浅析文书档案的信息化管理

王庆国

（郓城县卫生健康综合执法大队，山东 菏泽 274700）

文书档案涵盖指示、决定、批复、总结、会议记录等重要信息，是事业单位今后工作及发展的重要依据。因此，在数字信息化时代，其管理必须顺应时代发展要求，加强其管理信息化建设，提高档案管理效能，确保单位的正常运转和健康发展。

1 信息化是文书档案管理的发展趋势

信息化是文书档案管理工作的开展趋势，也是对传统文书档案管理工作的有效改革。信息技术及信息产业的飞速发展为文书档案信息化带来难得的机会同时也提出了严峻挑战。文书档案信息化是现阶段文书档案管理工作发展的重要战略阶段，意义深远。信息化管理在提高了工作效率的基础上，促进了文书档案信息的交流和共享，促进了文书档案管理工作的有效开展。因此，文书档案管理信息化建设是文书档案事业面对信息化浪潮的必然选择。必须要不断完善文书档案管理技术，把握机遇、开拓创新，紧跟时代的步伐，以积极的姿态、有效的措施高效开发利用文书档案信息资源，为文书档案管理事业的稳步发展作出贡献。

2 文书档案信息化管理的重要性

文书档案信息化可进一步完善文书档案标准规范体系的建设。传统档案管理的标准规范相对健全，但在数字环境中，这些标准规范需要重新审视，相当部分的标准规范需要按照信息化环境的要求进行调整。文档一体化、电子文件管理的前端控制是档案信息化在档案集中管理层面的具体表现，这都直接导致了档案累积、移交模式的变革创新；同时，对于实时归档、技术鉴定、存储管理、载体转换、权限控制、数据迁移、实时发布等大量新型业务内容，有赖于档案管理乃至电子文件管理标准体系的建立与完善，这是档案信息化工作的重点内容。这些都需要大量的标准规范来进行支撑。

文书档案信息化将为用户提供更多有效的资源和服务。信息技术对文书档案管理的作用是提高工作效率。文书档案管理工作是十分复杂繁琐的例行性事务工作，其中大部分都是基于经验的重复劳动，但又是不可或缺的基本事务，需要占据管理人员的大量时间。文书档案管理信息化可以极大地提高工作效率，使管理人员从日常的琐碎的事务中解脱出来。实现信息共享。信息化以其先进的技术手段实现其最大范围、最快速度的档案信息资源共享。

文书档案信息化又可促进信息资源利用最大化。传统的档案信息大都是以纸为载体的实物资源，不仅不便携带，更不利于传递。实现档案信息化以后，各种信息资源不再以实物的形式出现，而是以磁信号和数字信号的形式出现，这就极大地便利了传输和使用。而且应用各种功能齐全的管理软件，还可以对现有文书档案信息资源进行分析整理，实现真正的资源共享，为充分实现档案信息资源利用最大化提供可能。

3 科学做好文书档案的信息化管理

3.1 明晰信息化管理体系

体档案管理方法及模式的影响下，事业单位文书档案管理信息化的规范和标准较为复杂，难以统一，导致文书档案信息工作标准不一致，增大传递及传输档案信息的难度。这就需要事业单位积极建立文书档案收集、整理、归档和利用等工作的实施标准，促使文书档案管理信息化工作越来越规范。同时要基于专网系统构建文书档案信息化管理平台，进一步夯实档案管理基础，加快信息化建设进程。

3.2 强化软硬件建设

文书档案的软硬件设施配置应做好准备、规划，确保软硬件设施跟上文书档案管理需要，顺利推进信息化。例如事业单位要在信息技术和网络系统的支持下购进先进的数据收集设备、计算机控制设备，并及时更新、升级，使其适应信息化管理需要。并且在新科技持续取得突破的情况下，事业单位的档案人员要不断革新工作理念，不管是收集还是利用都要以最大的效率服务于其他工作，能够依托办公自动化系统扩展其模块、功能，由处理文书、管理文件、管理档案构成三个既相互联系又独立的模块组成。这三个模块涵盖整个事业单位文书档案工作的流程，在收文发文处理中实现预归档，在整理著录的文件及案卷时实现文件管理，在归档中编制电子文号、编制文书档案存放号、鉴定及销毁案卷、追加归档等管理工作，进一步提高文书档案管理信息化水平。

3.3 强化信息安全

不少文书档案具备特殊性，需要保密，要求软件系统中对于特定文书档案的查看应设置权限，只允许相关人员查阅。对于单位的保密文件，为保证其安全性，应注意加密处理，限定加密的期限和时间，过了保密期才能由相关人员解密查看。为确保文书档案信息的安全性，档案人员还要妥善保管移动硬盘、光盘等档案保存载体，并在数据备份方面使用两种方式：一个是利用服务器存储和本机备份，即在两台服务器上使用磁盘阵列技术，把所有档案数据和数字化影像存储起来，每天还要在PC机上备份，每半月针对单位所有PC机的数据库实施数据同步操作，确保数据库数据信息的一致性；另一个是利用实物介质进行存储和备份，把所有文书档案数据和数字化影像刻录成光盘，一式两份存放在防磁柜里，同时在移动硬盘中保存所有档案信息、数字化影像。事业单位还应设计研发一套档案软件，分类整理类型不同的文书档案资料，同时设置好综合档案管理系统的权限，方便规范使用文书档案资源，创建文书档案的利用及工作台模块，在档案利用中对电子文书进行浏览、打印、下载等，也可以在线申请或借阅电子文件等，管理好系统的收藏和消息，合理设定文件的上传及下载等任务。如果使用重要的文件或保密性文件，就必须提出申请，在通过审批之后才能以确保档案安全为前提，实现单位文书档案信息的借阅。

3.4 构建信息共享机制

要极探索文书档案资源共享服务机制建设，提高文书档案资源的利用率，最大限度发挥文书档案的价值，保证其管理信息化的有序推进。一方面，事业单位档案人员要积极探究文书档案管理工作和云存储技术的整合，在云存储终端上传能够共享的文书档案，方便各部门乃至各单位根据预先设定好的访问权限借阅文书档案。需要特别指出的是，文书档案资源共享并非强调在共享终端上传单位的所有的文书档案资源，只需上传具备业务协同性的、不涉密的档案资源即可。这里的业务协同性指的是各部门、各单位在职能领域或业务领域有交叉，要一起履行某项职能或开展某项业务，可以通过共享文书档案资源获取更多有价值的信息，提高工作效率；另一方面，事业单位的上下级部门之间应注重文书档案信息资源共享建设，方便传递各类政策和文件，保证政策落地，缩短不必要的工作环节，开创事业单位文书档案管理信息化的新局面。

4 结语

综上所述，文书档案是事业单位今后工作及发展的重要依据。因此，在数字信息化时代，其管理必须顺应时代发展要求，加强其管理信息化建设，提高档案管理效能，确保单位的正常运转和健康发展。