信息时代档案管理工作面临的问题及对策

毛翼坤

（白山市浑江区发展和改革局，吉林 白山 134300）

1 导言

随着时代的发展以及科技水平的提升，人们越来越意识到档案管理工作的重要性。而在传统档案管理模式中普遍存在重视程度不够、专业能力不足、岗位素养缺失、信息化建设过于表层化、电子档案安全性缺失等问题，严重影响档案管理工作的顺利开展及健康发展。因此，结合时代发展体征，探索新时期档案管理工作的新思路具有十分重要的意义。

2 信息时代档案管理工作面临的问题

2.1 档案管理体系不完善

由于档案对于企业部门的发展有着重要的意义，所以通过一个更加完善的档案管理体系可以更好地确保档案管理工作能够非常科学、高效、有序地进行下去。不过，以现阶段我国档案管理总体的情况来看，档案管理体系中存在着众多的不足，影响着档案管理工作的开展。现阶段我国现有的一些法律也不能更好地对档案管理工作形成更为有效的约束，所以这使档案管理工作所取得效果没能达到预期制定的管理目标，从而使得企业发展受到很大的限制。在这种限制中，企业的每一项活动开展都会受到一定的影响，这也是企业发展遇到瓶颈的一个重要因素。

2.2 无法正确认识档案信息化

信息技术不断发展，公文处理、合同管理、人力资源管理和财务共享等多种管理系统出现在大众视野，传统的档案管理模式已经无法顺应新时期的发展要求。对此，需积极转变传统的管理方式，跟上时代发展的脚步，引导工作人员高度重视档案管理。如今，部分档案管理人员并不重视档案管理工作，认为档案管理工作采用传统的工作模式即可满足现阶段的工作要求，无须设置现代化的档案管理系统。这些人员从思想上便忽视了档案管理工作，阻碍了企业信息化建设的长足进步，同时也降低了档案管理的效率。

2.3 档案管理手段单一

虽然现阶段我国信息化技术的应用非常广泛，在档案管理工作中计算机信息技术也有着较大的应用，但是由于很多的企业部门对于信息技术在档案管理中应用的认识不足，加上受到以往档案管理理念的影响，很多企业的档案管理模式还仍处于单一的程度。不管是以往形式的管理模式，还是当前形势的管理模式，许多企业都未能对其进行创新，未能根据自身的需求对档案管理方式进行优化。虽然有些企业部门将信息技术应用到档案管理中，但是也仅仅是应用技术的存档、搜索等功能，其他深层次的技术并未得到实际的应用，如通过大数据对相关的信息内容进行分析等，这些单一形式的管理使得档案管理的价值并未有效地发挥出来，所以这种管理方式相对较为低效，这也是当前档案管理面临的巨大挑战。

3 信息时代档案管理工作控制对策

3.1 提升档案管理信息化工作重视程度

提升对档案管理工作的重视程度是新时期强化档案管理工作的首要前提，是实施规范化、科学化、高效化、信息化档案管理的重要思想意识基础。作为企企业发展的“领航员”，高层管理者应明确信息技术在档案管理工作中的重要意义，尽可能为档案管理创造有利的工作环境，推动其顺利地开展。在此基础上，还要加大档案管理工作的人力和财力投入力度，顺应时代发展，积极引进先进档案管理技术和设备，推动档案管理信息化的建设进程，构建现代化、智能化、科学化的新时期档案管理模式及体系，在提升其管理实效性的同时，促进档案管理工作的健康、长久发展。

3.2 建立档案数据库

在信息技术高度应用的时代中，通过应用信息化技术能够实现高效的档案管理，但是现阶段很多企业的档案管理效率并不高，甚至是离预期的目标还有很长一段路要走，造成这种情况的重要因素之一是很多企业的人员无法正确地认识到，在信息时代想要更好地将档案管理开展下去需要自身对档案管理工作有一个科学的认识。开展档案管理工作要求大量的信息数据作为管理工作的基本支持，所以企业需要针对信息化的档案管理建立专门的数据库，这样能够使得信息传递获得非常有效地支持。通过数据库的建立，可以进一步地保障档案管理工作在良好的环境下顺利进行。此外，相关企业在开展档案管理的时候还应该能够进一步地考虑到企业整体方向上的发展战略要求，从而保障档案管理能够符合企业的实际发展需求。仅仅建立相关的档案数据库还远远不够，在数据库建立之后企业还需要进一步地将档案维修以及档案保护落实到档案管理的每个环节之中，这样能够保障档案管理工作所取得的效果以及质量得到更大程度提升。

3.3 加强档案管理的信息化建设

随着社会科技的飞速发展，现代信息技术被广泛应用到各个行业领域中，成为新时期推动行业发展的主要动力。因此在信息化时代背景下，企企业应积极加强档案管理工作的信息化建设水平。档案管理信息化建设主要考虑“安全性提升”和“网络化建设”两个内容。随着计算机、扫描、大数据、OCR、多媒体等现代化信息技术的快速发展，电子档案的形式逐渐向标准化、安全化发展，企企业档案管理部门，应积极引入先进的信息化档案管理系统，实现不同载体类型档案资料的数字化转换，从而提升档案的保存的安全性。同时，要加强档案管理的网络化发展，一方面针对机要档案和非公开性档案，建立内部局域网络，在确保档案安全性的基础上，提升档案内部传输和调阅的便捷性，提升档案管理效率；另一方面，对于公开性档案，建立网络化管理平台，在提高管理效率的同时，提升档案的丰富性和利用率。

3.4 保障软件的兼容性

在当前信息化的时代中，想要更好地将档案管理工作落实到位，那么企业应该认识到在档案管理工作中应用信息化设备的重要性，通过应用先进的信息化技术可以使得企业的档案信息资源在不同的部门之间实现共享，这样能够提升档案资源的利用效率，从而使得每个部门可以将需要的档案信息及时存档、调取，提升了工作效率。所以，企业的每一个部门都应该能够进一步地对档案管理中所涉及的信息技术进行优化以及创新，这样能够有效降低查找档案的时间，提升工作的效率。

4 结束语

总之，在信息化时代中，档案信息管理所面对的挑战是多种多样的，这就要求相关的企业能够有针对性地对档案管理制定更为科学的管理方案，实现科学化的管理，这样能够使得企业档案管理工作质量得到提升，从而使得企业的发展可以更加稳定、安全。