谈国有企业中档案信息化出现的问题及对策

吕婷婷

（天津水务集团有限公司，天津 300042）

所谓档案信息化，是指对档案进行数字化加工，进行一系列包括信息采集、处理转化、存储归档等全过程管理，让其档案具有可扩展性和实用性，实现企业资源共享，大幅度提升档案利用率。档案信息的数字化变革，改变了过去以纸质保管、实体呈现为主，转变为以数字化、网络化为核心的档案管理，这就要求国有企业顺应档案管理发展需求，转变思路，采用当代信息技术，开展档案信息化建设，从而提高档案管理工作的水平与质量。

1 创新国有企业档案管理的重要性

当前环境下，现代化信息手段已成为企业生存和发展的重要工具，档案资料是企业的重要知识资产和信息资源，涵盖了各个时期的生产建设、经营管理、科学研究等工作活动中形成的文献资料。创新国有企业档案管理工作，对提高企业决策水平和生产效率，促进企业发展发挥着重要作用，提供了强有力的信息支持。创新国有企业档案管理工作，在制定企业文化建设方案、提高企业软实力方面也起着重要的作用，是检验企业整体管理水平的抓手，是企业信息公开和现代化管理的重要基础。创新国有企业档案管理，不仅可以保证档案管理工作的准确率，满足档案管理的基本需求，对工作流程进行有效的监督和追溯，还可以降低人力和资源等方面的消耗，使档案管理实现由个别查找向系统整理提升，由简单汇总向专题研究提升，提供更多的“增值服务”，促进国有企业的长远发展。

2 国有企业档案信息化建设存在的问题

1）国有企业档案信息化建设发展极不均衡。当前，国有企业档案信息化建设水平不均衡，有的国有企业已经获得了较好的建设成果，正努力实现着档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化；有的国有企业却没有足够的资源和能力，使得国有企业档案管理信息化水平落后；甚至有的国有企业档案管理信息化建设还未启动，缺乏现代办公设备。有的国企虽然有信息化建设思路，有硬件支持，但缺乏整体规划计划，很多档案管理工作还靠传统的手工操作，工作效率低下，服务效率和服务水平都还停在较低层次。这种整体发展水平良莠不齐的现象，使得很多国有企业档案管理部门的档案信息资源无法进行共享，当需要进行信息的查询和使用的时候仍然非常繁琐，距离走向全面的信息化还有很长的路。

2）企业档案管理制度不完善。现代企业制度的不断发展需要对企业档案工作进行更加科学的规范，这主要体现在公司档案管理体制的逐步建立和完善上。但在国企改革实践中，普遍没有对档案管理给予足够的重视，有的还未建立与自身企业发展相适应的档案管理制度体系，有的档案管理制度不能根据国家政策的变化、企业管理的需要，及时对档案管理制度进行调整优化。档案作为现代企业的一种重要资产，是企业研发、生产、经营和管理活动等基础性管理工作的重要内容，如果不能建立并及时完善档案管理制度，就会导致档案管理工作缺乏科学、系统、严谨的工作流程，影响了档案的保护和利用，违背了新修订的《中华人民共和国档案法》中有关依法治档、科学管档的工作遵循。

3 加强国有企业档案信息化建设的对策措施

1）加大国有企业档案信息资源建设。“资源建设、开发利用”是档案管理的核心职能，国有企业档案信息资源是国有企业生产实践与企业员工脑力劳动的结晶，是一种知识资源，主要包括档案信息要素、人要素、技术要素及其他档案信息活动要素，并作为室藏档案实现数字化和电子文件的采集和接收。它是国有企业档案信息化建设取得成功与否的关键环节，也是衡量档案信息化水平高低的一个标杆。国有企业档案信息资源建设要做到：一是加强档案资源建设要从最基础性的工作做起，就是把收集作为档案管理的第一要务，以对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，加大接收力度，明确归档范围，保证档案的积累和收集齐全，做到应收尽收、应交尽交。档案的收集工作是档案资源开发利用的起点，档案部门及时、准确、客观的收集档案资源，丰富充实档案信息是档案资源建设的前提和基础。二是做好档案信息资源的开放利用工作。依照新档案法的规定，要注重对档案资源进行深度开发，通过整合、加工、编研，使档案服务实现由个别查找向系统整理提升，由简单汇总向专题研究提升，提供更多的“增值服务”。要处理好全面开发与保密的关系，积极稳妥地做好已经到期的档案开放和解密工作，以便更好地实现档案资源的利用价值。三是利用信息技术手段，助力档案信息资源的建设。要加大计算机、多媒体、网络技术、缩微技术等高新技术在档案管理工作的广泛运用。运用新技术助力档案数据库的建设，推动数字化、信息化档案馆藏建设，提高档案信息资源开发利用水平。四是优化开发利用信息资源环境。档案利用是档案管理工作的中心环节，也是开发利用档案信息资源的直接途径。国有企业档案部门要为利用者提供档案和各种相关服务，尽量优化开放利用信息资源的宽松环境。

2）树立信息化档案管理理念。理念是行为的先导，在计算机信息技术快速发展，档案信息化建设如火如荼的时代发展背景下，企业管理者以及档案工作者要在思想上牢固树立信息化管理理念，在思想上要高度重视档案信息化工作，将档案信息化纳入企业生产、经营和管理的各个方面，纳入企业各个岗位、部门的年度考核，并在人、财、物等方面加大信息化建设投入力度，筑牢企业信息化建设基础，做好企业信息化建设顶层设计，将档案信息化建设与企业长远发展规划有机结合起来，夯实企业档案信息化建设根基。

3）健全档案管理相关制度。国有企业档案管理工作的有效开展，离不开建立健全档案管理相关制度，这需要系统分析总结经验，根据时代发展的要求不断更新知识结构，建立档案工作责任制，依法制定切合实际需求的档案管理制度。首先，档案管理制度的内容应当充实完善，要覆盖档案管理的基础工作和开发利用工作，制度种类可以根据需要分为具体的管理规定、实施办法和细则等。其次，档案管理制度的制定应当符合实际，在总结以往的档案管理经验的基础上，征求各相关单位和部门意见，切忌照搬照抄，从而提高档案管理制度落实的可执行性和可操作性。最后，档案管理制度的修订要与时俱进，要符合国家相关法律及政策的新要求，要适应企业新发展需求。只有这样，国有企业档案管理工作在现代化信息社会的大背景下，才能够实现更加优化的管理模式，将档案管理工作的价值最大化发挥出来。

4 结语

对于国有企业档案管理来说，不在领导眼皮底下，不在生产一线，而是处于幕后，处于为其他各部门服务的地位，同时又承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的重任，这是档案工作者的政治责任和历史责任，也是档案工作者的初心和使命。我们要充分抓住信息化发展这次极其难得的机遇，正视面临的严峻挑战，抓住重点，理清思路，破除干扰，全力推动档案信息化建设，助推国有企业的高质量发展。