如何有效开展医院文书档案的收集与归档

杨建鑫

（宣威市第一人民医院，云南 宣威 655400）

1 引言

医院中的文书档案通常会记载重要的组织机构沿革、行政管理规章制度、大事记、评审办法、目标管理责任书、审计报告等文件资料，可以为医院政策的调整提供关键信息和依据，同时也由于记载着医院发展历史和文化建设，有助于提升医院的精神风貌等，因此，开展医院文书档案的收集与归档工作，直接关系着医院的决策与发展，这就需要遵循一定的原则开展此项工作，还要创新工作方法，提升工作效率，切实发挥医院文书档案的应有作用。

2 医院文书档案收集归档范围及意义

1）范围。所要开展收集和归档的医院文书档案，主要包括医院日常行政管理活动中对医院未来发展具有保存价值的资料内容，还包括上级主管部门或同级文件资料。以及其他对医院的日常行政管理工作开展具有保存价值的资料等。总体上看医院文书档案收集和归档的文件种类，主要有医院发布的重要公告和通知等发布性文件，医院重要的会议记录（如党委会、院长办公会、职工代表大会、院务会等的会议记录、纪要）、规章制度、督察检查巡察和迎检迎评的汇报材料、年度计划、总结、中长期发展规划、重要的请示及批复、干部人事任免和人员花名册等内部使用文件，记载医院重大事件、重要活动的记载性文件，指导本院重大活动开展的指导性文件，介绍信存根以及党组织关系转移存根等证明性文件等。

2）意义。通过医院文书档案收集与归档工作的开展，可以辅助医院各项管理工作的开展。这是由于此类档案中涵盖医院发展进程中的各类重大事件，可以通过开发和利用这些资料，为制定医院未来的发展决策提供依据。此外，由于文书档案还记录医院的发展过程和重大历史事件、重大活动等，记载着医院的发展历史，也有助于在此基础上丰富医院文化，实现医院精神风貌的提升。

3 医院文书档案收集与归档的原则及依据

1）原则。一是规范性原则。医院文书档案收集与归档工作范围和程序有着严格的规定和要求，明确规定了具体的文书档案编码、装订和纸张选择等细节上的要求，因此，应严格按照相关法律法规和规章制度要求开展科学和规范的收集与归档工作。二是真实性原则。在医院中开展文书档案收集和归档的最基本要求就是真实，因此应鉴别所收集档案的真实性，保证其后期的应用效果。三是安全性原则。鉴于医院档案收集与归档工作对医院后期日常行政管理工作的重要性，应严格按照“十防”标准和要求来保证文书档案收集与归档的安全性、可靠性，避免出现所收集的档案被损坏或丢失等问题。

2）依据。对于所要收集的医院文书档案，有明确的规定来判定其是否具有收集和归档的价值，比如应收集已经在医院中已经处理完毕的文件资料，基于医院日常行政管理实践和理论要求来综合判定文件资料是否具有保存价值，还要求收集已经经过整理的文件，并按照相关标准和规范要求开展对这些文书档案的编目和立卷等处理工作。

4 医院文书档案收集与归档需注意的问题

1）缺乏文书档案管理意识的问题。在医院管理工作中，通常对档案管理工作不够重视，没有意识到开展文书档案收集和归档工作的重要性，使得此项工作的开展出现不到位和不合理的问题。具体地说，在医院档案管理工作中，通常比较重视对红头文件的收集与归档而忽视对普遍编号文件的管理，影响了档案管理效果，造成了档案失真、缺失以及时间不连续等问题。这也受到档案管理人员态度不端正和缺乏责任意识等原因的影响，增加了档案管理工作难度，难以发挥其应有作用。

2）文书档案收集归档力度不足的问题。此问题会直接导致文书档案的损坏和缺失问题，这是由于在此项工作开展中出现归档模式不够合理的问题，比如使用文本形式来归档和存储文书档案，没有普及电子档案工作模式。或者是由于医院没有完善的档案管理流程，导致在此管理工作中出现随意摆放档案而增加归档工作难度的问题。还会在此工作开展中出现仅仅是应付上级检查的现象，影响了文书档案收集的及时性和全面性，并可能会造成所收集文书档案缺章断码等问题，影响了所收集归档的文书档案的连续性和完整性。

3）档案收集不全面的问题。此问题在医院文书档案管理中比较普遍，这是由于此工作开展中所需要收集的档案资料覆盖范围较广，如果没有全面收集资料则会限制归档工作的开展。而由于档案管理人员综合素质偏低，表现出工作人员的经验和经历不足、专业水平较差，更是影响了医院文书档案收集与归档工作的专业性和效率，导致所收集资料不够全面，影响了后续整体管理工作的有序开展。

5 医院文书档案的收集与归档的开展措施

1）加强宣传工作。医院上级有关部门应向基层医院大力宣传文书档案收集与归档工作的重要性和必要性，通过简报编制和档案编研形式的应用，在具体的管理工作中提升宣传效果。通过宣传引导工作，有助于强化工作人员的档案管理意识，提高对档案管理工作的重视。此外，还要扩大宣传范围，结合信息技术的应用，鼓励全院人员参与到档案管理工作中来，推进档案管理工作模式的转变。在此过程中还应定期检查档案室库藏情况，及时发现工作中的问题并加以纠正和改进。不仅如此，在宣传工作中还要重点加强对文书档案管理作用的宣传，发掘文书档案管理作用。

2）完善文书档案管理体系。在医院的管理工作中，要确保文书档案管理工作的有序和高效开展，首先应制定完善的管理体系作为依据，通过此管理体系明确规定规范的档案管理流程和要求，制定相应的管理原则和措施，便于各基层管理部门和人员严格执行规范要求开展工作并提升工作质量。此外，在构建此管理体系时，应明确不同部门的具体归档范围，强化相应管理制度原则的落实。在制度落实过程中，结合月、季度考核制度不断优化和改进管理制度，强化工作人员的效率并规范自身行为，推进档案管理工作的规范化发展。

3）强化人员培训工作。档案管理工作人员作为开展此项工作的主体，其综合素质直接决定档案收集与归档效果、质量。因此，应结合医院文书档案管理要求，加大对相关工作人员的培训力度。这不仅要在开展诊疗工作的同时，同步安排工作人员的专业化培训项目，提升工作人员的使命感和责任感。而且要结合文化档案管理工作的推进，通过培训活动来提升档案收集和归档效果。在引进专业人才并发展兼职人员的同时，通过培训来提升其综合管理能力，通过培训来明确具体的归档工作范围，提升此项工作的效果。

6 结语

基于医院文书档案收集与归档工作的重要性，为了发挥此项工作的应有作用，在医院管理工作中应加强宣传、提高对医院文书档案收集与归档工作的重视，遵循规范性、真实性和安全性原则开展医院文书档案收集与归档工作，还要完善相应的管理体系、加强人员培训，此外，应积极创新管理方式方法和模式，提升医院文书档案管理效果以及医院的整体管理效果。