浅析企业档案数字化建设

余维龙

（中国旅游集团有限公司，广东 深圳 518000）

随着计算机办公的广泛应用，企事业单位产生了越来越多的电子文件，但是历史悠久、规模庞大的企业往往存在大量的纸质档案，特别是企业成立早期形成的历史档案。纸质（实物）档案真实记录了企业发展的历史，比起电子档案更为直观、形象，但是纸质档案存储空间大，查阅不便，并且维护成本高，难以适应数字化时代的飞速发展，数字档案取代纸质档案是社会发展的普遍趋势。

1 历史档案数字化措施

计算机办公形成的电子档案在保存、管理方面已经十分便利。企业档案工作人员需要面对和解决的主要是馆藏历史档案的数字化问题，历史档案数字化不仅涉及了文书档案等纸质载体，还包括了录像带、磁盘、磁带等各种其他形式的载体。

历史文书档案的数字化通常可通过扫描转化电子文件、上传档案系统等方式实现。历史文书档案数量大的企业，一般可以通过外包方式实现，这样耗时相对较短，效率也比较高。但是企业历史档案往往涉密文件较多，企业应与外包业务承接方签订保密协议，确保企业商业秘密安全，有效维护企业利益。对于数量庞大的历史档案，扫描数字化时也应进行筛选，着重对利用价值高的档案进行数字化，以降低数字化成本。

除了纸质载体的档案外，档案数字化还包括对历史音像、实物等类档案的数字化。早期的声像档案通常是录像带、录音带、磁带等载体形式，这类磁介质一般保存5-10年后就会消磁，其记录的内容可能受损、丢失。另外一方面，随着技术的快速发展进步，图像、声音等的存储和播放设备都发生了翻天覆地的变化，十多年前、二十年前的录像带保存到今天可能已经没有合适的设备能播放了。所以，对于早期的传统声像档案，应该本着“抢救优先、利用优先、逐步扩展”的原则，及时翻拍、转存，完成数字化工作，以确保历史档案资料规范存储、便捷利用，为日常档案利用提供坚实基础。实物档案则可以通过摄影摄像等方式进行数字化，生成电子文件，以便于管理。

2 档案数字化工作的要求

实现档案数字化，对企业档案管理员开展归档、查询、利用等工作都有着极大的便利。完成了历史档案数字化后，对于之后产生的档案也应该同时进行数字化，以保障档案工作的顺利开展。为了确保企业档案归档完整、便于管理利用，企业档案员在开展档案数字化工作时应遵循以下原则：

2.1 保障电子档案的真实、完整

真实性是档案发挥行政效力及证据作用的基本要求，无论是纸质档案还是电子档案都应满足这一要求。电子档案的特性决定了它便于编辑、修改，企业档案员在归档、管理电子档案时应尤其注意确保归档的电子档案真实、完整。

2.2 维护数字化档案安全

安全性是档案保管的重要问题，电子档案也不例外。档案信息、重要文件数据的网络使用安全必须得以保证，这样才能确保其使用价值不会遭受到影响、破坏。数字化档案的安全主要包括防泄密和防数据丢失两方面，防泄密、防病毒攻击或停电等意外事故造成数据丢失和系统破坏是数字化档案信息资源建设中的重大原则问题。档案工作人员必须予以高度重视，采取切实有效的安全措施和手段，如数据加密、限制使用范围、建立数据备份等方式提升电子档案的安全管理水平，有效维护企业档案资源安全。

2.3 积极研究信息技术发展趋势

档案本质上是一种信息资源，档案的载体、形式与信息技术的发展紧密相连。当前信息技术的发展日新月异，各种新颖的媒体技术、形式不断呈现。因此，档案工作人员要注重研究信息技术发展趋势，积极思考新技术在档案工作中的运用方式。这样才能使档案工作与时俱进，适应企业发展的要求，为企业发展创造价值。

2.4 处理好数字化档案信息利用与保密的关系

档案数字化之后，管理、利用都更为便捷，但随之而来的是失泄密风险的增大。电子档案容易复制、传播，如果保管、利用等环节管理不善，极易产生泄密隐患。档案数字化工作必须处理好档案信息利用与保密关系，企业档案工作人员要做好档案文件的保密工作，完善相关数字化档案管理机制，提高档案信息的安全保密程度，从而才能大幅度降低文件的人为迫害以及其他意外事件的发生，保证系统安全、档案及重要文献等的使用安全。