信息化时代背景下做好事业单位人事档案保密工作路径的探讨

薛俊霞

（安阳市殡仪馆，河南 安阳 455000）

1 信息化时代背景下做好事业单位人事档案保密工作的必要性

1）确保档案价值的必然要求。人事档案是事业单位发展、人事管理工作中重要的信息资料，事关事业单位对人才的开发、管理以及利用。信息化时代，人事档案主要以数据化、数字化的形式呈现，保密工作也需要变革。一方面，做好人事档案保密工作，保障信息的完整真实，能够切实反映某一职工的工作表现、业务能力、政治面貌、社会经历，避免出现人事信息参考错误、决策错误的问题[1]。另一方面，人事档案作为具有人身属性的信息资料，对于事业单位人才培养、人才选任、岗位调动等各项人事工作具有重要的价值。只有做好保密工作，减少被篡改、损毁的风险，才能真正挖掘人事档案价值。

2）坚持简化与严管并重的内在要求。事业单位人事档案在单位运行过程中发挥着重要的作用，因此，在利用信息技术开展人事档案信息化建设的同时，不能忽视安全保密工作，确保“流程简化”与“严格管理”有机结合[2]。一方面，做好人事档案保密工作，规范管理、开发以及利用的各个环节，能够减少安全管理漏洞，培养档案管理人员良好的工作作风。另一方面，做好人事档案保密工作，能够为其他档案保密工作提供参考和借鉴，全面提升单位整体的管理效能。

2 信息化时代背景下事业单位人事档案保密工作中常见的不足

1）安全管控技术落后。当前，部分事业单位没有充分应用安全管控领域的信息技术，导致计算机以及档案管理系统的安全防务工作不到位。一是对人事档案安全保密工作缺乏应有的重视，忽视日常的病毒防控、木马防控、恶意程序查杀、病毒查杀等工作，导致恶意插件、非法病毒、木马程序侵入到计算机系统、硬盘存储终端、U盘存储终端，影响后期的安全保密工作[3]。二是对区块链技术、数字加密技术、数字水印技术、云加密技术的应用能力不足，难以应对勒索病毒、非法加密程序等新型隐患。三是事后防控意识不足。典型表现在，仍然应用硬盘对人事档案资料进行备份，一旦出现硬盘损毁、计算机损毁等问题，就容易导致人事档案遗失。即使能够恢复存储终端的数据，也通常需要耗费大量的成本和资源。四是技术型人才不足，无法为人事档案管理工作提供强有力的支撑。

2）安全保密制度不完善。现阶段，部分事业单位在制定相关的规章制度时，没有立足于信息化环境下人事档案管理工作的特点，弱化了安全保密工作的实效。一是人事档案传输、接收过程不规范，没有严格走相应的数字机要通道；人事档案查阅、借阅程序存在瑕疵，甚至存在擅自拍摄、复制拷贝等违规行为。二是人事档案审批机制不健全，相关人员在查阅、检索、调入调出人事档案的过程中，没有按照既定的审批手续进行审批，造成人事档案泄密，破坏了人事档案管理工作的严肃性和原则性。三是人事档案保密范围不明确，不利于形成全方位的安全保密工作体系。

3）安全保密教育工作滞后。一是档案管理人员规范意识、安全保密意识不足，在执行安全保密制度的过程中存在疏忽，存在安全保密漏洞。长此以往，单位内部缺乏良好的安全保密氛围，导致人事档案管理工作十分被动。二是安全保密技能教育滞后，人才队伍建设与安全保密工作的现状脱轨。典型表现在档案管理人员对新型信息技术的掌握与应用能力不足，无法推动人事档案保密工作朝着精细化的方向发展。

3 信息化时代背景下做好事业单位人事档案保密工作的路径

1）应用新型安全管控技术，注重“技防”。信息化环境下，事业单位要善用新型安全管控技术，为安全保密工作注入活力。一是要应用好日常的病毒查杀技术、防火墙技术，加强对人事档案管理系统以及计算机中相关信息的安全保密与防护。二是要探索应用区块链技术、数字加密技术、数字水印技术、云加密技术，切实认识到新形势下人事档案安全保密工作的严峻性，确保安全保密工作跟上技术、跟上形势、跟上时代的步伐。三是要做好事后安全管控，租赁腾讯云、阿里云等云终端，打通人事档案管理系统与云终端之间的数据传输壁垒，实现人事档案在云储存终端的一站式备份，留存好备份文件。四是要加快引进计算机领域的技术类人才，为信息化环境下人事档案安全保密工作注入人才活力，提供强有力的技术支持。

2）完善信息化环境下的安全保密制度，注重“物防”。事业单位需要在制度建设上做足功夫，严格信息化环境下人事档案保密条例。一是要完善流程制度。人事档案在互联网终端调入调出、借阅、利用、查阅、检索的，都必须符合单位的保密工作条例，减少实践中存在的不规范现象。二是严格信息化环境下人事档案审批机制，明确审批内容、审批流程以及审批主体。只有符合查阅、借阅权限的人员才可以登录人事档案管理系统进行查阅、调阅。三是要严格人事档案的保密范围，严格管控人事选拔、任用、考察领域的信息资料。

3）做好安全保密教育工作，注重“心防”。事业单位人事档案保密工作的成效，不仅与安全保密技术、安全保密制度息息相关，而且与档案管理人员的整体素质具有关联。为此，一是要做好安全保密思想教育工作，确保档案管理人员能够真正用心去管理人事档案资料，减少管理、开发以及利用中存在的不规范问题，提升人事档案安全保密工作的科学化、精细化水平。二是要做好安全保密技能教育工作[4]。要立足于人事档案信息化建设的背景，从安全技术应用等角度，开展多主题的培训论坛活动。此外，也可以借鉴档案馆、图书馆等专业部门在档案安全保密工作中的经验，邀请相关专家为档案管理人员培训授课，切实提升档案管理人员的安全保密能力。

4 结束语

人事档案信息化建设虽然能够延伸档案管理链、服务链，减少管理成本，实现档案管理改革目标，但也存在一定的局限性。典型表现在，信息化环境下人事档案容易遭受非法程序、非法病毒、黑客的入侵，出现损毁、丢失、非法复制、非法加密等问题，影响后期的检索、利用工作。为此，必须要将人事档案保密工作作为全局性、基础性、技术性的工作来抓，规范人事档案管理、利用的各个环节，切实减少安全风险。具体而言，一是要应用新型安全管控技术，注重“技防”；二是要完善信息化环境下的安全保密制度，注重“物防”；三是要做好安全保密教育工作，注重“心防”。相信随着保密工作水平进一步提升，事业单位人事档案管理的环境会更加优化。