档案管理信息化是档案管理的发展趋势

赛毛措

（青海省海南藏族自治州共和县档案馆，青海 海南藏族自治州 813099）

计算机和网络的发展极大的加快了社会发展和经济进步，值得一提的是，在档案管理方面，网络信息发挥了不可磨灭的作用，也使原本传统的档案管理变成数字化，科学化。所以，将新一代档案管理信息化代替传统的档案管理方法具有重大意义，因此，档案管理信息化是世界潮流的必然趋势。同时，更好的改革档案管理信息化，找到档案管理信息化中存在的各种问题、各种影响因素，有助于更好的、更加全面的发展和使用档案管理信息化技术。

1 档案信息化管理的必要性

目前，中国的互联网技术取得巨大的进步，科学技术得到快速提高，信息技术也在我国的档案管理当中得到了大范围的使用，努力在很大程度上增大了档案管理的有效性。通过使用网络信息化技术可以更好地加快档案信息的收集速度。在以前的档案收集的工作中，面对各种各样的问题和困难都不能极好的处理和解决，但是在应用档案管理信息化之后，大部分的问题都迎刃而解，大家可以使用网络将自己的档案信息随时上传到档案管理系统，也可以快速的访问传送过的档案信息。互联网可以更加高效的传送和访问文件，极大地增强了工作效率和减少工作人员的工作压力。

我国过去的档案管理方法太过繁琐和复杂，管理手段有限。由于缺乏时间和空间，档案管理工作进展缓慢。如何有效提高档案管理信息的利用率是一个难题，解决这个问题的最好方法就需要工作者积极的研究和实现管理信息科学的发展，从而实现管理信息化的目标。在档案管理的工作中，对计算机信息技术正确的利用和处理，可以更好地让档案管理工作顺利地开展，工作人员通过数字信息分享储存在网络中的数据，达到让每一个用户都能访问档案信息，工作人员也可以使用特殊的账号密码任何时候提取当中的数据。然后使用网络技术实现在数据中增加搜索引擎功能，更好地提供给客户和内部管理人员更好的寻找自己所需要的档案，相比于传统档案信息，这种方式更好地提高了查询速度和浏览效率。

2 档案信息化发展的影响因素

2.1 档案信息化发展的水平因素

现在的中国存在着经济差距，各个城市，各个地区所使用的档案信息管理都不一样，信息化建设进度也都没有达到统一，更重要的是，每个地区的档案管理工作者的文化和操作有一定的差距，进而使每个地区的档案进展工作和办事效率都存在着很大的分级问题，经济差距水平是档案管理的一大难题。当然，有一部分经济较好的城市尝试着新的网络档案管理方法，但是面对新的事物，许多工作者面对这么一个新的家伙，都无计可施，只能重新进行培训，学习如何操作，如何使用。而对于一些高水平工作者，面对新的工作方式，他们需要更好地适应新的工作环境。然而在一些三线甚至四线城市，他们还在使用离线操作，而且政府只是提供给他们一整套完整的档案管理信息化系统，拥有这种而没有使用，极大的阻碍了档案管理信息化的发展和档案管理的工作效率。

2.2 档案信息化发展的认知因素

因为档案管理信息化是一种新的操作方式，所以相对于传统的档案管理来说新的信息化管理存在着巨大的差异，有着非常大的不同，面对管理的思路和方式也有很大的不同。一些工作者并没有感受到新科技带来的便捷，而且也没有认识到信息化带来的重要性和必要性，面对新的事物，并没有认识到新型档案管理信息化的必要。关于工作者对信息化发展的认知问题，第一，面对一种新的工作手段，而且能够快速的便捷的提高工作效率，前提是认真学习使用方法和操作流程。第二，档案信息化应用能够让中国甚至世界的档案信息在同一个系统当中，任何有权限的人都能在其中查看，让每一个档案都有它自己的价值。然而，还是有的工作者没有意识到这几个问题，在这个强者生存的时代，顺着时代的改变而改变才能更加长远的走下去。

3 推动档案管理信息化的措施

3.1 培养信息化档案人才

面对新的工作设备，工作者就需要改变自己的工作思路，将传统的管理变成网络信息化管理，在以前的工作中，工作人员都是根据自己几年甚至几十年的工作经历来为客户服务，然而他们面对数字化，信息化这些东西都用之甚微，所以当新的工作方式来临的时候，工作者应该做的就是积极学习其中的知识，更加努力的变成一个新的信息化档案管理人才。更应该积极参加档案信息化管理培训，改变自己的工作态度和工作思路，面对各种突发状况可以更好地处理。更要增加对档案工作者的选拔条件考核，尽可能的招聘对互联网，计算机比较了解的应聘者，再对他们进行考核，择优录取。

3.2 配备统一、专业的软硬件设备

面对新的档案管理方法，重要的不是工作者的操作。为了让档案信息化更好的普及和实施，在硬件上就应该下功夫，这就需要在培养信息化档案人才的同时加大投入和生产相对应的档案管理计算机工具。硬件方面，使用高科技高顶尖的计算机电脑，数据庞大的信息储存库和更加精准和方便快捷的识别系统，就能更加方便的让工作者面对一些繁琐和复杂的档案工作时更加方便，不会因为系统卡顿导致业务进展缓慢，更重要的是，面对一些高精尖技术应用都需要大量的资金，这就需要上级增加对档案管理方面的资金投入，增加给工作者提供新型工作的使用机会和人才培养都需要相关部门的配合。软件方面，对于各种新型网络工具，相关部门需要做的就是检查漏洞，避免工作者工作时遇到网络问题或者软件问题造成工作进度的滞留和缓慢。这就需要专业的软件团队面对档案管理信息化时紧跟时代步伐，面对一些新的问题快速和准确有效的给出处理方案，提高工作者在档案管理软件的使用体验。

3.3 档案信息管理的统一规范化

面对各个地区经济发展不同的影响，档案信息的工作开展存在着各种各样的问题，而面对这种问题，更好的解决方法就是形成统一规范的信息管理方法规章制度，建立起有组织有科学方法的管理规范，制定科学的工作方法，面对一些突发状况，提前成立突发状况应对小组。并且积极应用现代信息技术更好的优化管理制度，更好的在档案管理信息化中取得更好的进步和给客户有更好的使用体验。然后，面对一些消极工作人员也应该建立对应的监管机构，成立专门的督察部门对工作人员起到督促和管理作用。档案管理的统一是档案管理信息化的基本保障，是一切工作的前提，巧妙地运用以前的知识和技巧来面对现在所存在的各种问题，就需要工作人员将现代科技和优秀的管理统一化淋漓 尽致的表现出来，才能更好地让档案管理信息化越走越远，越走越好。

4 结束语

现在经济潮流向着高科技、高效率靠拢，网络信息技术和互联网深入人心，已经成为生活中的一部分，而且也在信息交流方面起到决定中的作用。因此，档案管理信息化已经成为世界科技潮流发现的必然前进方向，时代在向着快捷前进，而档案管理信息化就是时代进步的果实。