浅议信息化背景下企业档案管理的改革措施

罗 代

（湘潭市中环水务有限公司，湖南 湘潭 411100）

新时代已经全面进入信息化社会，企业面临的发展境况，将趋向日益复杂，迎来机遇与挑战并存的时代。企业生产或经营决策，需要借力信息技术。企业档案是真实记录企业日常管理和生产或经营发展的资料，也是企业相对重要的信息资源，对促进企业发展，具有比较重要的参考价值，也是一种重要的凭证性价值。所以，在信息化背景下，需要企业强化档案管理方面的信息化建设，用以提升企业档案管理效率，发挥企业档案价值，促进企业获得长足发展。

1 企业档案管理信息化建设的必要性

1.1 可以不断扩大档案数据规模

规范化的企业档案管理，需要对生产或经营活动中产生的各种数据或操作，实施记录并存档。企业的生产或经营规模会逐渐扩大，以往传统纸质档案管理模式，已然不再适应现代企业档案管理工作。信息技术与网络技术都在快速发展，企业内部各项工作同样需要实现信息化转型。企业档案管理愈加需要高效快捷的档案数据收集，以利实现档案数据的可靠真实准确性。企业档案数据规模在不断扩大，档案类型同样趋向多样复杂，实现企业档案管理信息化，可提升企业档案管理信息化水平。

1.2 可优化企业档案管理办公环境

相对企业而言，运用信息化办公方式，有助于提升办公效率，并能保证各项办公工作内容进行有效衔接，也能促进企业生产或经营效率。针对企业档案管理，企业OA系统与档案管理系统实施有效对接，能实现企业财务数据的自动归档化，以此提高企业档案数据收集、处理、分类、分析、归档或使用效率。

1.3 发挥档案促进企业生产或经营发展作用

企业档案规整生产或经营活动数据愈加详细，就愈加利于企业规划生产或经营方案。传统纸质档案管理工作往往体现数据不足，难以有效发挥助力企业规划全面发展方案作用，而信息化档案管理则帮助企业决策者，对企业发展规划进行科学制定。所以，需要企业强化档案管理信息化建设。

2 信息化背景下企业档案管理的改革措施

2.1 重构企业档案管理流程

企业档案管理主要含有资料或数据的收集、整理、分析、归档或利用等流程，需要对这些档案管理流程，实施改革与优化。首先，改革与优化档案信息或数据收集流程。将档案信息或收集任务，下达到企业各部门，运用企业内部信息化系统，上传各类档案信息或数据，增强收集实效；其次，改革与优化档案信息或数据整理流程。企业档案信息或数据，需要根据具体情况，进行归类与划分，再构建不同文件夹，实施保存并备份。这就需要对各类档案信息或数据进行分类梳理，并进行认真录入，还要设置对应安全管理权限，用以提高企业档案信息与数据安全性；再次，认真检查企业档案信息或数据。需要档案管理人员，养成定期检查档案信息或数据工作习惯，对发现有的问题，积极联系企业内部所属部门，再次进行确认，用以保证信息或数据的准确真实性与完整性；最后，改革与优化档案信息或数据利用流程。调取利用档案信息或数据，需经档案管理人员允许并进行必要利用对接，审核利用人资格或权限，填写利用档案信息或数据内容或目的，并承诺履行保密义务。

2.2 有效收集或整合企业档案信息或数据资源

伴随企业生产或经营规模不断扩大，企业生产或经营活动会产生大量信息或数据，这些信息或数据是企业重要的软资源。所以，需要企业形成一套相对全面而具体的档案管理体制，意在有效收集或整合企业档案信息或数据资源。企业财务人员要养成每天归纳汇总相关档案信息或数据工作习惯，力争实现档案信息或数据的有效性与完整性；对企业发生的各类新信息或数据，进行认真检查、核对与甄别，进行随时及时录入；如果发生了档案信息或数据变动情况，要进行及时整理、删减或修改，确保企业档案信息或数据的准确性。针对企业人力资源信息或数据，同样要记载完整信息或数据，并对企业内部人员变动、流动与流失等信息或数据，进行准确及时记载录入，体现企业人力资源管理信息化。准确划分企业档案信息或数据管理标准，明确企业内部各部门档案信息或数据管理责任，避免信息或数据的重复录入，体现档案信息或数据管理质量。

2.3 提升档案服务企业发展能力

管理好企业档案，可给企业决策者或管理者提供详细、全面而具体的信息或数据，利于企业搞好生产或经营活动。仅就目前而言，企业档案服务内容或范围相对有限，一般仅是借阅服务，不能很好发挥档案作用。所以，需要提高档案服务企业发展能力。要优化档案服务能力。需要档案管理人员借助信息技术，运用信息快速检索、数据挖掘或信息全文检索等技术，提高档案服务效率。同时，还要依据企业发展实际，更多创设档案服务功能；强化档案信息科学梳理，适当放开档案信息或数据调阅权限，方便企业内部人员利用档案信息或数据，适当扩大档案信息或数据服务范围。

2.4 加强企业档案信息化标准机制建设

企业利用信息技术构建档案管理信息系统时，需要围绕企业档案信息化标准，进行档案信息体系建设。首先，需要编写详细信息或数据录入规程，并传达到企业内部各个部门，要求根据编写的规程，进行信息或数据的编辑，方便汇总、整理或录入；其次，制定档案信息或数据接收标准，确定信息或数据上传时间，用以确保信息或数据上传的及时性，利于企业档案管理人员及时保存档案信息或数据；最后，建立企业档案信息化管理标准，要求企业档案管理人员，必须根据管理标准，规范做好企业档案管理工作。

3 结束语

在信息化背景下，改革企业档案管理，需要充分利于信息技术，对企业档案信息或数据，进行快速收集、分析、归类、归纳、整理和汇总，并进行系统录入，以保证企业档案信息的真实性与完整性，为企业发展提供服务。