数字化时代高校档案管理信息化建设的思考

李燕霞

（鲁北技师学院，山东 滨州 256603）

数字化时代意味着一切信息都可以进行数字化处理，可以利用云计算机保存、查阅、共享等等。这放在高校档案管理中，就是将档案的信息由纸质化转变为电子化，同时档案的管理、保存、查阅、调动等等也是通过信息化的手段进行。这种手段在方便高校档案管理的同时也存在一些问题，当前环境下高校的档案信息化管理还不够完善，需要逐步进行加强和改善，才能建立高效便捷的现代化档案管理体系。

1 高校档案管理信息化中存在的问题

1.1 缺少基础信息设备的投入

在高校档案管理信息化中，首先存在的问题就是缺少基础信息设备的投入。传统的高校档案管理中，大多都是依靠人力收集、记录和保存，建立专门的档案室和档案管理人员。但是这种方式需要耗费很大的人力资源，且每一次档案的调动都是一项巨大的工程。因此数字化时代的到来改善了这个档案管理的过程。但是，很多高校因为资金和人力的投入不够，导致缺乏基础的信息设备，如云计算机、查询工具、访问系统等等。这些是数字化时代下可以方便高校档案管理的工具，但很多高校没有紧跟时代的步伐，改进和创新档案管理方式，导致档案管理效率低下且耗时较长。

1.2 没有制定统一的管理规范

档案管理是一个比较繁杂的管理工程，特别是在高校中，全校学生的学籍档案、实习档案等等都需要分类管理，因此需要制定统一的管理规范才能将档案管理得井井有条。但很多高校的档案管理都比较缺乏统一的管理规范，没有将档案都放在一起集中管理，对于档案的查阅、增加也都没有详细说明。当学生毕业以后的档案的调动也是较为繁杂，不能够集中进行高效管理。高校虽然有建立档案室，但都是没有统一的管理规章，对于每个年级档案的摆放，是否录入系统等等，都有待考究，这也是导致档案管理效率低下的原因。

1.3 缺乏信息安全管理意识

数字化时代带来的不仅有便捷快速的信息系统，还存在许多安全隐患，很多高校都缺乏信息安全管理意识。档案的信息化是通过计算机人为进行操作的，而计算机在当前时代是不能够保证完全安全的[1]。很有可能在方便学生查阅信息、共享信息的同时，信息就有被篡改和伪造的可能性。因此，高校档案管理在推进信息化管理进程的同时，也需要着重注意信息安全的问题，让专门的信息管理人员设置安全防火墙，对日常的信息系统进行维护，这样才能保证档案信息化的安全。

2 高校档案管理信息化的有效策略

2.1 增加档案管理的资金投入

要推进高校档案管理信息化建设的进程，首先就要增加档案管理的资金投入[2]。学校需要对档案管理重视起来，改善档案管理的基础设施，引进先进的计算机设备、云存储设备、查阅基站等等。除了档案的保存、查阅环节，在档案的收集环节也需要相应的设备才能开展工作。比如对学生照片信息的采集、视频信息的记录、证书的扫描等等。这些工作的展开需要采用扫描仪、多媒体设备、专业的照相人员、视频采集器等等。想要更好地管理学生的档案，记录每一位学生的经历、信息，这些工作都是需要大量的资金投入才能完成的。因此，高校需要加大档案管理的资金投入，为学生打造一个更全面仔细的档案管理体系。

2.2 建立专门档案管理部门

高校的档案管理工作量巨大且繁杂，因此需要建立专门的档案管理部门。这个部门需要合理规划每一个档案室的建设和使用，将学生档案的编号、摆放、查阅、注销等等工作都详细制定工作流程，形成系统化的管理。这样的管理模式方便信息的查阅和使用，同时也能清晰地了解每一份档案的动态。在日常的生活中，档案小组需要关心学生档案的变动情况，比如学生有进行实习，将实习记录表录入学生的档案，这也是丰富和完善学生档案的过程。因此，档案管理部门需要详细制定好计划，哪些资料需要归入档案，哪些学生存在特殊情况，档案管理部门都需要有详细地记录。这样才能让高校的档案管理更加便捷有益，当档案发挥应有的作用。

2.3 建立个人电子档案系统

在推进高校档案管理信息化的过程中，建立学生的个人电子档案系统也是很重要的步骤。以往学生的档案都是纸质版的，纸质版虽然能保证真实性和唯一性，但是不好保存，查阅比较麻烦，且纸质容易损坏和丢失。因此建立电子档案是信息化进程中必须的一步。将学生的学籍档案都导入系统，在导入时保证信息的正确性，需要管理人员仔细核对。但同时，对电子档案的录入并不意味着放弃纸质版的档案，无论在现在还是以后，纸质版的档案都有着举足轻重的地位[3]。因此对于个人纸质版的档案也需要配合电子版使用。可以将个人档案的信息录入系统，包括摆放档案室、哪一层哪一号等，这样可以方便查询，也可保证纸质档案的有序保管。

2.4 推进数字档案信息服务平台的建设

高校档案的使用人员涉及老师、学生，在毕业以后还有对接的学校、工作单位等等。因此档案的查阅和访问是一个日常性的活动，需要将基本信息对学生和其他正规的人员开放。高校需要推进数字档案信息服务平台的建设，只有高校将平台搭建好，让每一个需要查阅档案信息的人员能够获得相应的信息，这样才能实现档案信息的共享，让档案发挥更大的作用。但在搭建平台的过程中，也需要注意对信息安全的维护。对于学校的学生查阅档案，需要进行身份识别和验证，这样才能保护学生的隐私。同时需要建立一些综合服务平台，对于学生的档案流动情况、档案的保管情况都能够在上面获得解答。这样才能形成良性的档案管理系统，促进高校的档案管理效率。

2.5 培养信息化管理人才

高校档案的管理离不开管理人员的参与，因此要提升档案信息化的建设，需要培养信息化管理人才[4]。以往的档案管理工作人员已经不能够适应数字化时代的发展，将档案的管理与现代科技发展挂钩。档案管理人员需要掌握基本的计算机操作，才能进行档案的录入、查询等工作。同时也要对档案的保管位置，一些机密档案的查阅进行详细记录。另外，档案管理人员需要创新思维，改善档案管理平台，从档案信息使用人员的角度出发，为他们提供更加方便快捷的服务。

3 结束语

总之，数字化时代高校档案管理信息化的建设道路还很长，需要加强档案管理的资金投入、建立专门的档案管理部门。同时对每一个学生都需要建立个人电子档案，设立专门的档案服务平台，加强档案管理的效率。另外也需要培养信息化管理人才，改进和创新档案管理，建设现代化高效率的档案管理体系。