人事档案数字化在人事管理中的重要性

任海燕

（四川省肿瘤医院，四川 成都 610041）

在现阶段社会发展中，随着国家相关政策法规的修订出台，人事档案在工作中的基础性作用越来越大，人事档案管理部门也在对人事档案工作进行不断完善、探索和创新，其重要性愈发凸显。通过互联网技术的加入，人事档案管理工作进行了创新与改革，不再是传统的纸质和人工管理方式，通过对数字化技术的运用，建立了新的管理模式，提高了工作效率，同时也为工作人员带来了很大工作便利，极大地区别于传统人事档案的管理以及利用模式。人事档案数字化管理不仅可以提高人事管理工作的效率，也极大节约了人力成本。

1 对于人事档案管理的叙述

人事档案管理指的是一个单位对个人人事档案的收集、整理、保管、利用的全部过程。人事档案管理在人事工作中占据着非常重要的地位，对整个单位的某些关键工作运行起到了关键性作用。新型的数字化人事档案管理方式采用互联网与信息技术进行工作，更能够实时更新人事档案工作的整体状态，做到实时记录、及时控制，让工作流程更快捷、更高效、更合理化。人事档案数字化管理在全国推广使用，主要目的不仅仅是在工作上提高效率、减少人工工作，同时还能对一些歪风邪气有效规避整治，确保人事档案管理工作进一步公平公正[1]。

2 个人人事档案管理数字化的优势

1）更合理规划人事档案管理过程。人事档案数字化是将单位人事档案进行整理并进行统一管理的具体过程，数字化档案管理主要内容是档案，通过计算机对纸质档案进行整理、扫描、归纳。在对人事档案数字化进行整理归纳的过程中，通过这种新式的采集关键信息的收集方式，不仅让人事档案管理工作简单化，而且在整体上提高了人事档案管理的工作效率[2]。2）多方面优化人事档案管理工作。新建的人事档案管理模式对人事档案的查阅利用进行层级划分，还对每个人的职能进行明确，对每一层级的档案管理流程进行规范和管理。通过人事管理数字化的建立，可以设置权限上级查阅下级的档案，提高查档效率和工作利用[3]。

3 提高人事档案管理的工作效率

人事档案数字化后，个人人事档案将非常全面和完整，个人信息从收集、整理、管理、利用会更规范严谨。按照这个过程可以划分为以下几个部分。

1）对人事档案的日常管理。在人事档案管理的日常工作中，日常管理、维护和审核修订，可以通过采用以下几个方面来提高对档案管理工作的加强。对于档案外借、转递、归还等工作用电子设备进行引导和提醒，推动人事档案工作精细化管理。简化人事档案管理，节约查询时间，促进精简高效。除此之外，要从制度层面对档案查阅权限主体、权限范围、权限内容进行明确和细化。在细化的过程中，要坚持层次分明、权限清晰，确保后期能够对查阅人的相关身份进行验证、确认以及追溯，全方位提升人事档案工作的安全效能。要深度利用大数据技术以及智能算法技术，实现查阅记录台账自动生成，为后期的安全检查工作提供助益[4]。2）以个人为基础建立数字类人事档案。要进一步依托计算机对人事档案进行生成，实现数字著录的目标。同时，也可以通过录像等方式，形成相应的影像档案，实现档案载体多元化。在计算机终端上也要实现技术更新以及功能更新，确保具有关机搜索、打印等功能，延长保管期限[5]。3）库房管理技术得到提升。库房管理技术主要指的是在对档案进行数字化管理后，新型人事档案回转柜会自动计算档案卷数，更智能的是新型人事档案回转柜能够通过每一卷上不同的芯片定位记录每一卷人事档案在柜中的具体位置，再也不需要人工排序，通过计算机查询后能迅速将想查找的个人人事档案查找出来，并自动转到最易取放的位置。新型人事档案回转柜利用计算机技术打破了传统档案柜的单一储藏功能，实现了人工智能，极大地节省了人工查找人事档案的时间，简化了工作流程，提高了人事档案利用效率[6]。4）对档案的查询统计。在进行档案管理的过程中，时常会对档案进行查询或统计，主要是在管理计算机中对关键词进行搜索，然后对检索的结果进行科学统计。待统计完毕后，要进一步按照既定的保存节点，对上述统计结果予以保存[7]。5）强化系统维护工作。系统维护是全局性工作，涉及面广。为此，一方面，要安排相应的专责进行系统维护，确保维护工作科学合理。另一方面，要完善人事档案管理系统的程序，实现自动维护、定期维护的目标。

4 加强人事档案数字化管理工作措施

1）严格工作团队管理工作。对于人事档案管理人员，要全面考察其思想政治素养、政治身份、技能水平，做好事前防控工作。除此之外，要从制度层面明确上岗培训机制、事中培训机制，解决知识老化、技能结构单一等问题，打造现代化的复合型工作团队[8]。2）严格纪律执行工作。作为保密性、隐私性的工作人员，人事档案管理中的重要性不言而喻。所以必须要严格纪律执行工作，减少风险隐患[9]。一是要立足于单位实际情况，结合国家规范性文件中对人事档案安全保密的相关规定，认真执行、落实相关工作。二是要做好隐患排查以及定期检查工作，实现安全管理无死角，及时发现人事档案安全管控中存在的缺陷，提升措施的可行性、针对性、实效性[10]。

5 结束语

在个人人事档案管理工作中，数字化管理可以说是人事档案的重大变革和创新。但面对这个变革和创新，也对我们的管理工作提出了更高要求，无论对传统纸质档案的保护和对数字化档案的管理都发生了系列变化。为适应新变化和新要求，我们要进一步规范管理方式，提高管理效能；同时也应加强管理人员队伍建设，为提高管理人员素质，提高管理质量。