大数据时代背景下档案管理和数字化建设研究

刘 蕾

（天津北辰科技园区管理有限公司，天津 300405）

1 档案数字化建设中存在问题

1.1 档案数字化横向发展不均衡

目前，各等级档案管理的职能部门都非常重视数字化档案的建设，然而一些基础相对薄弱的档案管理部门却忽视了档案数字化建设资本的投入。希望进一步完善和优化档案数字化建设体系，就应当引进相关的技术型人才和配套技术。建立档案信息数据库，需要得到计算机服务器以及其他设备的支持，以往的纸质档案全面实现数字化管理，需要得到硬件和软件的双重配合，在传统档案管理工作的基础上，投入更多精力和人力。与此同时，档案管理工作部门还需要通过优化网络来进行完善的管理。对于级别相对较低的档案管理工作部门来说，无论是未来的档案管理工作，生存与发展都面临着很多挑战，更无暇去进行数字化建设的资本投入。

1.2 档案管理观念落后影响档案数字化建设

档案管理工作人员没有真正的认识到档案管理工作的重要性，忽视了数字化建设的真正价值与内涵，都会影响档案管理数字化的体系建设。档案管理信息体系属于档案数字化建设的相关模具和板块，为进一步优化档案管理工作，需要工作人员认识到，改变过去管理方法和理念的重要性，同时构建一个规范化的管理体系。之前档案信息化管理属于日常工作内容，工作人员一味依赖纸质档案，认为网络和电子档案存在不安全性，这一观念也影响了大数据时代背景下的档案信息管理工作进一步开发与应用。

1.3 档案数字化建设缺乏整体规划

由于缺乏整体规划，导致档案数字化建设的工作进行过程中遇到阻碍问题。没有细致进行整体规划和部署，盲目的引入并不符合实际工作的档案管理体系，或者是缺乏实现档案管理集成工作目标的技术，都会导致档案管理工作存在缺失问题。在实际工作过程中购买的管理信息体系，不仅不能够满足传统档案管理工作的要求，也不能提高整体工作效率，还会引起各体系中档案信息出现不兼容和信息资源处理能力降低的情况，导致档案管理部门出现档案信息化建设障碍问题。

1.4 档案管理人员缺乏档案数字化建设工作能力

目前，档案管理工作人员缺乏专业技能，也会导致其无法胜任档案数字化建设工作的具体内容。日益完善的档案管理工作模式，对工作人员的知识结构和工作技能提出了更多要求，在传统理念指导下，档案管理工作人员认为自身的管理工作应当配合计算机技术人员同时进行，将其视为单纯的技术运行，而实际的档案数字化建设工作，应当是由具备计算机能力和档案管理信息处理能力的档案管理工作人员完成。

1.5 档案数字化缺乏统一标准和有效安全保障

缺失档案数字化统一管理标准和有效性安全保障的档案管理工作存在严重问题。保证完整的传统档案信息，并与基础工作内容进行统一，才是构建档案数字化管理与建设体系的重要基础，如果档案的质量存在参差不齐的情况，会导致档案馆数字化管理缺乏统一标准。电子档案存在范畴严格受限的情况。档案记录了相关项目从开始到结束的整个过程，并存在大量宝贵的数据和机密信息，因此，保证信息储存和应用的安全性，具有非常重要的价值。档案管理工作人员对于自身工作安全意识不足，也可能会导致信息档案存在被黑客攻击等风险。档案信息的泄露，都会造成档案管理工作出现重要安全问题。

2 大数据时代档案管理创新举措

2.1 赋予档案新内涵

在大数据的时代背景下，不断优化和完善档案管理方法，需要提出创新的举措，进而赋予档案全新的内涵。例如，在医院档案管理工作中构建大型的数字档案馆，将其中具有实际价值的相关记录信息视为档案。医院每时每刻都会更新生成全新的数据信息，将所有的信息收集并记录到计算机当中，通过通讯设备保存到数据柜。在需要的时候，可以通过访问大数据的文件了解到相关信息。这些工作是人工无法完成和实现的，因为目前的档案管理技术手段和人员知识水平，都无法进行海量数据的类别划分。

2.2 及时更新知识结构

档案的数字化体系，能够针对档案信息进行收集整理、划分类别储存以及转移，这都需要软件和硬件技术的双向配合。根据档案管理的需求配置相关的设备，包括计算机、扫描仪、路由器、大型高速交换器以及其他相关信息处理设备，这也是为了配合硬件设计方面的主要需求。档案管理的软件设计，需要与档案管理部门进行相关实践工作的配合，为档案管理部门提供良好的网络环境，从而构建档案网站，实现数字化和网络化的科学管理应用。

2.3 构建新档案收集体系

储存档案信息是档案管理的重要基础，在大数据背景时代下文件的收集和整理不能仅依靠人工，需要借助互联网和信息技术的支持，从而产生完整的生产链条。科学的管理方式，需要掌握每个环节当中生产的信息和数据，从而把握关键信息和链接中心，并针对收集到的信息大小和类型进行划分。

2.4 做好安全防护

信息资源是国民经济和社会发展的三大战略资源之一，建立安全可靠的档案管理系统更有助于敏感信息的保护及信息资源的应用，应当明确数据采集、传输、存储、应用等各环节的网络安全防护边界、责任主体和防护要求。一是做好网络边界防护。企业中档案管理系统与业务平台往往存在不少数据接口，数据的交互与网络跨区服务通常使得档案管理平台成为安全防护的薄弱点，在档案系统建设规划中采用可信可靠的网络安全产品及服务，提升档案系统关键设备的防护水平。二是深化态势感知能力及防护体系建设。持续完善对档案系统的网络安全风险监测及预警，定期对档案系统开展漏洞修复与安全渗透测试，全面降低安全风险。三是做好系统防护。完善档案灾备体系、建立灾备系统；对系统使用人员进行分级，对权限进行最小化管理；增加面部识别、指纹或声纹识别等多因子认证途径，避免身份盗用风险。

3 结语

档案部门属于数据链接的中心，因此无论是集中式还是分散式的数据收集模式，都能够深入挖掘到收集数据和信息的重要价值。作为具有科研性工作性质的单位，从事档案管理工作的人员，不仅需要收集传统的档案资料和信息，还应当充分的应用信息化文件资源，切实履行自身职能，能够与时俱进的构建大数据体系，从而科学实现档案管理的战略作用和价值。