浅议“互联网+档案”信息化管理模式的发展方向

李 璐

（银川市口腔医院，宁夏 银川 750000）

当前大数据及互联网技术的广泛应用使得信息管理工作的信息量增加、信息类型多样化，在推进档案高质量发展中，现有档案管理传统理念和管理模式已无法满足目前社会对档案历史性、原始记录性、真实可靠性等要求，同时所处环境正在发生本质变化，因此更多的管理者、信息化开发研究人员开始将研究目标转向档案管理信息化发展。

1 “互联网+”下信息化档案管理存在的问题

1.1 信息化认识存在差距

有部分人没有在思想上认识到信息技术给社会带来的巨大影响，还存在依赖于习惯于传统的管理模式，无法将信息化建设与各项业务有机结合，如在人员信息、视频影像实况、会议记录以及社会事务动态管理等方面的信息数据收集、记录不准确、不及时、不完整等，造成先进信息技术应用未得到充分落实，给历史数据统计、查证带来困难。

1.2 标准化系统存在短板信息技术

在档案管理中的应用，离不开各系统数据库的支持和保障。利用档案管理系统数据库，将不同种类的数据信息录入至相应的数据库中，为档案信息化建设提供高质量的信息内容支持。但由于数据信息录入不准确，存在错录、漏录，以及档案管理数据信息库之间存在各自为阵现象，库与库之间、建库部门之间缺乏一套行之有效的标准化管理系统，档案存在大量的碎片化、非结构化信息，影响了档案信息化建设进程。

1.3 缺乏高层次档案管理专业人才

人才是社会进步的基石，大数据互联网时代催生档案管理信息化发展，更需要有技术、懂管理的高层次人才来实现管理工作的不断提质升级。但大部分传统档案管理工作人员是随着年龄增长从各业务部门调整过来的，缺乏档案专业知识和系统培训造成系统化的管理成为无稽之谈。专业程度不够的档案管理人员，只能承担资料的收集和装订，无法挖掘出一份档案资料背后的历史价值和重要意义，无法实现档案管理的专业性。

1.4 标准化系统存在短板信息技术

在档案管理中的应用，离不开各系统数据库的支持和保障。除此之外，利用档案管理系统数据库，将不同种类的数据信息录入至相应的数据库中，为档案信息化建设提供高质量的信息内容支持。但从现实来看，由于数据信息录入不准确，存在错录、漏录，以及档案管理数据信息库之间存在各自为阵的现象，库与库之间、建库部门之间缺乏一套行之有效的标准化管理系统，档案存在大量的碎片化、非结构化信息，影响了档案信息化建设进程。

2 档案数字化管理措施

2.1 管理系统已逐步整合办公自动化系统

按照国家、自治区、市档案管理部门各项政策要求，同时按照档案保密管理要求，在外部网络中我们应将各种数字档案信息管理系统所需要的信息采用物理隔离的方式切断一切关联。用计算机存储档案信息检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。但通常而言，研发设计所需要完成的档案管理与信息化办公自动化系统不仅仅是由一个软件企业所能够完成，两个系统之间存在着不一致的格式和标准，有时还会出现产生无法互操作的兼容性问题，在两个系统之间的连接、数据交流及移植等各个环节上容易导致造成不方便的问题，还容易对档案系统的具体使用造成十分不利的影响。因此，这两个软件系统的开发研制设计目标既应该能够保持比较统一，也更好地便于对整个系统运行维护和升级更新。除此之外，档案管理系统和办公室自动化系统能够保证档案资料和档案信息管理工作实现全过程的一体化，对于提升管理效率具有很大的意义。

2.2 提高档案资源信息的数字化管理水平

为了实现档案信息数据共享，对大数据资源信息服务平台进一步深入和加强了建设，使得档案信息数据和资源可以在该平台中同时实现数据共享，提升了档案信息数字化和管理的水平。若在档案信息资源管理模式上仅仅是采用了单机或内部简易局域网连接的方式，无法达到所期望的效果。为了保证有效地发挥它重要的综合利用价值，应以当地为核心尽快成立以档案资料库检索和服务中心。该部门主要涵盖全部的档案资料和数据信息，有效地利用了该中心搜集整理了相关部门在档案资料利用和检索等各个方面的业务和需求。

2.3 海量档案数据库加强建设

目前许多行政主管部门的档案信息数据规模仍然相对较低，只是积累了近几年来的一些数据，而还是存在着大部分的历史文件数据未能够实现信息进行数字化的转换，增大了我国档案研究开发和利用的困难。因此，一定程度上要做到如何使得数字化的档案信息管理系统得以充分地发挥其功能，对以前的各种历史档案按一定计划与步骤逐渐地完成各种数字化的转换。不但是必须要将一些纸质档案，还要把一些具有特殊典型意义的名称或者荣誉认证书等数字化的档案信息资源进行加强和管理，应该是采用这种数字化的方式进行转换后向信息系统中储存。而且，数字化处理后的音频、声像等档案信息资源也可对网络上传档案的各种播放形式进行相应的支持，有利于档案的利用效率不断得到改善。

2.4 档案人员加快专业知识更新

我们现在正处于一个信息迅速爆炸的互联网时代，数字化的管理和网络化建设工程成为档案管理工作的重心。因此，对于档案管理工作者所学习的理论和技术都会产生非常积极的影响，为了提高其数字化档案管理工作的水平和质量创造了有利条件，随着数字化档案管理的进一步深入和实施，档案管理工作者应进一步提升其整体的工作素质，通过深刻地学习并充分领会其相关的知识，从而使他们的眼界不断扩阔，知识框架更加丰富和进一步得到优化，对于提升其专业性能力也起到了重要的作用，使自己慢慢地成为一名对档案管理业务及其信息技术较为熟悉的新型高水平科研技术型人才。

3 结束语

随着数字经济发展，越来越多的借助于自动化、数字化、网络化、智能化手段已经成为推动各项事业发展的关键驱动力，其在档案管理模式的构建上也是不可或缺的。利用计算机技术形成的数字化网络管理模式能够推动档案管理的模式创新，大大提升档案管理的效率和准确性。为了保证档案管理工作能够尽快适应数字化带来的改变，相关单位应及时更新硬件设备构建信息技术支撑系统，并提升档案管理人员的信息素养和综合素质，使计算机技术更好地运用于档案管理现代化中。