协同办公系统中档案管理的数字化应用分析

窦开兰

（云南省昆明市东川区农村合作经济经营管理站，云南 昆明 654100）

档案是各种有价值的文字、图表等形式的资料，对于各企事业单位的十分重要。随着时代的发展，信息化办公越来越普及，数字化的档案管理不仅能提高档案管理效率，优化接收档案质量，而且便于工作人员进行档案维护，是现代化办公体系必不可少的部分，档案管理在协同办公系统中的应用探索能够让档案部门在现代化改革中取得重大突破。

1 什么是协同办公系统

协同办公系统是通过整合系统将办公系统与网络功能的新型办公方式，能够有效地进行组织管理，优化工作流程，增加协同办公能力，使决策执行统一，提高工作效能。

2 传统档案管理的不足

2.1 安全性无法保障

传统电子档案分散在不同计算机中，没有统一的服务器，档案信息汇总过程中存在先后，导致档案管理工作人员要反复的进行录入工作，期间十分容易造成信息错误的情况，档案管理工作十分低效。由于录入环节的低效，导致各部门在档案上传中能够随意篡改内容，致使档案不准确[1]。一些单位对于档案管理十分不重视，在档案汇总环节中随便设置文件共享，让各部门自行上传保存档案。在这个过程中容易因操作不当造成其他档案丢失，而且会使一些下级非相关部门了解公司的机密内容，不利于企事业单位信息的安全。一些档案部门没有将档案资料备份，一旦硬盘出现故障或损坏，就会让数据丢失，硬件损坏与病毒入侵在技术上难以恢复，造成难以估量的损失。

2.2 档案管理效率低

过去的档案系统无法降低档案的重复率，一些档案更新内容少，按照规定需要重新建档，长此以往就会造成档案的庞杂。其他部门在调取档案时，档案部门要在大量纸质文件与电子文件之间反复确认，让档案管理十分复杂，实际效率十分低下[2]。档案的驳杂也会让档案管理者做许多无用功，长期下去会让档案工作者对档案管理失去热情，不积极进行重复文件销毁，造成文件冗杂的恶性循环。

2.3 不能保证录入数据的准确性

传统档案工作是先在工作中制作纸质档案，再由录入员和档案管理者进行电子档案制作，很多中间环节不仅会让效率降低，同时无法保证数据的准确性。例如，某单位在记录工作中涉及相当多的数字数据，在记录中工作人员不会考虑档案工作的准确性，记录字迹比较潦草，同时数字记录本身就容易出错，导致后期录入环节需要大量数字校对，增加档案录入工作量。

3 协同办公系统中档案管理的数字化应用

3.1 优化档案工作

在协同办公的档案管理过程中，管理人员要认识到以往的电子档案管理经验不足以进行协同办公，需要对新系统进行深入学习和研究，才能实现档案管理数字化。档案工作者要尽快适应新的系统环境，将档案工作尽快过渡到新的模式中，通过系统挖掘新的档案工作职能。档案人员通过协同办公系统能够尽快的进行信息汇总，得到实时信息，通过系统对信息进行二次处理，得到更深入的数据，并将数据及时反馈给相应部门，优化各部门总体工作效率。档案部门应当关注管理者的工作，对管理者进行专门的办公系统培训，让管理者能够使用系统为其他部门提供帮助。

3.2 确保电子档案的安全

档案管理人员应当根据系统设计出电子档案保存方案，定时地对档案进行复核与备份，确保档案的完整与安全。为了确保档案管理人员能合理的保管档案，档案部门要针对档案工作的特点专门给档案管理者派发专属权限的账号，确保档案管理者能够高效处理各种信息。同时档案部门要限制档案管理者账号登录地点，确保档案信息只能在特定电脑中操作，防止档案被恶意篡改[3]。

3.3 制定档案管理制度

在档案管理工作中，档案部门要根据档案管理规定与信息安全规章制定档案管理制度，尽力维护企业或单位的利益，防止公民信息泄露造成的经济损失。档案部门要严格遵守管理制度，对于合法但不人性的规定，要在法律允许的范围内合理地进行修改。在档案管理制度的制定中，还要考虑与其他部门的合作，要积极与各部门沟通，从实际出发，针对各部门的需求进行区别化的管理，确保制度能够帮助各部门提升与档案有关的工作效率，同时也有助于档案的收集。档案管理部门要定期对档案管理人员进行培训，总结出合理的考核办法，确保档案管理者与录入人员的专业技能，防止档案管理出现问题[4]。档案管理部门能够通过考核促进档案工作者的积极性，改变档案工作处于边缘的状况，筛选出态度良好的工作人员，进行进一步的培养。对于工作不够积极，给部门造成损失的工作人员，要给予适当的处罚，严重者要进行转岗处理。通过数字化技能的考核制度，档案部门可以不断加强档案管理的工作[5]。

3.4 优化档案录入前环节

数字化的协同办公系统能够间接的优化档案管理。其他部门可以使用数字系统直接进行档案录入，为档案管理提供便利，同时能够明确档案管理责任，避免其他部门造成错误影响档案管理工作。

4 结束语

随着协同办公系统的广泛应用，档案管理的方式也经历了相当多的发展。档案部门必须与时俱进，让档案管理者的能力达到新办公系统的要求。在办公中，档案管理人员要不断学习新知识，不断探索增加档案管理效率的新方法，与其他部门积极交流，制定适于不同部门的档案管理方法，积极进行创新，为现代化档案管理提供新思路。