大数据背景下行政事业单位信息化档案管理研究

高 珂

（山东省单县人力资源和社会保障局，山东 菏泽 274300）

行政事业单位工作繁多，而其中档案管理工作占据重要地位，直接关系到行政事业单位是否可以高效、协调运转，而传统档案管理在此形势下不能满足单位发展需要。对此，行政事业单位要积极探索新形势下高效管理方法，紧跟时代步伐。互联网信息技术的普及使得信息化管理、数字化管理成为主流趋势，逐步应用于各行业之中，行政事业单位也越来越多地探索数字化档案管理措施，但是其中尚存一些问题，需要有关人员对其分析和解决，提出针对性优化策略，推动数字化档案管理快速、平稳发展。

1 行政事业单位开展档案管理信息化建设工作的重要意义

1.1 改善提升档案管理工作的总体实施效率

在行政事业单位具体实施档案管理工作过程中，借由对信息化建设的持续强化，能够支持将纸质载体档案数据信息资料转化处理成数字化载体档案数据信息资料，在完成所有档案信息要素的计算机软件录入条件下，最终建构形成一套具备规范性和完整性特点的档案信息管理技术系统。对于部分档案数据信息资料存储数量较多的基层行政事业单位而言，借由组织推进信息化建设工作，能够有效缩减各类人员在查阅调取档案数据信息资料消耗的时间，提升档案数据信息资料管理工作的规范性，彰显档案数据信息资料的最佳应用价值。

1.2 精简档案管理工作人员的工作程序，提高工作效率

行政事业单位每年都有大量的文件需要进行归纳整理，甚至有些大单位每年高达数万份文件需要进行整理，而且有些人事档案或重大事件的文件需要长期保存，因此档案管理人员的工作量十分大。在没有事业单位档案管理科学化的年代，纸质档案的整理、筛选和归档保存都是一项十分庞大的工作。实施信息化档案管理之后，显著节约了人力物力，提高了工作效率。

1.3 有利于提高经济效益

市场竞争力的加剧为行政事业单位带来了一定挑战，单位的快速发展使得档案信息量呈现爆发式增长，而滞后的档案管理方式使得档案作用无法得到有效发挥，信息量与工作方式间存在巨大矛盾。粗放式的、以人工为主的档案管理方法不仅严重降低了工作效率，且会在很大程度上提升管理成本，给企业经济效益的获得带来阻碍。另外，档案数字化改变了传统纸质档案形式，不仅可以有效减少储存空间，也能够在很大程度上减少对于纸质档案的保管费用，档案查阅更加准确、高效、便捷。

2 大数据背景下行政事业单位信息化档案管理存在的问题

档案管理机制不完善。现阶段，大多数行政事业单位的档案管理工作的开展都未有效结合大数据的发展状况，也没有构建完善的档案管理机制。由于长期缺乏对档案管理工作的重视度，即便是档案管理人员也没有真正意识到档案管理信息化的重要性。再加上行政事业单位的档案管理工作本身较为枯燥，在没有足够重视的状况下，档案管理人员很难集中精力于日常的档案管理活动中，这不利于档案管理的信息化发展，从而造成整体的信息化水平非常低。虽然一部分行政事业单位已经针对档案管理机制的不足之处进行了完善，但并未充分结合实际的档案管理状况，许多机制缺乏实用性，档案管理人员也没有严格按照制定的机制完成日常的档案管理工作，从而严重影响了档案管理信息化的发展。

3 大数据环境下加强行政事业单位档案信息化管理的策略

3.1 全面贯彻落实档案管理基本制度

各级行政事业单位应当建构完善并且贯彻落实基本的档案管理制度体系，借由针对行政事业档案管理工作人员开展系统完善的培训干预工作，帮助行政事业单位工作人员树立正确科学的档案管理工作思想意识。要借由将现代信息科学技术形态在行政事业单位档案管理工作，运用制度优势规范约束行政事业单位档案管理工作人员的基本工作参与行为，在提升工作实施过程规范的条件下，同时改善行政事业单位档案管理工作的实施质量和实施效率。除此之外，行政事业单位还要积极强化针对档案管理工作的监督干预力度，建立执行科学完善的考核工作制度，将档案管理工作人员的日常表现与实际获取的薪资待遇水平进行相互挂钩，继而有效调动行政事业单位档案管理工作人员的热情以及主观积极性。

3.2 提高档案管理的信息化水平

在大数据背景下，行政事业单位的档案管理工作面临着更多的挑战。为了合理应对新时期的各种挑战，行政事业单位应当结合自身的实际发展状况，加强对现代化信息技术的合理应用，全面优化信息化档案管理流程，推动档案管理与信息技术的一体化发展。由于档案管理的信息化需要有良好的软硬件基础设施，因而行政事业单位还需要对档案管理进行优化，要求档案管理人员掌握一定的计算机操作技术，并且熟练运用各种信息化档案管理设施，从而真正提高事业单位档案管理的信息化水平。此外，互联网本身是档案管理信息化的核心所在，行政事业单位还要推动办公系统与档案管理系统的融合，确保所有档案资料与信息都能实现快速传递与分享，实现其利用价值。

4 结束语

随着社会的不断发展、科技的不断进步，管理工作也在随之发生转变，出现了一些新的状况以及新的需求。因此，事业单位的档案管理必须紧跟时代的发展需求和档案管理的相关的管理标准，进行严格规范来保证档案管理工作能够跟上快速发展的时代步伐，运用信息技术使其更好地为我们服务。