信息化时代基层档案管理质量的提升与发展

史俊莉

（陕西省延安市黄陵县重点项目管理办公室，陕西 延安 727300）

传统档案管理工作一般是采用人工记录文字信息的方法，记录的信息量较少且模式单一局限。我们处在一个信息爆炸的时代，传统的档案管理工作模式无法顺应时代的发展，严重拖慢了工作人员对于档案的研究进度。如果使用信息化技术记录档案则可以同时保存声音、文字和图片等信息，能够很大程度上加强人们对于档案信息的理解，提升工作效率，工作人员可以直观地对档案进行分析，了解事件发生的全过程，因此使用信息化技术管理档案信息势在必行。

1 目前档案管理工作的不足

1.1 软件通用性差

目前，许多政府对档案管理工作的认识不足，重视度不够，下拨的经费严重欠缺，导致基层政府在工作时对于档案管理工作模式的更新难度较大。许多基层政府的档案管理工作使用的计算机型号不一，致使档案管理软件不能够实现信息互通。由于缺乏资金，许多基层政府使用的档案管理系统版本陈旧，脱离时代需求，不能做到信息的衔接交流。使得基层政府开展自动化办公和档案一体化工作受到影响，拖慢了档案管理的整体进度。

1.2 缺乏统一的系统化档案管理理论体系

目前的管理工作缺乏一个统一的档案管理工作体系与标准。在档案管理工作出现错误时，没有一个标准的规范给到工作人员以参考，使得我国各方面当信息系统建设水平参差不齐。因此，必须引入信息化档案管理技术，建立统一的信息化档案管理标准，提高工作效率，缓解传统档案管理模式下的基层工作人员的工作压力，提高档案管理质量。

1.3 保密性不足，信息泄露问题突出

目前的档案管理工作中会将信息录入到电子系统进行备份，然而电子系统的使用虽然能使得档案管理工作更加便捷，但在电子系统进行保密工作难度较大，存在着信息泄露的风险。一旦电子系统被不法分子入侵成功，将会造成巨大的信息资源损失。

1.4 档案管理工作人员专业素质不足

许多档案管理工作人员专业素质较低，工作观念没有做到与时俱进。在如今这个信息爆炸的时代，档案管理工作对工作人员素质要求较高，需要工作人员具备快速整理种类繁多、信息量巨大的文件的能力。而许多基层政府的档案管理工作人员仍然沿用十几年前的档案管理系统和工作方式，使得许多档案在整理的过程中出现信息遗漏和归类错误等问题。档案管理工作人员应转变工作模式和观念，积极学习新型档案管理技术。相关部门应投入资金，引入最新的档案管理系统，聘请专业人员对档案管理部门工作人员进行系统培训，使得相关工作人员能够胜任新形势下的档案管理工作，保障档案管理的科学性和高效性。

2 信息化时代档案管理的几点措施

2.1 加强档案管理的组织和制度建设

必须建设一套科学规范的档案管理工作体系，通过制度的建立，规范档案管理工作人员的日常工作，使得档案管理工作能够程序化进行。应将档案管理工作内容进行细化分解，将档案管理部门人员进行细化分工，明确每一个人所负责的档案管理工作内容，做到每一个人明确自己的工作职责，在自己负责的模块变得更加专业化。只有这样，每一名员工负责好自己的模块工作，并处理好衔接工作，上级部门做好对档案管理部门每一个人的监督和管理工作，才能使得档案管理部门有序进行，提高档案管理效率。

2.2 建立数据库

档案管理工作涉及大量的电子文档，在整理这些文档时，要做到及时更新数据。首先要对电子文档内容的真实性进行核实，避免将虚假信息传输进数据库。利用数据库将电子文档进行归类编排，这样做能提高文件检索的速度，做到精准查找。

2.3 做到定期检查维护

要提高档案管理的安全性，必须做到对储存文档的u盘或者光盘等储存媒介进行定期的检查，避免因为时间过长，介质老化，出现文件的损坏丢失等情况。必须注意到u盘或者光盘的使用保质期，定期跟换新媒介体，将文档拷贝到新的媒介中，防止媒介的损坏对来信息资源的丢失和工作的困难。

随着互联网技术的不断提高和普及，网络安全问题也日益突出。在利用信息化系统对政府档案信息化管理时，难免会出现一些系统漏洞，导致互联网黑客袭击。因此必须加大档案管理系统的安全体系建设，聘请专业技术人员，通过网络技术加强档案管理系统的保密强度，防止电脑被病毒攻击造成文档资源损失。应定期对计算机进行系统检验，避免系统出现漏洞，在出现漏洞之后，应立刻联系专业技术人员对电脑进行杀毒和漏洞修补。并且要注意在文档找回的过程中，防止病毒的携带，造成整个单管理系统的崩溃。

在将电子文档上传到计算机系统时，应加强对计算机的安全性监管，设计算机防护安全网络。由于计算机病毒的大量存在，为确保电子档案管理系统的安全性，必须做到对计算机进行实时监控、防护和病毒查杀。利用防火墙等安全监测病毒查杀系统，来对计算机进行安全保护，及时查杀来自外部的病毒攻击，防止外部攻击导致计算机中电子文档的丢失。

加强对档案管理系统的安全防护，不止应关注计算机系统的病毒查杀能力，还应加强计算机的访问权限建设。只有档案管理工作人员以及上级部门人员才能有权限调动计算机内的文档，避免计算机中的档案信息被无关人员盗取、删除，导致信息资源的泄露、丢失。加强计算机使用的规范化，避免档案管理工作用的计算机被滥用。

3 结束语

综上所述，新时代下基层政府的档案管理工作人员必须转变观念和工作方式，引进先进的信息化管理系统，学习信息化手段进行档案管理工作。有关部门必须重视档案管理工作的与时俱进，加大资金支持，关注工作人员专业素质提升以及硬件设施的配备，保障基层档案管理工作的高效进行，避免档案管理错误带来的工作困难。