档案数字化管理在医院档案管理中的应用研究

王晓菲

（浙江省丽水市中心医院档案室，浙江 丽水 323000）

医院对于传统档案管理的方式过于古板，过去的管理方式不仅在存放以及管理上需要占用大量的时间和精力，查阅资料过程繁琐还需谨慎资料的丢失或者毁坏，无法满足现代飞速发展的信息化时代对于信息管理的要求。合理有效地利用数字化管理模式整理医院档案，在根本上解决了传统管理的繁琐过程，可以有效地提高医院对于医疗档案管理的效率并最大可能性的保护档案资料的完整性。

1 医院档案应用数字化管理的优势

1.1 人事信息管理方面

医院人事方面的信息管理是用于明确了解医院工作人员学历、家庭以及履历等信息的重要内容，传统的档案管理更新速度过慢，无法迅速清楚地了解工作人员基本情况，信息越全面越能从根本上掌握工作人员的信息，使得医院更方便的实行更人性化的管理方式，增进与工作人员之间的关系可以稳定医院的人力资源，确保人员稳定。

1.2 医院整体档案管理方面

就医院本身而言，档案数字化管理的改革大大减少了在医院各种档案中需要浪费的时间、空间以及人力等，有效避免借阅以及使用过程中可能出现的丢失和损害情况的发生，更是提高了档案查阅的便捷性，患者信息整理可以依照年龄、性别等进行分类方便后期使用，而档案也可以根据类别、价值以及年限整理，从根源上提高效率，方便患者查看个人资料，也方便医院工作人员对各部分资料的整理编辑。

2 现阶段医院档案数据化管理存在的问题

2.1 对数字化管理重视程度较低

当前，医院对于档案数据化管理工作不重视，大部分医院依旧依赖于传统的管理方式进行医院档案的管理。另外，由于现阶段医疗体制的改革深入，医院从社会公益性逐步转变成经济利益为主体的医疗服务，更多的资源投入到设备、服务以及做广告打开知名度招揽人才等方面，看似处于医院“后勤”位置的档案管理工作并不能得到重视，因此在聘用档案管理人员方面出现了管理人员综合素质较低、缺少职业精神和专业水平的现象。部分档案管理的工作人员对档案管理的认知仅存在于简单的信息录入，档案管理的重要性不被纳入长远考虑。档案管理人员的数字化操作等专业技能仍然需要学习提高。最后，部分医院的档案管理人员更多是其他岗位工作人员进行兼职负责的，各层面知识以及对档案管理一职的理解相对混乱。总的来说，医院不重视对档案管理工作人员的专业培养，直接影响着医院的档案管理问题，不能对档案管理进行有效规划，导致医院档案经常性混乱、缺失等情况的发生。

2.2 档案管理信息化不规范

在医院档案信息化的过程中，很多医院积极推进数字化进行改革，但在根本上缺少对于细节的规范，导致医院信息化建设落后，缺少专业硬件设备的引进，同时也缺少面向信息化专业人才的招揽。实施数字化管理的过程中由于缺少规范性，很多文档即使进行了信息化管理依旧查找困难，除明显的硬件设备问题外，创建档案文件格式不规范、文件整理信息不完整以及文件分类过于粗略等等也是现阶段常见的问题，而这些问题的存在直接性的影响了医院档案信息管理化的发展。

2.3 数字化管理制度建设落后

医院的档案都是长久以来历代工作人员经过各种实践得到的经验和教训总结出来的，有着非常重要的意义和价值，档案中涵盖了医院的规划建设、关于科学的研究、财务以及党建工作等，记录着医院档案里最基本的事务。由于过去很长一段时间对于医院档案的粗略性管理，导致众多档案出现错误，篡改、损坏等问题。由于多数医院依旧执着于采用传统的档案管理，上述问题发生后甚至出现了工作人员之间互相推卸责任的现象，尤其是一些边缘以及交叉性的工作。医院传统规章制度针对性不够明确，工作人员的职责分配也不清晰，更多的问题都在等待数字化管理制度的完善。

3 改善当前档案数据化不足的方法

3.1 加强医院对档案管理数字化理念

为了更有效的促进各医院对档案管理数字化的改革，首先就要让医院对数字化管理有一套思路和理念，由此意识到关于医院档案信息数字化的优点及其重要性。从管理层出发，传输数字化管理的正确观点，宣传并使其建立数字化管理的良好意识方可高效推进该管理的实施，让各部门深刻意识到现代社会的发展，意识到医院实行数字化管理的必要性，从而持续有效地对该管理方式进行创新，也为医院长远的发展奠定了基础。

3.2 加强人才培训及管理制度

具体来说，医院想要在档案数字管理化方面进行正确的有效的改革，就要在相应的档案管理人员方面进行人才招揽及培训。对于档案管理人员的招揽设立一定的要求，首先在信息化知识方面，为了更快更有效的加入到档案管理工作并在日后能及时解决问题，工作人员在初期应当具有一定的对应知识掌握，能够进行简单的计算机操作，避免因为工作过程中出现问题造成损失。

档案管理人员在招聘前要适时进行职业素养等考核，最后择优录取并定时开展关于档案管理方面的学习与技能的培养，高效率的提升该管理工作人员的知识以及专业技术水平。定期培训后对相关工作人员进行相应考核检验，制定严格的奖惩和晋升规则，严格管理并培训档案管理人才，有适当的激励制度促进员工的工作积极性，激励工作人员不断的进行自我提升。同时，面对新入职的员工，老员工要树立一个良好的积极向上的风气，通过对自身的约束以及不断提高专业技能给信仰做正能量榜样。以此类推，带领档案管理工作人员的综合素质持续提高，逐渐建立起该管理方面的人才队伍。

3.3 关于设备的投入

医院档案的数字化管理除了需要严格的面向工作人员的规章制度，还需在设备方面进行加强。投入相关设备并对其进行管理，使设备能够合理发挥功能，设备档案数字化管理的核心，是数字信息化的载体，设备的投入有效辅佐管理人员对医院的档案进行完整的归类整理。首先提高该管理工作人员的工作能力和职业素养，确保该管理的工作人员可以轻松利用数字化信息设备使其充分利用。其次设备的投入要符合该工作的要求，设备投入后需要制定有关设备的管理制度，培养相应的工作人员定期对机器设备进行检查以及维修保养，不断检测设备是否需要升级，确保信息的完整保存。

4 结语

综上所述，医院将档案进行数字化管理已经是大势所趋，不论是医患关系的缓和还是档案管理工作人员的提升，该管理制度都影响着医院的长久发展。总体来讲，医院档案数字化管理不仅能够提高工作人员效率，并且有利于保存并推进医院档案发挥其最大的价值。