档案数字化管理体系建设问题研究

何 叶

（肇庆市档案馆，广东 肇庆 526000）

推动档案信息化建设工作可以提高业务办理效率，同时对人员档案信息进行动态化实时化管理，利用物联网技术实现数据的高效管理，信息化工作不仅是智慧化管理的重要组成部分，更是体现管理智能化水平的标志之一，需要多方部门的相互协作，共同实现我国档案系统信息化建设目标。

1 数字化管理体系建设的重要性

随着时代的发展，计算机技术的不断普及，信息技术成为人们生活中不可或缺的组成部门。在数字化档案管理中需要合理地运用到信息化手段，通过计算机模型的分析，利用大数据的观察，保证整体档案在集中处理环节的逻辑性，更好的发展各部门的协调工作，保障统计过程的有效进行。第一，信息化其实就是利用高科技手段对我们手上拥有的数据资料进行分析，对日常积累的数据进行归纳汇总，得出一个有效的管理调配方案。通过计算的分析可以帮助我们更好地了解实际情况，在后续的调用过程中管理人员能够快速了解到档案存储位置情况，对于存档过程中出现的问题能够及时发展及时解决，让管理层面更好地对全馆档案管理作出分析，从而实现存取的有效管理。第二，在当前的传统管理上会出现很多数据，各部门之间每天都有大量的数据要向管理层进行反馈，实际操作过程会因为数据的零散导致数据缺失或是遗漏，通过计算机可以把这些数据进行信息汇总，能够帮助管理部门更好地了解到关键问题，同时在办公上更加高效性，实现企业之间的联动，基层人员也能够对管理人员下达的指令快速做出反馈，使得整个项目能够更加规范化。

2 档案管理数字化建设的优势

1）加强对于档案管理信息化建设工作有助于我国档案管理制度的改革方案，可以不断更新思想不断发现制中存在的问题，同时在档案信息化管理上可以更加直观的观察档案统计的建设情况，做出大数据分析，档案管理要重视对于人员信息和相关填报信息，通过这些档案的深入分析，可以对未来的民生工程建设具有指导性作用。同时要完善基层档案管理体系的具体化实施，在各方面的数据上做到信息的准确性，可以进行相关分类统计，更加直观地了解到人们的真实需要，同时对于管理制度问题能够及时发现。

2）基层档案管理信息化建设能够提高工作效率，实施更加多元化信息化的管理工作，对于人员优化配置同时加强信息的准确性，通过信息的归纳总结反馈到一线工作人员的手中，可以加强他们的业务能力，同时为人民提供更加高效便捷的办理渠道。因此需要为档案管理工作制定相关的政策法规，不断完善该项目的可持续性和严谨性，帮助政府直观地了解人民群众的生活水平，不断完善民生问题的建设上具有较高的指导性作用。

3 档案数字化管理体系建设方针

1）建立完善的信息化平台。对于传统档案整理过程工作人员应该一边收集完善资料，一边建立电子档案，并定期对单位和个人进行相关信息复查，如果需要更正或改动要及时处理，对用户的信息要做到有证可查并，并确保信息更新的及时性。同时档案信息数量巨大，在很多方面都有重要的作用，利用率很高。所以，如何运用信息技术，建立高效、准确、便捷的检索数据库就非常重要。在数据库的建立中一定要设定明确的个人档案编号，可以在众多的档案信息中搜索关键词来快速查找到需要的信息，而对这些具体数据都能通过其中的某一个或者某几个关键词进行搜索查询，这样的方式就可以大大缩减服务人员的办事效率，提供更多的时间给到工作人员进行档案管理和整理的工作。同时，对于信息的动态更新也应该有相应的管理系统设置，实现数据动态更新，并通过3D模型的建立，为管理系统打造一个清晰真实的信息展示平台。比如，对于信息化数据库内的模块建设，可以请专业的技术人员进行平台的打造，设计电子档案的模板，在每一份档案的录入过程中，都需要录入常规的数据和内容，这些内容都是上文提到过的重要编号和资料，包括图片和照片，也应该有相应的位置进行登记和填写，并做好专业的检索，在查询者需要进行查询时，工作人员帮助检索其中一个相关内容就可以检索到电子档案，这样的方式可以提高档案的管理效率。

2）强化基础业务。由于管理资料的复杂性，要落实好档案管理工作，首要做的事情就是需要收集资料。而收集工作是一个比较繁杂的工作，因为档案的资源来源是多渠道，这就需要档案管理部门要从多渠道进行资料的收集和归纳。这样的做法可以改变传统方式一个个对人员进行登记和保存，让专人负责专项工作，渠道一使用一个专员进行沟通相应的档案资料，渠道二使用另一个专员沟通协调另外一项档案资料，这样以此类推，当积累一定量之后专员对自己的渠道就掌握的非常好，这时候就可以通过带新人的方式来推进工作的进度，让不同的专员小组与自己对应的渠道进行沟通协商，这样的方式可以让资料收集的速度加快，办事效率也大大提高。除此之外，管理人员还是要做好档案的整理和编目工作，这些基础档案管理工作都应该落实到人头去负责。比如对于企业来说，柜面咨询的服务是必要的，但在这一块本文在后面会提到如何改进，企业要做好服务工作，其中也就包括房产档案管理这一块，派遣优秀员工是目前档案管理工作的重要任务，只有在确保对档案管理工作进行有效的日常监督和检查，才能保证管理人员的工作完成度，以及资料的完整性，对内容、质量有问题的档案要及时进行清理和完善，最终交回的档案一定是保证资料完整无误，所有资料都应该有效的情况下才可以入库归档，所以，优秀员工的重要性毋庸置疑，同时，对于送到档案室的档案要进行编号，最后放到文件柜相应的位置上，并建立一本目录检索，方便有人咨询的时候能快速查找到相应的档案。

3）优化网络系统建设。将档案数据库进行局域网连接，互联网技术的不断发展，在处理数据的方式上也是较多的运用到了信息技术手段，要求相关档案管理部门充分利用网络手段，建成网络信息化的管理方式，帮助客户能够更加便捷高效的办理业务，实现客户在足不出户的情况下进行手机办公。在人员管理方面要定期对工作人员进行符合时代化的培训工作，要求相关人员掌握一定的专业技能，能够更好地投入到为人民服务中。档案管理工作也需要有一个健全机制，对于打印出来的档案，不可随意丢弃，如果咨询者废弃掉档案复印件，需要进行粉碎或者盖上一个作废字样的鲜章，另外，对于需要的档案文件，档案管理人员也应该出具相应的章来证明档案的真实性，这样的操作会大大缩短咨询者的办理时间，也会帮助档案管理人员快速完成任务，提高整体服务水平。

4 结束语

综上所述，管理部门要认清档案管理的现状，着手加强档案管理，认真分析管理中可能存在的问题和原因，并针对性的将问题一一解决，提高档案管理的质量，同时，利用信息化技术让查询工作能够更加便捷，脱离人手不足的困境，让人力资源都用在更需要精细化管理的工作之中。