浅谈纸质档案数字化工作

苏 哲

（闽西职业技术学院，福建 龙岩 364021）

现在各项工作都进入数字化工作的科技时代，这要求各单位对于文书档案的管理工作也要与时俱进，进入文书档案数字化工作阶段。

1 纸质档案数字化工作的重要意义

档案数字化工作，即各立档单位将属于归档范围且应永久或长期（或30年）保存、社会利用价值高、按规定必须向国家综合档案馆移交的档案，按照《机关档案业务建设规范》、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等国家标准及单位所在地方的规范性文件要求，规范档案目录内容，对错误或不规范的目录数据进行修改后，根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。

将纸质档案完成档案数字化工作的重要意义在于，一是进一步完善档案保存管理机制，形成传统纸质档案保存和数字化信息保存双渠道，传统纸质档案保存寿命受到其内部因素和外部保护环境条件影响，增加数字化信息保存渠道，可以减少传统纸质档案因反复提卷复印利用从而造成载体受损，这就从信息技术方面延长了档案保存的长久性。同时，数字化档案存储的载体为硬盘、光盘等，而这些载体通常都是体积较小的载体，能够大幅减少存放的空间，提高档案存储空间利用率；二是进一步提升档案服务利用机制，档案数字化大幅提高了档案信息利用效率，以往传统纸质档案的查阅方式为，先通过电子目录查询档案所在的卷宗，从而找到所需要的档案，这样所要花费的时间较长。而档案数字化过程中，大部分文书档案的数字化副本可以通过相应软件存储为双层PDF格式，这样查阅档案时除了可以通过电子目录检索外，还可以通过关键词的方式精准检索档案信息，从而直接精准找到相应档案的数字化副本，大大缩短了查阅时间，从而提高档案信息利用效果；三是减少档案去污过程中的操作失误，传统纸质档案在利用和保管过程中，由于内部因素和环境因素影响，可能会出现沾染各种污斑的情况。这些污斑不仅影响档案的外观，还可能会影响档案纸张的耐久性和档案的利用价值。传统的档案去污方法如操作不当可能造成不可挽回的损失，然而这些传统档案去污手段仍然存在去污不彻底，或无法去除的情况。档案数字化后，可以在电脑端对这些污斑进行去污处理，如在处理过程中出现错误可以通过返回等技术手段撤销操作，从而减少档案去污过程中的操作失误。四是完善档案倾斜校正手段，传统纸质档案，如原档案存在打印歪斜等问题，在档案存储时很多单位并不会花时间去完成倾斜校正，从而造成之后利用档案时仍然存在打印歪斜的问题。而档案数字化之后，这些打印歪斜问题可以通过专用软件完成倾斜校正，从而使得之后档案利用效果提高。

2 纸质档案数字化工作存在的问题

虽然档案数字化能给档案工作带来许多的便捷和创新，但仍存在一定的问题。一是储存载体存在损坏风险，纸质档案完成数字化工作后，数字档案需要通过电脑的硬盘、光盘等载体进行储存，然而这些载体可能因为操作不当、进入灰尘、存放不当等多方面因素造成载体损坏，从而影响这些载体的功能工作状态与使用寿命减少，最终造成储存在载体中的数据丢失；二是档案保密性存在风险，纸质档案在完成数字化过程中存在被改写、篡改的风险，而且这些改动可能不会轻易被察觉和留下痕迹，从而造成档案电子化数据与真实档案不相符的情况。当纸质档案完成数字化工作后，因查阅、调档操作便利，档案管理员将更倾向于在电脑端进行操作，然而电脑端操作存在通过网络窃取数据的风险，造成在网络环境下的电脑端数据都难以做到绝对保密的情况；三是档案保存安全性存在风险，数字档案的保存载体如硬盘、光盘等，都是体积较小的载体，且从载体表面无法判断载体里所储存的内容，如果储存被掉包，单从载体表面无法轻易发现，造成了档案保存存在一定的风险；四是对档案从业人员综合素质要求有所提高，纸质档案数字化过程都需要通过专业设备进行，对完成数字化的电子数据通常还需要在电脑端通过专门的软件完成数字化档案的纠偏、去污、去黑边等操作，在电脑端完成档案的查阅、调档、打印等工作，也需要熟练操作电脑上的各种软件、设备，因而对于档案从业人员的综合素质要求，特别是对于电脑等专业设备的使用方面，提出了更高的要求；四是对于单位档案管理设备投入有所提高，纸质档案数字化需要通过专业扫描仪和专业软件等设备进行数字化，数字化档案的保存载体，如硬盘、光盘等都是有一定容量限制的载体，因而在纸质档案数字化过程中，需要增加这方面的设备投入。同时，因为电脑端的数字化数据存在通过网络窃取的风险，因而要求处理档案数字化数据的电脑必须是独立、断网、安全性较高的设备，所以要求单位对于档案管理设备的投入要有所提高。

3 纸质档案数字化工作今后工作要点

推进纸质档案数字化工作已然成为当下各单位档案工作的重中之重，这就对各单位和档案管理员都相应提出了更高的要求，针对当下档案数字化工作中存在的问题，我认为在今后的纸质档案数字化工作中，需要做好以下几个工作要点。

一是建立健全单位档案安全管理机制，除了要继续完善原有的传统档案室温湿度控制、防火灭火系统、防虫害系统等机制，还要着重加强数字化档案安全管理机制。配备独立、断网、安全性能较高的电脑设备用于处理数字化档案工作，同时，加强对档案管理人员的监督管理，要加强其相关档案法规的学习，加强其档案数字化工作的工作能力，并对纸质档案的数字化工作过程建立监督机制。健全完善数字化档案查阅、调档工作机制，建立查阅、调档过程登记机制，做到出现问题可以追溯源头。二是档案管理人员要不断提升自己的综合素质，纸质档案数字化工作对于档案管理人员的综合素质，特别是对于电脑等专业设备的使用方面的能力提出了更高的要求。这就要求档案管理人员要不断提升自己的综合素质，积极参加各类数字化档案管理培训活动，学习掌握电脑等专业设备，做到能够熟练操作电脑上的各类相应软件和专业扫描仪等设备。同时，档案管理人员还要加强相关档案法规的学习，做到心中有红线，工作有底线。三是建立完善数字化档案保存和管理机制，数字化档案存储载体存在损坏和保管安全性的问题，这就要求要建立数字化档案保存和管理机制。对数字化档案存储载体进行外观标识，同时对于数字化档案借出工作要建立过程登记机制和归还检查机制，档案管理人员要对归还的数字化档案存储载体进行检查，从而避免因数字化档案借出出现数字化档案损坏、掉包等问题。同时，档案管理人员还需要定期检查档案数字化存储载体，档案管理人员应当建档立册，定期将档案数字化存储的载体如硬盘、光盘等通过专门的设备进行检查，确保载体内数据无损坏的情况，如果发现损坏情况，要及时将载体内的数据备份到新的存储载体。

信息化时代已然来临，对各单位的档案工作特别是档案数字化工作提出了更高的要求，加强档案数字化工作，提升档案管理和利用水平，利用电脑等专用设备提升档案利用效果，将会是今后新一代档案管理员最迫切的任务。