事业单位档案管理信息化建设分析

佟晓伟

（河北省承德市双桥区卫生和计划生育监督所，河北 承德 067000）

1 现代化信息技术

信息技术是应用计算机科学和通信技术的综合，信息技术的使用能够加快数据的计算速度，能够让计算机处理信息的速度更高效，信息技术主要是通过微电子技术和软件技术来作用于生产实践的，因此在实际利用中离不开这两者。微电子技术对于国家发展来说非常重要，对于一个国家的综合实力有很大的影响，微电子技术在国内出现的时间比较久，技术在不断地完善，集成度越来越高，性能越来越高效，成本在慢慢降低，未来朝着低性能的方向发展，所以发展前景是非常可观的；而软件技术对于经济发展来说也有很大的影响，因为在信息技术发展的过程中，也有很多必要的技术支持，而软件技术的开发应用就是信息技术的关键技术之一。越高级的软件编程语言对于信息技术来说越有益，高级的编程语言可以促进信息技术的革新，时代在不断的发展，技术在不断进步，现代社会追求高效已经成为潮流。事业单位的未来发展方向中，工作效率的提高也是主要内容之一，信息技术的主要作用就是可以提高事业档案管理工作的效率，因此开发新的信息技术刻不容缓，而新兴技术的开发需要一定的时间和空间，也需要更多人才的加入。

2 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

2.1 对档案管理信息化的认知不够深刻

与国外相比，我国的现代信息技术发展速度比较快，但是起步较晚，还没有构建完善的运作体系及框架。因此，对事业单位来说，在将信息技术与档案管理工作相结合时受到了外部条件的约束，缺乏完善的管理制度以及标准体系。大部分单位主要以档案管理工作人员已有的信息技术水平以及工作经验为主，导致整体的工作质量大打折扣，存在许多主观随意性及波动性。这一问题的出现主要在于事业单位对档案管理信息化的认知还不够全面和充分，存在许多认识上的偏差。大部分档案管理工作人员过度依赖管理系统以及计算机，没有站在宏观的角度深入剖析不同的信息技术风险，当管理系统和计算机难以实现稳定运作时，就会导致各类档案管理资料直接丢失或毁损。

2.2 系统化的电子档案管理不够

由于电子档案管理工作的难度偏高，包含的细节要素较为复杂，许多事业单位开始以信息化电子化为目标，充分彰显档案管理工作的重要作用以及优势，促进这一工作的现代化发展。但是大部分事业单位的档案管理工作还只是停留在简单的存储、逻辑归档以及网上查阅，忽略了对管理系统的进一步开发以及利用，没有充分体现相应的作用。同时，规范化以及系统化的档案信息化管理水平较差，对于办公系统设计来说，档案管理系统设计工作不够理想，有一部分功能比较简单，存在许多缺陷，导致档案管理系统所发挥的作用十分有限。

3 事业单位档案管理信息化建设的有效对策

3.1 软件建设与保密工作

软件建设是事业单位档案管理信息化建设的重要内容和载体，因此，需要保障档案管理软件性能与功能，使软件具备完整性与先进性特征。在过程中，事业单位可以依照自身实际需要向第三方购买档案管理软件，还可以进行自主设计软件平台。在管理软件内部设置与自身实际情况相符的功能，着重体现出事业单位档案管理特征，针对模块设计与功能设计方面，应进行拓展，保障软件的运行速度与容量。档案管理软件建设需要从长远角度进行规划，同时随着单位实际发展情况来拓展各项功能，依照实际需要来进行战略性升级，以此来保障档案管理信息化建设的先进性与技术性。另外，在软件建设过程中，还需要保障信息内容的安全性，因为档案信息与单位发展机密规划有着密切的联系，所以，需要进一步做好档案信息防御工作，系统升级与漏洞修补等功能都需要升级到最优。在事业单位档案管理工作中，保密工作十分重要，但当前诸多事业单位没有认识和意识到档案保密工作的重要性，导致档案信息出现泄露问题。基于此，事业单位档案管理部门需要针对这一现象科学选择档案库房，切不可选择办公一楼，因为一楼的抗潮效果较差，同时还需要做好防盗工作。办公室与库房分离开来，库房与阅读区也要进行科学划分。

3.2 加强对电子档案安全性的管理

档案管理工作人员应该着眼于目前的档案管理工作现状以及未来发展趋势，通过对信息技术特点的研究，更好地体现信息化管理工作的要求。其中，档案信息化安全保障最为关键。档案管理工作人员应当了解电子档案安全管理要求，明确现代信息技术的使用策略和方法，以口令密码、身份认证、授权管理、安全防火墙设置、安全备份等多种形式，更好地落实各类信息安全保障措施。电子档案安全性的提升是一个长期的过程，档案管理工作人员需长期做好这项工作。有关管理部门需要意识到自身的社会责任，出台相应的技术举措和政策，加强对电子档案的安全管理，不断提升监管力度，确保档案安全管理工作的有效落实。同时，档案部门应重视档案管理工作人员安全素质的提升，构建高水平的档案安全管理团队，为档案安全工作提供人力保障。

3.3 提高档案管理人员的整体素质

当前，在我国网络科技快速发展的背景下，对事业单位档案管理工作有着一定的影响，其不仅可以提升档案管理工作形式与管理模式，同时还可以全面创新事业单位档案管理工作的有效性。想要实现这一目标，需要强化档案管理工作人员的整体素质与综合能力，从根本上提高工作人员的创新意识，进而使其提升工作效率。目前，很多档案管理人员缺少网络信息管理的专业能力，所以，事业单位需要加强对档案管理人员网络技术培训与档案管理知识的拓展，可以将档案管理人员委派到专业团队中进行学习实践，还可以邀请专业人士对档案管理人员进行专题讲座，分享自己的成功经验，这样的方式可以有效提升档案管理人员对计算机的使用能力。另外，针对事业单位档案管理人员的招聘环节，需要加强对面试人员的综合要求，选择具有整体实力的专业人才，以便为事业单位档案管理工作注入新鲜的血液，进而促进档案管理工作实现可持续发展。此外，档案管理人员还需要依照事业单位对档案管理工作所建立的规章制度来开展各项工作，规范自身行为，科学有序地进行档案管理，这样的方式不仅可以满足新时代发展需要，同时还可以发挥出档案管理工作的效能，进而促进事业单位健康发展。

4 结束语

在事业单位发展进程中，档案管理属于一种无形资产，其对于单位实现可持续发展有着重要作用。在过程中，事业单位档案管理工作需要推动信息化建设，这是档案管理在新时代发展的迫切需要，也是档案管理改革创新的关键途径。