浅谈信息时代档案管理工作面临的问题与改进对策

邓良梅

（福建省三明市社会福利院，福建 三明 365000）

互联网已经成为时代的特征，在各个行业中得到了有效的应用，极大提高了管理工作的效率。但是在实际应用中，信息化的档案管理技术面临着一系列的问题，只有解决这些问题，档案管理信息化才能得到有效运用。在对策中主要需要对实践应用的改进，完善应用管理的内容和方法，解决各种制约条件，以此保证工作中计算机网络技术的有效运用。

1 档案管理信息化的必要性

在档案管理行业中，随着信息时代的到来，工作中的信息处理量越来越大，所以传统的方式已经不能满足现在工作的需求，需要提高工作的效率。计算机网络技术能够将档案管理的大量工作做智能化操作，极大节约了人力资源，并且可以提升工作的效率，并且随着网络环境和安全保护技术的发展，信息化管理的安全性也得到了提升。所以信息时代下，档案管理工作需要发展信息化，这是必要的技术运用和工作发展方向[1]。同时档案管理的信息化能够让信息化管理与社会接轨，能够增加市场竞争力，符合社会发展的需要，促进行业发展。

2 信息时代档案管理工作面临的问题

1）档案管理软件缺少系统性。虽然计算机网络技术能够让档案管理工作有更为便捷的方式，但是在实际工作中受到了管理软件系统性的制约，各种软件有着较高的独立性，没有统一性的端口和数据格式。这让信息化档案管理无法得到实际应用，信息档案反而制约了管理工作的有效开展。同时档案管理软件缺少系统性，还让信息的处理受到了影响，无法进行统一化的应用，信息的共享和传递都受到了较大的影响。

2）档案管理缺少具体标准。档案管理信息化还处于发展阶段，没有形成统一化的规范标准，档案管理的方式、方法，工作的流程都没有标准，这让档案的后期建设无法有效开展，容易出现档案胡乱，无法做出精细化的分类。缺少标准的情况还在于信息化管理工作的流程上没有要求，对于档案信息没有做好精准而细致的分类，在根本上还需要人力查找和归纳，档案管理工作的效率并没有得到提高。标准化的问题是制约档案管理实效利用的主要问题，使计算机处理信息的优势无法得到发挥，在管理中还容易造成信息混乱，工作繁琐，不被企事业单位所接受。

3）档案管理对于信息安全不够重视。档案管理中信息技术的应用肯定会涉及网络安全、信息安全。但是在目前的档案管理信息化工作中，多数人员对于信息安全并不重视，在实际管理中信息丢失、数据库损坏、病毒入侵等情况经常发生，影响了档案管理的安全，也让档案管理有数据的丢失。同时档案的保密性也无法得到保障，让信息化管理工作的开展无法发挥效用，不能满足用户需求。档案信息的管理需要将信息进行分类，这其中的分类不仅要区分关键字，还需要在重要性做分类，保证管理工作效果能够满足实际需要，为广泛应用奠定基础。

4）档案管理缺少专业技术人员。档案管理信息化是一种新型的管理方式，需要建立管理系统，还需要做系统维护，建立数据库等。在实际应用中面临缺少专业技术人员的问题，一些单位在实行传统管理与信息化管理并存的情况。专业技术人员的问题中缺少一线管理人员的操作能力，系统维护人员的升级和解决问题能力，专业系统建设的研发能力。专业人员的缺少让档案管理信息化无法得到全效落实，还影响应用效果[2]。

3 信息时代档案管理工作问题的改进对策

1）发展专用档案信息化管理软件。针对档案管理软件兼容性的问题，不能期望所有档案管理软件都能够建立统一，形成资源共享，而是从档案管理所在部门出发，发展专用档案信息化管理软件，让行业内实现档案资源的共享，提升应用价值。在对策上要引进先进的计算机技术，针对实际档案管理需要来做系统软件的优化，发展自动化处理，使管理软件能够满足部门档案管理需要。比如对于福利院的档案管理就要重视信息保存和公示，关注信息录入、分类、保存这三个步骤的统一性，可以建立一个集成式的软件，减少档案管理中的复杂程序，高效处理档案的管理工作内容。

2）合理规范信息化档案管理标准。信息化档案管理需要有一个具体的标准，不能只依靠软件的处理，以便于档案信息的分类保存和后续查找。因此要建立合理的信息化档案管理工作标准，建立工作操作细则，明确工作岗位的责任和工作流程，进一步提高信息化的优势。第一，要细分档案内容、审核档案信息录入的准确性，应在录入过程中进行二次确认，减少出现问题的概率。第二，要对于档案的格式名称、图片格式等做具体的要求，便于统一排序，也方便查找。第三，要将责任落实到个人，档案数据库的管理，档案的录入是重点工作内容。第四，要针对档案的性质来做分类，对于重要档案进行加密，以保证档案的安全。标准化的落实能够让档案管理信息化有应用效果的保障。

3）建立档案信息安全管理的制度。落实档案信息化的管理就要解决网络信息安全的问题，建立安全管理制度，以避免影响正常工作的开展，也防止信息丢失、损坏的情况。首先要对管理人员的工作提出要求，禁止办公用计算机的私人事务使用，杜绝人为操作造成病毒入侵的情况发生。其次，要加强网络安全防护，建立防火墙，安全防病毒软件，并开展定期的病毒扫描工作，防护恶意网络攻击。最后，要建立档案保密原则，将档案内容进行加密，采取分级管理制度，以此保证档案信息的保密性。档案信息安全管理制度的建立能够保证信息技术的有效应用，营造良好的管理空间，并且让档案管理的功能上有所完善，满足不同单位的档案管理需要。

4）建设专业信息化档案管理队伍。虽然信息化档案管理具备自动化，但是最终需要人的操作，要让信息化管理有实效的运用管理，就需要建设专业信息化档案管理队伍，保证信息技术的实效落实。其中要做技术培训，提高现有管理人员的信息化操作水平，也需要引进高新技术人员，让信息化管理系统能够不断优化。在建立人才队伍的过程中要注意新技术的人才招聘，与档案管理工作的需求结合[3]。比如大数据和数据库人才是目前研发型互联网单位的主要人才建设方向，事业单位的管理队伍应从系统管理和维护为核心，节约人力成本，也保证人才队伍与实际工作需要一致。

4 结论

总而言之，信息时代的档案管理工作需要发展信息化，能够提高管理的效率，增加管理的便捷性，有效应用了信息时代下庞大的信息数据。对于信息化管理的问题改进对策上要从实际工作需要出发，重视信息化技术的发展，建立和完善工作制度，以此保证管理的效果。但是信息技术、计算机技术在不断发展，档案管理的信息化也需要与时俱进，提高效率和安全性，以此提高档案管理工作的效果。