城建档案信息化建设工作浅谈

徐黔霞

（湖南省益阳市城建档案馆，湖南 益阳 413000）

如今，城市化和信息化进程正在加速，归档变得越来越重要。档案信息化已成为改善档案管理和服务的主要内容。而城建档案管理是记录城市改革发展历程的重要部分，城建档案的信息化管理建设将是信息时代数据共享与信息透明化的重要举措，通过分析城市建设档案馆三年信息化建设的发展路径，值得学习成果与不足并存，发展与创新并存，优缺点与可行性。

1 城建档案信息化建设的必要性

城市档案信息化建设是全国信息化城市建设的一部分，是全球信息化总体趋势背景下的延伸。城建档案信息化是城市全面发展建设的一部分，更是城市规划和管理过程中形成的宝贵信息资源，需要融入数字时代，信息建设是必由之路。其次，数字信息社会的发展需要城市建设档案服务功能，据此判断，城市建设档案工作需要走计算机化道路。传统的实体利用形式无法满足城市建设档案信息的社会需求，未来的数字信息时代将不可避免地推动城市建设档案馆社会福利功能的变化。为了接收，管理和使用在建设项目管理过程中形成的大量电子档案，需要对城市建设档案的工作进行计算机化和数字化处理。最后，城市建设档案信息产业化的发展趋势决定了城市建设档案工作必须进入数字时代。如何在建筑领域创建大量的电子文档和档案，以及如何长期存储和使用信息时代城市和地区的建筑活动的实际历史记录，主要的城市建筑档案企业将可靠地融入信息时代的趋势。

2 需要正视和解决发展过程中暴露的突出问题

根据某城市建设档案馆的信息化工作，通过先进的试验和不懈的努力和一定的见识和参考，取得了档案馆计算机化建设的逐步成果。在2016年12月进行了为期三年的建设后，新的现代建筑竣工并投入使用。其中，成功生产出建筑面积约1000平方米的档案数字制作室。配备了一套完整的数字扫描设备后，所有关于档案数字化的电子目录条目已经完成。350,000个全文扫描的纸质档案，超过2200万张图纸，超过17T的数据，约占所有库存档案的70%，档案使用设置了电子档案阅览室、自动触摸屏机、计算机电子搜索室等。“城市建筑档案扫描质量检查系统”，“城市建筑档案综合管理系统”，已实现的办公自动化系统、档案查询和利用系统、档案管理系统、地理信息系统、会计系统、管道管理系统以及的功能高度集成；建设档案馆已建立并运行了独立的门户网站，开放了城市建设档案馆电子目录网络的实时查询，网络实时通信，信息获取。自主开发的档案信息管理系统在市规划设计成果中获得了最高奖，并得到了领导，专家和行业的肯定，并具有一定的城市建设档案水平。但是，纵观档案信息化的总体建设过程和发展思路，特别是一般情况下的发展方向，目前建设中存在很多尚未研究解决的问题，待逐步完善，以下所见：

2.1 法律以及引导性规章制度的缺乏是根本性问题

当前，关于国家主管辖区信息化建设的具体意见很少。本地政策和实施规则不到位，城镇建设档案信息化建设仅执行内部建设标准。他们中大多数的施工要求和方向仍然相对盲目。国家建设部2004年发布的《全国城市建设档案信息化建设计划实施摘要》，才可以作为“第十五计划”的指导性意见。标准化建设仅包括：有关标准和2007年发布的“实施指南”的说明。有五个国家标准和七个行业标准，包括“建立电子文档和电子档案管理标准”。标准和政策通常滞后，流程受到严格限制。这导致信息档案结构的位置不平衡。特别是由于电子文件法律文书不足，无法弄清和解决各地区档案馆信息机化建设的目的，宗旨和功能问题，发展方向仍然十分模糊。

2.2 档案信息化效果不是特别显著，利用率低，利用观念陈旧

首先，对概念的理解仅限于促进城市建设档案的发展和提高其自身的工作效率。他们对信息化的核心作用没有深刻地了解，对当前社会格局的变化没有深刻地了解。例如网络远程化、办公电子化和电子化知识不足，大多数企业仍处于收集、处理和使用纸质档案的水平。其次，根据当前的使用内容，仅计划管理档案的使用率很高，并且通过使用过程提高了档案的搜索效率，但是不能减轻编制单位的负担。“数字制图板－收集纸质－数字化”的还是本质上的档案生产模式，整个城市建设档案行业没有得到实质性发展，数字化档案馆的最大价值未能得到彰显。

3 城建档案信息化建设的建议

3.1 规范管理，加快城建档案信息化建设步伐

构建高质量数字化城建档案建设是城市信息化的关键基础之一。所以需要从全新的管理思维改革开始，出台全方面全系统化的规范、标准的建设方案，多方面多角度审视城市发展信息化改革理念，运用标准化、规范化思维逐步完善城建档案信息化标准体系，按照国家档案馆管理和电子档案标准，加快电子档案馆的开发建设，以满足于城市发展和人民生活的外在需求。

3.2 建立保障档案信息化安全的管理体系

城建档案数据是城市发展和改革的历史见证，是推动城市新风貌、新方向的导向标，更是城市建设历史文化发展的展现，保障数据安全，建设完善的、安全性极强的信息化服务平台是必然。首先，需要严格管理用户，对系统用户实施分层管理，并设置各种权限。修改可识别的用户名和密码的传统登录方法，并引入数字证书加密和密钥技术，以确保系统的安全性。其次，需要确保数据和信息的安全性，建立全面的备份系统，并在数据服务器上安装防火墙和防病毒软件，以避免未经授权的访问和病毒感染。

综上所述，城建档案馆是我国的宝贵财富，城建档案馆的信息化建设是建立统一的标准规范，整合应用系统，共享信息资源，协调办事以及重用档案馆信息的基础平台。这也创建了“国家一流的城市建设档案标准之一”。现代信息技术、网络技术和档案信息资源的全面发展和广泛使用，将使档案现代化，促进和提高档案工作质量，是加快档案现代化的重要动力。