基于大数据背景下民政档案管理工作创新策略

黄均华

（重庆市大足区人民政府龙岗街道办事处，重庆 402360）

民政档案涉及日常的民政工作，包括社团管理、最低生活保障、特困、临时救助等一些基本信息，传统的民政档案管理工作整体的效率比较低。在民政办公室中，档案管理是非常重要的组成部分，它对于各种数据的整理和分析，对于各种资料的记录和归档，对于各类文件和书籍的分类，在大数据的背景下，如果没有采用科学有效的档案管理方法，会面临着信息丢失、资料不全、查阅不便、保密档案泄露等诸多问题，严重影响民政办公室的正常运转。档案管理人员应该积极地发挥出信息技术的优势，对档案管理方法进行优化和改进，从而保证民政档案的进一步开发和利用，进而推动日常工作的开展。

1 大数据技术对档案管理的作用

随着信息技术的不断发展和创新，计算机技术在现代人们的生活中有着非常广泛的应用，信息和数据的不断积累，从而大数据技术应运而生，档案管理人员可以利用大数据技术开展民政工作相关信息的处理、分析和总结，同时也可以构建有关的档案数据库。在档案数据的处理过程中，包括了档案数据的管理、分析、整合、共享等等。大数据技术有几个鲜明的特点：首先是高效性，运用大数据技术来处理信息和数据时，可以节约大量的时间，整体的工作效率是非常高的。其次，数据量比较大，人们在利用大数据技术处理时，需要面临大量的数据，对于档案管理人员来说，整体的容错率较低。最后是多样化的特点，通常表现在于数据形式的多样化，数据类型多样化，现代计算机技术的不断发展，收集数据的来源更加广泛，这就导致数据的呈现形式越来越多。

2 民政档案管理工作所存在的问题分析

2.1 管理水平比较落后

在我国信息技术不断发展的背景下，很多档案管理技术和方法不断得在创新和完善。在大数据的背景下，民政档案管理技术也得到了进一步的创新，然而对于一些基层的民政档案管理部门来说，并没有得到充分的重视和利用，在信息技术的支撑下，一些基层的档案管理部门并没有进行档案管理工作的优化和创新，所采用的管理方法还比较落后，他们仍然是采用纸质档案来进行保存，纸质档案特别容易出现遗失，而且纸质档案储存时，需要一定的外部条件，如果环境因素没有办法满足的话，会导致纸质档案受损，遗失。虽然也有一些基层的民政档案管理部门使用了信息技术，但是并没有建立完善的管理制度，不能高效的保障民政档案管理的顺利开展，这也使得民政日常工作有所影响。

2.2 管理工作缺乏支撑

基层的民政档案管理部门，他们采用信息技术进行了档案管理工作，但是还是以电子文档为主，这类的电子文档如果并没有进行加密处理的话，特别容易改动，电子文档的改动是不容易被轻易发现的，这就会导致一些关键信息出现变动，影响对于信息的获取。虽然也有一些部门会采用相应的防盗防伪技术，如果用pdf，ceb等格式来替代word格式的话，虽然不允许在原文上进行编辑和改动，但是在文档读取方面也会有所差别。因此，电子文档相对于纸质文档来说，它的变动概率是比较大的，而且变动后人们发现的概率是比较小，这对于档案保密工作来说是非常危险的。

2.3 信息化建设比较缓慢

随着汇总的数据越来越广泛，所处理的数据工作量也越来越大，需要对数据进行高效的归档分类。对于民政管理部门来说，加强对数据的处理是非常重要的，它不仅承担着社会福利，最低生活保障，救济救灾，基层政权等多项工作，与此同时，它所涵盖的社会管理涉及人们生活的方方面面，范围比较广泛，所以就导致民政档案的数量和类别比较多。传统的民政档案管理工作以纸质为主，这些纸质档案是需要地方来储存的，如果一直采用纸质档案的话，需要成立专用的档案管理室开展档案储存，并且需要不断地扩大房间的面积和数量，这是非常浪费资源的。如果说要把这些纸质档案转化为电子档案，需要专业的处理仪器，需要花费大量的人力，物力资源，这对于档案管理工作者来说，难度是非常大的。

3 创新民政档案管理工作的具体措施

基于以上内容的认识，我们了解到在目前民政档案管理工作中所存在的主要问题，档案管理工作人员要结合这些问题仔细地研究解决对策，研究这些问题产生的主要原因，并且积极发挥创新意识，提出档案管理工作的具体措施，以下将针对该内容进行分析。

3.1 提高民政档案管理的信息水平

在信息技术高速发展的大背景下，对于基层民政档案管理部门来说应该尽快的完成信息化和数字化的转变，首先应该在硬件设施设备上加强投入，引进一些专业化的硬件设备，其中就包括档案管理信息化的硬件设备，像基本的计算机储存设备，保密设备，数字化扫描设备，信息转化设备等等，这些也是支撑民政档案管理工作开展的重要基础。其次，需要对有关的软件进行一个建设，就包括文档管理系统，检索系统，档案管理系统等多个软件，需要相应的软件工程师和技术人员共同协作，研究出符合民政档案管理部门实际情况的档案管理系统。只有这样，才能不断的保障基层档案管理水平的提升，为民政档案信息化建设奠定坚实的基础。

3.2 健全和完善档案管理的规章制度

对于档案管理，完善档案管理的规章制度也是提高其管理质量的重要措施，要结合我国档案管理局所出台的指导意见，对于民政档案管理工作的有关内容进行完善，尤其是管理制度需要结合实际情况进行不断的优化。与此同时，还需要加强档案管理人员对于档案管理法律法规的学习，提高档案管理人员的专业认知，在制度的约束下开展档案管理工作。其次，需要不断的完善档案管理的保密系统，让档案在使用、储存过程中都能够更加顺畅。最后，需要结合民政档案管理工作的实际情况建立监督制度和责任制度，督导档案管理人员的工作情况，不断提升自主意识、保密意识，切实提高工作效率，进而推动相关工作的开展。

3.3 加强对民政档案管理的宣传

对于档案进行相应的管理是为了更好地保障民政档案管理工作的有效性，完整性、及时性。所以说档案管理工作人员应该对民政档案加强宣传，不仅仅局限于民政办公室，还要动员其他办公室，辖区所属的各个村社区，让其更好的运用到日常工作中，提高日常工作效率，进而提升为民服务的能力。

4 结束语

总而言之，现在人们要充分地利用大数据技术来进行民政档案管理工作的创新。利用大数据技术的高效性，海量性等特点，来对档案进行管理工作，不断完善有关的信息化管理的制度，提高档案管理的效率，推动民政档案管理工作的创新，提高我国的经济水平。