提高不动产登记档案管理工作的质量和水平。

7 结束语

总的来说，不动产登记档案信息化管理工作任重而道远，要从多方面、多角度进行分析，完善档案管理工作的内容，提高档案管理质量，确保相关登记和查询业务的正常运转，才能保证不动产登记档案管理工作的有序开展。