新《档案法》背景下的档案信息化建设

孙 佳

（武汉市土地利用和城市空间规划研究中心，湖北 武汉 430014）

在修订的《档案法》中单独新增了一章信息化建设内容，明确规定了电子档案的合法地位、作用以及信息化建设、安全管理等内容，并明确要求了电子档案管理信息系统、数字档案馆以及档案信息资源平台建设等内容，为今后各企业、单位档案信息化建设指明了方向，可谓是我国档案信息化建设的里程碑，为档案高质量发展和现代化管理提供了法律保障。新《档案法》在扮演着法律指引角色，以信息技术为抓手，应对档案形态改变的新局面，实现以信息化为代表的档案现代化管理，切实发挥出档案服务各项工作有序开展的作用与价值。对此，如何推进档案信息化建设成为当前行业亟待思考的重要课题。

1 夯实基础，优化档案信息化发展环境

依托武汉市土地利用和城市空间规划研究中心（以下简称“地空中心”）现有的信息基础环境，以满足档案信息化建设需求为目标，完善网络设备、应用软件、基础硬件、终端设备、安全设施等现代化基础设施。数字档案馆以国家电子信息系统机房等级标准进行建设，单独配备中心机房用于放置档案资源总库系统。梳理档案信息化管理所需涉及的各种要素，配备服务器、交换机、防火墙、计算机、扫描仪等设备，确保软硬件设备齐全；数字档案室还应配备监控和门禁系统、消防预警系统、自控温湿度空调系统等；为确保数字档案馆稳定持续运行，机房配备双路供电系统。

以创建武汉市5A数字档案室为契机，搭建档案数字管理平台，具体包括：一是围绕地空中心局域网档案管理系统，有序推进档案收、管、存、用等业务的开展，为提高数据的安全性，将局域网与互联网隔离，并以离线形式进行数据传输[1]。二是基于地空中心档案管理系统，推进电子档案整理、归档、存储、利用等工作网络化管理，实现档案信息系统与中心业务系统无缝对接、档案数据互通共享。同时，以网络为媒介，开展电子档案在线监管业务，真正实现数字档案的科学管理和集中利用。

2 统筹规划，推进数字档案资源建设

为更好地推进档案信息化建设，加快数字档案室建设步伐，对地空中心当前档案管理工作进行全面梳理，摸底档案信息化建设情况，为后期高质量开展档案信息化建设做好铺垫。深度调研当前中心档案管理工作现状、软硬件配备情况、系统运维情况、纸质档案电子化完成情况、网上文件流转情况、办公系统使用情况以及档案管理人员信息化运用水平等，为创建数字档案室做好调研准备工作[2]。而后，地空中心根据“优先利用、分步推进”的原则，推进档案目录数据库建设，对于中心所涉及的各类国土空间规划、土地利用、信息化、博士后科研成果等珍贵的档案资源，实行全数字化管理，现已基本实现非涉密档案全部数字化。为进一步提高档案数据的可靠性、全面性和规范化，开展电子档案数据全面核对工作，逐条、逐页对照实体档案进行检查；开展电子档案交接工作，制定电子文件归档制度，规范管理流程，从而提高档案一体化建设质量，并与中心OA协同办公系统对接，实现电子文件在线归档[3]、移交，提高了电子档案资源利用效率。

3 紧贴实际，组建一支高素质人才队伍

新《档案法》第三十七条明确规定，与传统载体档案一样，电子档案具有同等法律效力，可作为凭证使用。随着法律层面定性电子档案的地位，其在未来社会发展中将发挥着非常重要的作用。对此，档案管理者必须要正确意识到档案信息化的必然趋势，与时俱进，主动与当地信息主管部门对接、沟通，利用新《档案法》实施的这一契机，推进中心档案信息化建设进程，实现档案网络化管理，确保电子档案来源可靠、操作合规，并将数字档案室建设作为提高档案管理水平的首要任务。与此同时，加强档案信息化建设还需要一批业务精、素质高、技术强的复合型人才的大力支持，尤其是在新《档案法》实施的背景下，要求档案管理人员不仅要懂传统的档案管理方法，还需要具备现代信息技术能力[4]。所以，要结合地空中心发展战略目标，有针对性地培养一批档案现代化管理人才队伍。一方面，应定期组织开展业务培训，使得档案管理人员掌握先进的管理理念和手段，同时提高现代信息技术应用水平。另一方面可多渠道引进具有信息技术专业背景的档案管理人才，逐步建立一支可应对档案管理发展变革的人才队伍。

4 多措并举，强化档案信息安全体系建设

一直以来，对于档案工作而言，安全就是底线。近年来，国家档案局亦曾多次召开安全专项会议，并出台了一系列的文件通知，要求必须要抓好档案安全工作，如《关于进一步筑牢安全防线确保档案安全的通知》《关于深入开展档案安全风险隐患排查整治工作的通知》等。如今，实体与网络安全已成为各界关注的焦点问题，如何提高数字档案安全管理，“预防为主、防治结合”的方式成为首选，可在一定程度上筑牢档案安全底线，提高档案安全管理水平，具体可以从以下几方面入手：一是立足管理机制，加强安全风险防范。造成安全隐患最重要的因素就是缺乏防范意识，在档案信息化建设中，必须要重视安全教育，筑牢相关人员的安全思想防线，提高对风险因素的分析和预警能力，确保安全防范贯穿于档案信息化建设全过程。此外，必须要推进各项工作规范化、流程化、制度化，保证档案信息化建设有章可循[5]。因此需要仔细规划、全面梳理相关制度，包括机房出入管理、环境控制、运行操作在内的机房管理制度，风险评估、应急处置以及密钥管理、身份评估等安全管理制度，机房管理员、数据管理员、档案管理员相关的人员管理制度，等等。二是依托设备提高风险防范。安全设备是档案安全管理的重要抓手与手段，一方面要重视安全设备建设工作，开辟专项资金用于购买、维护各类安全设备，如防火墙、UPS、杀毒软件等，绝对不能抱有侥幸心理；另一方面定期对设备进行维护，实时监测服务器、网络设备、监控设备的运行情况，一旦出现故障要及时进行排查。同时做好机房环境指标建设，确保温度、湿度达标，做好防水、防火、防盗、防虫等工作。三是借助技术手段，加大安全风险防控。借助物联网技术，全面监测实体档案的“生命特征”，自动采集人员在档案室的操作行为并进行关键分析，确保实体档案的安全性。还可以借助CA、时间戳、电子标签等技术，提高档案的安全性。

5 结语

随着新《档案法》的实施，在“十四五”期间，档案信息化建设是必然趋势，亦是符合时代发展规律的。对此，档案管理人员应依托档案法的相关规定，以技术为抓手，以问题为导向，将档案信息化建设纳入工作重点，科学部署、合理规划、分步实施，推动档案信息化建设高质量开展。