国企档案数字化管理设计与实现路径

刘海玲

（晋能控股集团煤峪口矿档案科，山西 大同 037003）

国企档案数字化管理是适应时代潮流，提升档案管理效率的必然选择，其通过对初始数据资源的搜集和整理，运用数字信息化技术实现网络化运维，提升档案管理的标准化和科学化水平[1]。国企作为参与社会生产生活的重要组织，其档案资源数量大且重要，需要通过数字化管理的方式实现信息数据的整理、保管和统计、运用等，有助于提升国企对档案管理的利用效率。

1 国企档案数字化管理的需求分析

国企档案数字化管理有着其现实需求，主要有一些几个方面。

首先是国企档案数字化管理的总业务需求方面。在国企档案管理的过程中对档案完成最终的管理，需要经过档案文件部门的审核，对档案进行审卷、组卷、编写目录、装订卷组封面，之后才会进行档案的移交手续，由档案管理部门接收，对已完成档案进行归档、统计、提供检索查阅复印等服务，同时对有关档案文件进行去痕处理。在此过程中，要注重对已归档档案的备份。

其次是国企档案数字化管理系统需求方面。国企档案的管理需要对档案的接收、档案文件管理，分类管理，检索管理以及业务管理等进行档案全过程性管理。不同的管理过程需要对应的管理系统，在档案管理过程中将档案数字化，根据档案内容进行归类归档，借助检索系统便捷查找档案，同时又专门的业务管理人员进行档案管理的统计工作等。

最后是国企档案数字化管理数据管理需求方面。国企档案管理工作的第一步就是进行档案的搜集，档案中重要的内容之一就是对数据的搜集工作，工作人员需根据不同的数据来源采用不同的方式进行搜集，此后进行数据的整理、管理，为之后的数据利用做准备工作。其中在数据的整理和管理过程中，对于纸质文书和其他档案资料的整理，采用不同的整理方式，按照管理文件要求进行整理，最后进行归档[2]。而在管理过程中要对档案权限级别进行划分，不同权限的档案在管理过程中要遵循其对应的可开放的级别。在数据利用各种主要是对已经归档的档案进行统计、查询以及信息打印等，此外还可通过光盘将档案电子化，从而突破数据利用在空间上的限制，实现跨时间，跨空间的数据利用。

2 国企档案数字化管理的设计

国企档案数字化管理需要对系统进行具体详细的设计，根据档案管理的不同环节过程进行对应的数字化管理设计，主要包括对系统、功能及数据库的设计。

首先是数字化管理系统结构的具体设计。这一部分的设计是实现国企数据化管理的重要一步，在设计过程中对国企档案管理系统的整体架构、所适用模型以及档案管理安全性控制以及管理系统开发等方面进行设计。国企档案管理需针对不同业务的国企进行数字化管理西永的选择，有的企业的文件资料管理，有的企业的数据资料管理，根据企业的业务需求进行科学化、规范化的管理系统的选择，提升档案管理的自动化水平和效率。同时选择与系统适配的管理模式，让档案管理系统的用户自主式完成对应业务的管理，借助信息网络平台，进行在线数字化管理，但需注重对数据、文件档案的备份，保护档案安全。

其实是数字化管理功能结构的具体设计。这一具体设计主要是对文件数据档案管理的具体功能进行设计，其主要包括对文件数据档案数字管理过程中录入输入、检索查询以及借阅打印功能的设计。其旨在通过不同的档案类型对数据管理的不同系统进行不同类和不同接口的设计，也就是为不同的文件和数据选择不同的控制器类，以实现在档案管理过程中通过不同的接口实现文件数据的自动化录入输入、检索查询以及借阅打印的功能。

最后是数字化管理功能数据库的具体设计。国企档案数字化管理离不开对数据库的详细设计，国企根据自身档案实际选择合适的模型，建立起实体与模型之间的信息关联，直观简洁的展示档案管理的成果，提升档案的利用效率。其具体设计的环节主要包括对文件数据的收发管理，设计专有的数据表或文件表，用于存储档案，管理员设计表、用户设计表。这里要注重在数据表和文件表的设计中要设定档案的类型，便于查询，全面覆盖数据文件内容。

3 国企档案数字化管理的实现

国企档案数字化管理根据其具体的设计要在实践的运用和测试。

首先是国企档案数字化管理环境的实现，数字化管理系统需要借助现代信息技术，设计开发系统，在可运行环境搭建平台。数字化管理实现的首要条件是具备所需的软硬件环境，主要涉及的有中央处理器，硬盘，宽带、数据库、服务器、客户端以及管理操作系统和相应的系统软件。

其次是国企档案数字化管理功能的实现是借助系统软件由档案系统管理人员设定相应的账户，让文件和数据的搜集人员将档案资料自主输入到系统中，通过网络传输在线进行档案组卷、案卷的编录[3]。此外还可行实现查询借阅和操作历史的查询的功能。在国企档案中通过系统进行相应界面，进行归档归类面对文书、数据、影像、业务等档案类型进行归类，便捷快速高效完成档案分类。而在检索实现的过程中，客户端借助互联网对管理员设定的档案管理数据库进行访问，通过进入国企对应的档案查询系统，进行线上查阅和下载打印。在此过程中管理员应提升对档案保密性和安全性的管理，在系统中设定相应权限，有效利用档案。

最后是国企档案数字化管理登录的实现[4]。档案数字化管理需要对不同使用用户进行系统登录后才可从实际中实现数字化管理。数字化管理系统一系列功能的实现需要对应用户登录后方可实现。由档案管理系统的管理员进行委托、指派和授权，帮助用户使用设定好的账户名和密码登录档案管理系统，对于不同用户在事前应有管理员设定好相应的功能权限，在权限范围内呈现对应档案内容。