信息技术在事业单位档案管理中的应用讨论

田 雪

（通榆县退役军人服务中心，吉林 白城 137200）

信息技术时代的到来，事业单位的档案管理工作融入信息化技术和手段，事业单位档案的信息化管理是指利用计算机等智能化工具代替人工对档案实施管理，是一种创新的管理模式，与传统的档案管理方式相比，能够极大降低事业单位档案管理工作的人力和物力投入，更好的落实事业单位的档案管理工作，提升档案管理工作的高效性和规范性。为此，工作人员需积极探索档案信息化管理，制定合理规划，确保档案信息化管理工作持续稳步推进。

1 事业单位档案管理工作的内涵

事业单位的档案管理工作是事业单位一项重要工作组成，档案管理工作不仅追求规范整理、归档保存等，同时还要注重调用灵活性，操作简单方便等特点。档案管理工作主要包括以下几个方面的管理：合同材料、单位内部上下级之间的文件往来、单位相关建设项目的证明材料、财务部门的单据与报表、研究性报告、单位决策以及单位工作人员的调动资料等。

随着社会科学技术和经济水平的上升，我国逐渐增强了对信息的重视程度，这对于档案管理工作，同样有较大影响。在这种社会环境下，事业单位应重视档案管理工作的完善和创新。现阶段，事业单位中的档案管理工作，主要负责保管资料或文件，或业务往来中的产生的各种资料、工作规范、条例、会议记录、财务报表等。上述类型资料的管理，都是档案管理部门日常工作，文件数量较多，而且种类繁杂，因此档案管理部门日常工作并不轻松，在保证工作细致入微的同时，还应保证较强专业性，且需要具备较多工作经验，可以在确定档案资料类型的基础上，从速归纳资料，并保证资料可以妥善分门别类。另外，应当保存档案的扫描件，防止原件丢失，丢失全部资料。

当前事业单位发展背景下，档案管理工作内容也存在较大改变，传统档案管理工作方式，已经在信息资源量如此庞大的情况下，显得捉襟见肘，力不从心，尤其在调取和检索信息档案时，难以达到速度要求。这就需要档案管理工作重视调取过程的快捷性，实时调取档案，并降低调取的失误率。

2 事业单位档案管理信息化的意义

1）存储保管方面。随着档案信息化管理建设进程的加快，信息技术应用在档案管理之中，提高了档案管理工作的效率和质量。传统的档案管理，存放保存的载体主要是纸质材料，易受潮，破损，保存难度大且提取利用不便。由传统的人工录入存储转变为电子化录入方式，档案的载体发生改变，实现档案管理的无纸化和电子化，数字化和无纸化档案更易存储和保管，不会造成档案的损毁或缺失，同时节约存储空间，减少人力和物力的投入，节约了档案管理的各项投入。

2）提档利用方面。以纸质载体存放的档案，耗费空间，查找提取费时耗力，管理工作人员工作强度大且工作效率低下，档案难以进行细化分类。信息技术和手段的介入，利用信息化管理系统，使众多的档案按照一定顺序和规律整理和排列，提取时只需输入关键词，就可以轻松获取需要的档案，提升档案管理工作的高效性，优化服务水平。

3 事业单位档案管理信息化存在的问题

1）缺乏档案管理信息化观念。档案管理部门员工相对年龄较大，对于新兴技术知识接受能力弱，甚至认为利用信息技术管理档案存在安全风险。事业单位的领导受传统档案管理意识的束缚，缺乏创新管理意识，信息化管理意识不足，进而影响信息技术在事业单位中的应用[1]。

2）缺乏专业信息技术人才。事业单位档案管理部门专业技术人才的缺失是制约档案管理工作发展的重要因素，人才建设培养机制和体制方面存在漏洞，人才选拔录用标准低等，人才队伍更新不及时，严重影响档案管理的信息化进程。

3）缺乏先进的办公硬件设施。信息技术在档案管理的应用，不但需要专业的人才，也需要相应的硬件配套。目前，一些一、二线城市基本实现了现代化办公设备的提供，但是一些县级市和偏远地区很难配备现代化的办公设备，加之信息化管理观念缺乏，设备更新不及时，导致信息技术的应用成为空谈。

4）档案文件储存方式安全性不强。相较于传统纸质档案，电子档案文件和资料的形式为电子版，在硬盘中存储，同样风险较大，若硬盘中毒，会直接威胁硬盘安全性，而且会存在黑客盗取的可能性。

4 加强信息技术在档案管理中应用的措施

1）强化档案管理信息化意识。观念是行动的先导。先进的、现代化、信息化的管理观念是优化档案管理的根本。在传统的档案管理工作中，部分领导信息化意识薄弱，创新意识缺乏，认为档案管理工作只是对档案的保管和储存，不愿意投入更多经费和人才培养，导致档案信息化管理流于形式[2]。同时，一些档案管理工作人员信息化理念认知、新思想、新思维和整体信息技术知识储备薄弱。为此，强化档案管理信息化意识，从上往下使整个事业单位档案管理部门认识信息技术在档案管理工作中的重要性，深入开展调研工作，制定科学合理的信息技术应用管理的总体规划，设立工作目标，使信息化档案管理工作有据可循，逐步持续推进。

2）强化人才队伍建设。人才是第一生产力，专业的信息技术人才是推进档案管理信息化建设的关键。加强对人才的培养和引进，具体在实践过程中重视培训，加强对先进、专业档案信息化管理知识学习掌握，并设立考核检验学习成果，同时要把所学用到实际工作中[3]。设立严格的考核评价体系，形成倒逼机制，促使工作人员的管理工作水平提升。

3）强化档案信息化管理的基础设施建设。实施档案信息化管理，不仅需要人才软件方面的支持，更离不开硬件基础的支持[4]。目前，部分事业单位档案管理部门设备陈旧，维修不及时，制约档案管理的信息化建设进程。为此，要加大资金投入，引进先进、现代化的计算机设备，及时维修设备。

4）健全信息化档案管理制度。统一、规范档案信息化管理标准能较好约束、规范档案管理工作，利用相关制度和奖惩机制设立，帮助管理人员树立正确的观念，激发利用信息技术管理档案的主动性，提升档案管理工作的效能[5]。

5 结语

随着社会改革的不断深入，网络技术的进步，积极利用信息技术管理档案是社会发展的必然需求，强化档案管理信息化意识，强化人才队伍建设，完备基础设施，健全信息化档案管理制度，将会使档案管理工作进入一个崭新的阶段。