信息时代下办公室档案管理工作的改革与创新策略

吴丽洪

（东莞市交通运输局樟木头分局，广东 东莞 523000）

互联网以及信息产业的快速发展使得我国各行各业都受到了积极性影响，当前的信息化技术促使着我国社会高速发展，同时也为各行各业的工作效率提升提供了重要契机。信息技术不仅能够有效推动办公室的档案管理效率提升，同时也能为办公室档案的收集保管、数据分析以及决策参考等提供技术支持。因此信息时代下的办公室档案管理工作需紧跟社会脚步，注重理念方式等方面的创新，以此提升工作质量，为办公室档案管理开启新的“大门”。

1 当前办公室档案管理过程中存在的问题

1）信息化建设有待提升。计算机在近二十年中逐步渗透到了各行各业当中，办公室档案管理也多采用计算机等终端进行操作，但是信息化建设不仅仅是对档案进行数据管理，还需要进行管理设施以及管理理念的进一步深化，信息化建设包括管理权限、各部门之间的信息共享等，在当前的信息化技术背景下办公室档案管理没能按照统一的规划进行发展，因此缺少智能化方向，虽然相较于传统的档案管理模式更具效率，但也仅仅是利用计算机进行无纸化操作[1]。

2）传统工作模式仍然沿用。办公室传统的档案管理仅仅是对档案材料的收集整理以及归纳，同时在需要档案时再进行查找，但是现代化的社会发展档案的用处更多，既可以进行资料对比分析，同时也能对管理层决策提供数据支持，但是当前的工作人员仍保有传统的工作模式和工作思想，没能按照社会发展需求进行工作思路转变，使得办公室的档案资源仅仅服务于个别部门或者个别管理层，没能发挥其作用。

3）信息化技术较为落后。办公室的档案管理长期以来并没有受到单位或者企业领导层所重视，认为档案管理更多的是对数据进行收集以备不时之需，随着当前社会的发展档案管理已经有了自身的更加多元化用途，而目前档案管理工作依然依靠大部分人工进行录入、编辑，尤其在信息比对、信息调用等方面仍较为落后，没有发挥出信息化技术的优势，无法实现信息化管理自身的特点，这也最终导致了办公室档案管理信息化发展缓慢的问题[2]。

4）办公室档案管理人员整体素质不高。办公室档案管理长期以来都是一个较为清闲的岗位，同时受到传统工作思想影响，档案管理工作通常由年纪稍大或者是文化水平不高的人员担任，而一些年轻骨干责任会承担其他更加重要的工作，因此办公室档案管理人员的整体素质不高，同时在工作方法工作理念上也缺少创新性和创造性，往往只是按部就班的对档案进行归纳。其实当前的档案管理早已经由传统的资料收集转变为注重服务性的工作，同时对于管理人员的整体素质也有了更高要求，不仅要具备专业的档案管理知识技能，同时还要结合网络及数字化知识进行工作融合，包括各类软件的熟练使用等。

2 信息时代下办公室档案管理工作的改革与创新策略

1）转变传统观念，注重档案管理的创新趋势。互联网以及信息化产业正在深刻地改变着人们的生产、生活以及学习方式，因此办公室档案管理工作必须转变传统观念，注重自身工作的创新，紧跟时代脚步，才能更好地迎合行业发展趋势。首先，办公室档案管理人员要改变传统思想束缚、注重职业创新意识，认真学习信息化时代下档案管理工作内容，并结合自身的工作特点，秉承科学灵活的原则开展工作。其次，单位的管理层也应该改变传统的档案管理人员调配原则，注重档案管理工作自身价值，从多个角度向档案管理队伍注入“新鲜血液”，也可以通过定期培训提高档案工作人员的思想认知[3]。

2）创新工作方式，加强档案管理模式的转变。传统的纸质档案管理方式往往会出现字迹模糊、资料都丢失或档案整理顺序混乱的问题，这不仅仅会对档案信息的准确性和真实性造成影响，同时在后期工作中需要查找时也较为繁琐，往往错过了最佳档案利用时机，严重时还可能成为管理层的决策带来隐患，因此应该创新档案管理工作方式，注重档案管理模式的转变。首先，办公室档案管理工作人员要针对目前的工作情况进行问题收集和整理，将共性问题罗列出来，转变传统的被动解决问题模式，而要注重自身的“主动出击”。其次，根据工作需要将办公室的档案进行模块划分、系统化的分类，还需要建立相应的档案子系统，使得档案信息条目清晰、层次分明、利于查找，相关工作人员在有条件的情况下还要为每个档案进行内容概括，方便在后期工作中进行查找或者调阅。最后，要针对当前的办公室档案管理工作繁琐程序进行简化，降低人工劳务动程度、充分利用计算机及网络优势减少重复性工作，通过管理秩序的优化调整，利用计算机逻辑链条对档案管理工作进行完善[4]。

3）转变被动工作局面，增强管理人员的服务意识。传统的办公室档案管理工作往往处于被动服务状态，也就是从各部门进行资料收集，然后整理成册入库，不仅工作效率低下同时也不能为行业的发展提供重要的数据支持，在当前信息化背景下需转变档案管理被动工作局面，提高相关人员的服务意识。首先应该构建档案管理网络平台，在档案资料查询、档案资料分享、档案资料调取等方面提高工作效能，但是档案的利用与挖掘也存在一定的风险性，要对档案管理进行安全加密，注重建立防火墙等有效措施，对于进出网络的人员要进行登录备案。其次，智能化时代下人们更多地通过网络进行信息分享、信息传递，甚至在不见面的情况下也可以通力完成工作，因此要注重循序渐进地提高信息化档案管理水平，构建智能化的整体办公环境，在档案收集方面就考虑数字信息传递，同时对于后期的资料整理以及资料调取等方面，也要做长远性规划，但数字化系统建设不可操之过，即而是要注重利用模块拓展方式为其留有一定“空间”。

4）提高办公室档案管理人员的综合素养。信息化时代的办公室档案管理更多的是依靠设备和网络完成工作内容，但是设备维护以及工作框架体系的构建仍需要人为参与，因此档案管理工作的整体队伍素质对于档案管理工作质量具有重要影响。首先，鉴于当前办公室档案管理工作的人员综合素养需要有针对性地进行教育培训，定期对信息化管理技术水平进行检验，同时学习培训的过程也需要动态的考察，让相关从业人员意识到危机感，仅仅简单的电脑操作不符合档案管理工作的未来发展趋势，而是要更多地了解应用软件以及程序使用。其次我国在计算机领域属于世界领先水平，要注重更新员工的现有知识储备和管理观念，可以借助各类平台进行学习，通过网络平台可以打破时间与空间限制，更大程度上节约时间，同时平台的学习内容也更加丰富，有利于广大员工反复观看学习。

3 结语

综上所述，科技的快速发展给办公室档案管理带来了良好的发展前景，同时相关人员也应该意识到网络信息技术对于档案管理的积极性影响，并从多角度分析目前办公室档案管理过程中存在的问题，有针对性地进行改革与创新，为档案管理工作的智能化发展做好铺垫。